Bokföra utgifter för utställningar och mässor (bokföring med exempel)

En redovisningsenhet som besöker eller ställer ut på en utställning eller en mässa har normalt olika former av utgifter för utställningar och mässor.

En redovisningsenhet kan deltaga på en utställning eller en mässa som utställare för att visa upp sitt företag och sina produkter eller som besökare för att knyta leverantörskontakter, knyta kundkontankter eller lära sig nytt.

Utgifter för utställningar och mässor kan exempelvis avse inträdesavgifter, platshyra, montrar, plakat, informationsmaterial, kläder, drycker och godis. Utgifter för representation, resor och boende i samband med utställningar och mässor behandlas normalt som separata utgifter jämte utgifter för utställningar och mässor.

Klassificering
En redovisningsenhet som deltar som utställare på en utställning eller en mässa gör normalt det här för att knyta kundkontakter som ett led i marknadsföringsstrategin och de utgifter som är förknippade med utställningar och mässor klassificeras därför som utgifter för reklam och pr.

En redovisningsenhet som deltar som besökare på en utställning eller en mässa klassificerar utgifterna som reseutgifter om syftet är att knyta leverantörskontakter, som utbildningsutgifter om syftet är att lära nytt eller som försäljningsutgifter om syftet är att knyta kundkontakter.

Den del av en utgift för utställningar och mässor som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald.

Kostnader för en utställare eller för en besökare som avser att knyta kundkontakter på utställningar och mässor bokförs normalt i kontogrupp 59. Kostnader för en besökare som avser att knyta leverantörskontakter på utställningar och mässor bokförs normalt i kontogrupp 58. Kostnader för resor och boende bokförs i kontogrupp 58 och kostnader för extern representation bokförs i kontogrupp 60.

Kontogrupp 58 - Resekostnader
Kontogrupp 59 - Reklam och PR
Kontogrupp 60 - Övriga försäljningskostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad i resultaträkningen när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför utgifter för utställningar och mässor när leverantörsfakturan har betalats och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför utgifter för utställningar och mässor per fakturadatumet på leverantörsfakturan eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för utställningar och mässor värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en leverantör. En kostnad för utställningar och mässor värderas till det verkliga värdet av förbrukade (utnyttjade) resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för utställningar och mässor.

Moms och beskattning
Momssatsen på utgifter för utställningar och mässor är normalt 25 % och avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Fysiska och juridiska personer som inte är momsregistrerade bokför den ingående momsen på det konto som används för att bokföra utgiften för utställningar och mässor.

En momsregistrerad person skall redovisa den ingående momsen som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms och utgiften för utställningar och mässor skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

Kostnader för utställningar och mässor i en näringsverksamhet är skattemässigt avdragsgilla kostnader i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

Exempel: bokföra utgift för utställning på mässa (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 50 000 SEK inklusive moms från ett företag som har tagit fram monter och plakat till en mässa. Momsen är 10 000 SEK (25 %) och inköpsvärdet är 40 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		50 000
2641	Ingående moms sv	10 000
5940	Utställningar och mässor	40 000

Exempel: bokföra utgift för utställning (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har betalt en leverantörsfaktura som avser hyra för en plats på en utställning. Fakturan var på 12 500 SEK, 2 500 SEK (25 %) var moms och 10 000 SEK var tjänstevärde.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		12 500
2641	Ingående moms sv	2 500
5940	Utställningar och mässor	10 000

Exempel: bokföra utgift för inträdesavgift på mässa (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura som avser inträdesbiljetter till en mässa där redovisningsenheten skall söka efter nya produkter och leverantörer. Fakturan var på 5 000 SEK, 1 000 SEK (25 %) var moms och 4 000 SEK var tjänstevärde.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		5 000
2641	Ingående moms sv	1 000
5940	Utställningar och mässor	4 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2010/06/09

Kontakta bokforingstips.se