Bokföra utlägg för anställdas privata utgifter (bokföring med exempel)

Utlägg för anställda innebär att en redovisningsenhet betalar för anställdas privata utgifter och detta utgör då en skattepliktig förmån om inte de anställda via ett nettolöneavdrag betalar för förmånen.

Utlägg för anställda uppstår exempelvis om en redovisningsenhet köper dvd-filmer, cd-skivor, blommor, mat, datorer, telefoner eller andra varor och tjänster till en anställd för dennes privata bruk.

Utlägg för anställdas privata utgifter utgör en skattepliktig förmån som skall tas upp till förmånsbeskattning om inte de anställda betalar redovisningsenheten för utgifterna inklusive moms via ett nettolöneavdrag eller genom direktbetalning.

Utlägg för privata utgifter kan redovisas inklusive moms som en fordran på anställda eller som en avdragsgill kostnad i redovisningsenheten. Om utlägg för privata utgifter har bokförts som en fordran på anställda redovisas återbetalningen från de anställda mot detta fordringskonto. Om utlägg för privata utgifter redovisas som en avdragsgill kostnad måste återbetalningen från anställda redovisas som en negativ kostnad eller en intäkt.

En fordran på anställda som inte återbetalas och som löper utan ränta eller med subventionerad ränta innebär att det uppstår en skattepliktig ränteförmån. En bokförd kostnad för anställdas privata utgifter som inte har krediterats i sin helhet utgör en skattepliktig förmån till den del av kostnaden inklusive moms som återstår.

Klassificering
Ett utlägg för anställdas privata utgifter bokförs tillsammans med den utgående momsen som en fordran i kontogrupp 16 eller som en avdragsgill kostnad i kontogrupp 76. En återbetalning för en anställd som vill undvika förmånsbeskattning bokförs antingen i kontogrupp 16 eller som en negativ kostnad i kontogrupp 73 beroende på hur den ursprungliga utgiften har bokförts.

Förmånsbeskattningen för en skattepliktig ränteförmån eller annan skattepliktig förmån sker i lönekörningen och redovisas som en kostnad (debetering) och en negativ kostnad (kreditering) i kontogrupp 73. För redovisningsenheten innebär en förmånsbeskattning av anställda att arbetsgivaravgiften på förmånsvärdet blir en ytterligare kostnad utöver den avdragsgila kostnaden för utlägg till anställda.

Kontogrupp 16 - Övriga kortfristiga fordringar
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner
Kontogrupp 76 - Övriga personalkostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa utlägg för anställda när ett utlägg har gjorts om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En fordran på anställda eller en kostnad för utlägg avseende anställda skall bokas bort när den anställde har återbetalat gjorda utlägg via nettolöneavdrag eller direktbetalning.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för utlägg till anställda värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. Kortfristiga fordringar värderas till upplupet anskaffningsvärde (diskonterat nuvärde) enligt effektivräntemetoden och kostnader värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod.

Moms och beskattning
Momsatsen för utlägg avseende anställdas privata utgifter kan vara 25 %, 12 %, 6 % eller 0 % men är inte avdragsgill som ingående moms.

Förmånsbeskattning för en anställd innebär att en skattepliktig förmån skall beskattas som kontant bruttolön genom avdrag för preliminärskatt och redovisning av arbetsgivaravgifter på marknadsvärdet inklusive moms.

En anställd kan undvika förmånsbeskattning genom att betala för den skattepliktiga förmånen genom ett nettolöneavdrag under förutsättning att nettolöneavdraget redovisas som minskning av en fordran eller en minskning av en kostnad beroende på hur utlägget för privata utgifter har redovisats.

Kostnader för skattepliktiga förmåner är skattemässigt avdragsgilla i inkomstdeklarationen när förmånsbeskattning sker.

Bokslut och årsredovisning
Någon periodisering gällande utlägg för anställdas privata utgifter behöver inte göras i samband med bokslutet eftersom det inte handlar om redovisningsenhetens utgifter.

En redovisningenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande), värdering och omräkning av kortfristiga fordringar i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och män. Om företaget har anställda i flera länder, skall medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land anges.

Uppgift skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret och om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktören och andra personer i företagets ledning.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

Exempel: bokföra utlägg för anställda (fordran på anställd)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 1 250 SEK inklusive moms som avser dvd-skivor till en anställd, momsen är 250 SEK (25 %). Utlägget redovisas som en fordran på anställd som kommer att återbetalas i samband med nästa löneutbetalning genom ett nettolöneavdrag.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Bankgiro, affärsbanken		1 250
1619	Övriga fordringar hos anställda	1 250

Exempel: bokföra nettolöneavdrag för utlägg till anställda (fordran på anställda)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för mars år 2010 redovisat en bruttolön om 100 000 SEK till arbetare och gjort ett nettolöneavdrag om 1 250 SEK avseende utlägg för en anställd. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 31 000 SEK (100000*31 %), nettolönen blir 67 750 SEK (100000-1250-31000) och arbetsgivaravgiften uppgick till 31 420 SEK (100000*31,42 %). I samband med löneutbetalningen görs en semesteravsättning om 12 000 SEK (12 %) och arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen uppgår till 3 770 SEK (31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		67 750
2710	Personalskatt		31 000
7011	Löner till kollektivanställda	100 000
1619	Övriga fordringar hos anställda		1 250
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		31 420
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 420
2920	Upplupna semesterlöner		12 000
7090	Förändring av semesterlöneskuld	12 000
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter		3 770
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	3 770

Exempel: bokföra utlägg för anställda (kostnad)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 1 250 SEK inklusive moms som avser dvd-skivor till en anställd, momsen är 250 SEK (25 %). Utlägget redovisas som en kostnad som kommer att återbetalas i samband med nästa löneutbetalning genom ett nettolöneavdrag.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Bankgiro, affärsbanken		1 250
7699	Övriga personalkostnader	1 250

Exempel: bokföra nettolöneavdrag för utlägg till anställda (negativ kostnad)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för mars år 2010 redovisat en bruttolön om 100 000 SEK till arbetare och gjort ett nettolöneavdrag om 1 250 SEK avseende utlägg för en anställd. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 31 000 SEK (100000*31 %), nettolönen blir 67 750 SEK (100000-1250-31000) och arbetsgivaravgiften uppgick till 31 420 SEK (100000*31,42 %). I samband med löneutbetalningen görs en semesteravsättning om 12 000 SEK (12 %) och arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen uppgår till 3 770 SEK (31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		67 750
2710	Personalskatt		31 000
7011	Löner till kollektivanställda	100 000
7388	Anställdas ersättning för erhållna förmåner		1 250
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		31 420
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 420
2920	Upplupna semesterlöner		12 000
7090	Förändring av semesterlöneskuld	12 000
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter		3 770
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	3 770

Exempel: bokföra förmånsbeskattning av utlägg till anställda (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för februari år 2010 betalat ut en bruttolön om 100 000 SEK till tjänstemän och tagit upp en skattepliktig förmån av utlägg till anställda om 12 500 SEK. Utlägget avsåg en dator som bokfördes som en skattemässigt avdragsgill kostnad i redovisningsenheten. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 34 875 SEK (112500*31 %), nettolönen blir 65 125 SEK (100000-34875) och arbetsgivaravgiften uppgick till 35 347 SEK (112500*31,42 %). I samband med löneutbetalningen görs en semesteravsättning om 12 000 SEK (12 %) och arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen uppgår till 3 770 SEK (31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		65 125
2710	Personalskatt		34 875
7211	Löner till tjänstemän	100 000
7389	Övriga kostnader för förmåner	12 500
7399	Motkonto skattepliktiga förmåner		12 500
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		35 347
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 420
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	3 927
2920	Upplupna semesterlöner		12 000
7291	Förändring semesterlöneskuld tjänstemän	12 000
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter		3 770
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	3 770

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2010/04/16

Kontakta bokforingstips.se