Bokföra reparationer av fordon, personbil, lastbil och traktor (bokföring med exempel)

En redovisningsenhet med egna fordon såsom personbilar, lastbilar och traktorer måste med jämna mellanrum reparera och underhålla dessa fordon för att förlänga deras livslängd.

Reparationer av fordon genomförs när någon detalj har gått sönder på grund av olycka eller förslitning. Underhåll av fordon genomförs i förebyggande syfte för att förlänga livslängden på ett fordon och för att undvika tillfälliga haverier.

Om en redovisningsenhet anlitar en extern mekaniker för reparation och underhåll av fordon så uppstår det externa utgifter för reparation och underhåll av fordon. Utgifter för reparationer och underhåll utgörs också av de delar och det förbrukningsmaterial som anskaffas för att reparera och underhålla personbilar.

Om en redovisningsenhet betalar sina anställdas utgifter för reparation och underhåll avseende privata fordon så måste förmånsbeskattning ske om utgifterna skall vara skattemässigt avdragsgilla kostnader i inkomstdeklarationen. Om en redovisningsenhet betalar utgifter för kontrollbesiktning avseende privata fordon för delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag måste uttagsbeskattning ske om utgifterna skall vara skattemässigt avdragsgilla kostnader i inkomstdeklarationen.

Förmånsbeskattning för en förmånsbil (bilförmån) sker enligt av skatteverket fastställda schabloner. De löpande utgifterna för en förmånsbil får bokföras som skattemässigt avdragsgilla kostnader och momsen får dras av som ingående moms.

Klassificering
En utgift för reparation och underhåll av fordon som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

Den del av en utgift för reparation och underhåll av fordon som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald.

Kostnader för reparation och underhåll av fordon klassificeras normalt som övriga externa kostnader och bokförs som kostnader för transportmedel i kontogrupp 56.

Kontogrupp 56 - Kostnader för transportmedel

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad i resultaträkningen när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför utgifter för reparation och underhåll av fordon när leverantörsfakturan har betalats och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför utgifter för reparation och underhåll av fordon per fakturadatumet på leverantörsfakturan eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för reparation och underhåll av fordon värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en leverantör. En kostnad för reparation och underhåll av fordon värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för reparation och underhåll av fordon.

Moms och beskattning
Momssatsen för reparation och underhåll av fordon är normalt 25 % och avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Fysiska och juridiska personer som inte är momsregistrerade bokför den ingående momsen på det konto som används för att bokföra utgiften för reparation och underhåll av fordon.

En momsregistrerad person skall redovisa den ingående momsen som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms och utgiften för reparation och underhåll av fordon skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

Kostnader för reparation och underhåll av fordon som avser fordon i en näringsverksamhet är skattemässigt avdragsgilla kostnader i inkomstdeklarationen. De löpande utgifterna för en förmånsbil får bokföras som skattemässigt avdragsgilla kostnader och momsen får dras av som ingående moms om förmånsbeskattning enligt schablon sker (bilförmån).

Utgifter för reparation och underhåll av fordon som utgör skattepliktiga förmåner för anställda är skattemässigt avdragsgilla kostnader inklusive moms (moms ej avdragsgill som ingående moms) om förmånsbeskattning sker.

Utgifter för reparation och underhåll av fordon som utgör skattepliktiga förmåner för delägare som inte är anställda är skattemässigt avdragsgilla kostnader och momsen är avdragsgill som ingående moms om uttagsbeskattning sker (med redovisning av utgående moms). En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller kommanditbolag som via företaget har betalt för reparation och underhåll av fordon till sig själv kan bokföra utgiften som ett eget uttag för att undvika uttagsbeskattning.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader för reparation och underhåll av fordon som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

Exempel: bokföra utgift för reparation och underhåll av personbil (fakturametoden)
En redovisningsenhet har enligt en leverantörsfaktura från en mekaniker en utgift för reparation och underhåll om 12 500 SEK inklusive moms. Momsen är 2 500 (25 %) och tjänstevärdet är 10 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		12 500
2641	Ingående moms sv	2 500
5613	Reparation och underhåll av personbilar	10 000

Exempel: bokföra utgift för reparation och underhåll av lastbil (fakturametoden)
En redovisningsenhet har enligt en leverantörsfaktura från en mekaniker en utgift för reparation och underhåll om 12 500 SEK inklusive moms. Momsen är 2 500 (25 %) och tjänstevärdet är 10 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		12 500
2641	Ingående moms sv	2 500
5623	Reparation och underhåll av lastbilar	10 000

Exempel: bokföra utgift för reparation och underhåll av traktor (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har enligt en leverantörsfaktura från en mekaniker en utgift för reparation och underhåll om 12 500 SEK inklusive moms. Momsen är 2 500 (25 %) och tjänstevärdet är 10 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		12 500
2641	Ingående moms sv	2 500
5653	Reparation och underhåll av traktorer	10 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2010/03/16

Kontakta bokforingstips.se