Bokföra utgifter för personalutbildning och utbildning (bokföring med exempel)

Utbildning som ges till anställda, uppdragstagare och delägare är en skattefri förmån under förutsättning att utbildningen är till nytta för en redovisningsenhet, i annat fall är utbildning en skattepliktig förmån.

Personalutbildning eller utbildning för delägare är olika viktigt beroende på bransch och kan i personalintensiva branscher som säljer kompetens vara helt avgörande för ett företags överlevnad. Utbildning kan anordnas för att utöka yrkesmässig kompetens, för att förbättra hälsan eller för att skapa ökad motivation och ett ökat engagemang.

Personalutbildning eller utbildning till delägare måste vara till nytta för en redovisningsenhet för att utgöra en skattefri förmån. Nytta för en redovisningsenhet innebär att utbildningen medför ett mer produktivt och/eller effektivt arbete hos de personer som har utbildats. Effektivitet syftar på förmågan att tillgodose interna och externa krav medan produktivitet syftar på förmågan att arbeta resurssnålt.

Utgifter för utbildning kan exempelvis avse kursavgifter, kurslitteratur, arvoden till föreläsare, lokalhyra, kontorsmaterial, resor, hjälpmedel, avgifter för seminarier och avgifter för mässor. Fri kost i samband med en utbildning utgör inte en skattepliktig kostförmån under den första veckan.

Personalutbildning eller utbildning till delägare kan förläggas utomlands utan att en skattepliktig förmån uppstår under förutsättning att utgifterna inte är mycket högre jämfört med om utbildningen hade förlagts i Sverige. En redovisningsenhet kan betala ut skattefritt traktamente vid en utbildning i enlighet med de regler som gäller för traktamente.

Personalutbildning eller utbildning till delägare som inte är till nytta för en redovisningsenhet utgör en skattepliktig förmån som skall förmånsbeskattas till marknadsvärdet inklusive moms.

Klassificering
En utgift för utbildning som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

En kostnad för skattefri utbildning redovisas normalt i kontogrupp 76 för anställda och i kontogrupp 69 för delägare som inte är anställda, momsen redovisas som ingående moms (negativ skuld) för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En kostnad för en skattepliktig förmån av utbildning redovisas tillsammans med den ingående momsen i kontogrupp 76 för anställda och i kontogrupp 69 för egenföretagare.

För anställda sker förmånsbeskattningen i lönekörningen och redovisas som en kostnad (debetering) och en negativ kostnad (kreditering) i kontogrupp 73. För redovisningsenheten innebär en förmånsbeskattning av anställda att arbetsgivaravgiften på förmånsvärdet blir en ytterligare kostnad utöver kostnaden för skattepliktig personalutbildning.

För delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag redovisas förmånsbeskattningen som en intäkt till förmånsvärdet i kontogrupp 32 eller så redovisas en intäkt enbart i inkomstdeklarationen. En delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag kan redovisa utgiften för en skattepliktig förmån som ett eget uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Kontogrupp 32 - Huvudintäkter
Kontogrupp 69 - Övriga externa kostnader
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal
Kontogrupp 76 - Övriga personalkostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för utbildning när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigheter eller dyligt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för utbildning värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. En kostnad för utbildning värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för utbildning.

Moms och beskattning
Momssatsen på utgifter för utbildning är normalt 25 % men det är ingen moms (0 %) på utbildning som anordnas inom studieförbundens studiecirklar, grundskola, gymnasieskola, högskola och universitet. Momsen avseende skattefri utbildning är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En icke momsregistrerad person får göra avdrag för avdragsgill ingående moms som en kostnad.

Momsen på utgifter för skattepliktig utbildning är inte avdragsgill som ingående moms utan får dras av som en kostnad. Om en redovisningsenhet har gjort avdrag för moms som ingående moms avseende skattepliktiga förmåner måste den ingående momsen justeras alternativt utgående moms redovisas på det lägsta av anskaffningsvärdet (inköpspriset) och marknadsvärdet.

Skattefri utbildning behöver inte tas upp till beskattning medan en skattepliktig förmån av utbildning skall tas upp till beskattning i enlighet med förmånsvärdet. Förmånsvärdet för en skattepliktig förmån av utbildning utgörs av marknadsvärdet inklusive moms som är vad en anställd eller delägare måste betala för utbildningen.

Förmånsbeskattning för en anställd innebär att skattepliktig personalutbildning skall beskattas som kontant bruttolön genom avdrag för preliminärskatt och redovisning av arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet. En anställd kan undvika förmånsbeskattning genom att helt och hållet betala för den skattepliktiga förmånen via ett nettolöneavdrag under förutsättning att redovisningsenheten redovisar en negativ (krediterad) kostnad avseende förmånsvärdet.

En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp skattepliktig utbildning till förmånsvärdet som en skattepliktig intäkt i bokföringen eller enbart i inkomstdeklarationen. En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp skattepliktig utbildning som utdelning i inkomstdeklarationen.

Vid skattefria utbildningar är kostnaderna skattemässigt avdragsgilla i sin helhet. Kostnader för skattepliktig utbildning är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen när förmånsbeskattning sker.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och män. Om företaget har anställda i flera länder, skall medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land anges.

Uppgift skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret och om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktören och andra personer i företagets ledning.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

Exempel: bokföra utgift för skattefri utbildning till anställda (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 125 000 SEK inklusive moms från ett utbildningsföretag som avser utbildning för 10 anställda. Momsen är 25 000 SEK (25 %) och utbildningen är skattefri eftersom den avser utbildning i skatterätt för redovisningskonsulter.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		125 000
2641	Ingående moms sv	25 000
7610	Utbildning	100 000

Exempel: bokföra utgift för skattefri utbildning till delägare (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 12 500 SEK inklusive moms från ett utbildningsföretag som avser utbildning för 2 delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag). Momsen är 2 500 SEK (25 %) och utbildningen är skattefri eftersom den avser utbildning i JAVA för programmerare.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		12 500
2641	Ingående moms sv	2 500
6905	Utbildning	10 000

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig utbildning avseende anställda (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 25 000 SEK inklusive moms som avser utbildning i svarvning för 2 anställda. Momsen är 5 000 SEK (25 %) och utbildningen är skattepliktig eftersom nyttan med utbildningen enbart är privat och personlig. Förmånsbeskattning sker i samband med löneutbetalningen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		25 000
7619	Personalutbildning, privat	25 000

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig utbildning avseende delägare (förmånsbeskattning)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 25 000 SEK inklusive moms som avser utbildning i svarvning för 2 delägare. Momsen är 5 000 SEK (25 %) och utbildningen är skattepliktig eftersom nyttan med utbildningen enbart är privat och personlig. Förmånsbeskattning sker genom att en intäkt motsvarande förmånsvärdet bokförs.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		25 000
6991	Övriga externa kostnader, avdragsgilla	25 000
2011	Egna uttag av varor och tjänster, FK	12 500
2021	Egna uttag av varor och tjänster, JL	12 500
3219	Övriga förmåner 0 % sv		25 000

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig utbildning avseende delägare (eget uttag)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 25 000 SEK inklusive moms som avser utbildning i svarvning för 2 delägare. Momsen är 5 000 SEK (25 %) och utbildningen är skattepliktig eftersom nyttan med utbildningen enbart är privat och personlig. Utgiften för utbildningen bokförs som ett eget uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		25 000
2013	Egna uttag, FK	12 500
2023	Egna uttag, JL	12 500

Exempel: bokföra förmånsbeskattning av skattepliktig utbildning för anställda (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för mars år 2010 betalat ut en bruttolön om 100 000 SEK till tjänstemän och tagit upp en skattepliktig förmån av privat utbildning om 25 000 SEK. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 38 750 SEK (jämkning 31 %), nettolönen blir 61 250 SEK (100000-38750) och arbetsgivaravgiften uppgick till 39 275 SEK (125000*31,42 %). I samband med löneutbetalningen görs en semesteravsättning om 12 000 SEK (12 %) och arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen uppgår till 3 770 SEK (31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		61 250
2710	Personalskatt		38 750
7211	Löner till tjänstemän	100 000
7389	Övriga kostnader för förmåner	25 000
7399	Motkonto skattepliktiga förmåner		25 000
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		39 275
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 420
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	7 855
2920	Upplupna semesterlöner		12 000
7291	Förändring semesterlöneskuld tjänstemän	12 000
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter		3 770
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	3 770

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2023/12/26

Kontakta bokforingstips.se