Bokföra utgifter för personalrekrytering och rekrytering av personal (bokföring med exempel)

När en redovisningsenhet skall rekrytera och anställa personal uppstår normalt utgifter för personalrekrytering oberoende av om ett rekryteringsbolag anlitas eller om redovisningsenheten tar hand om rekryteringen själva.

Utgifter för personalrekrytering inkluderar bland annat arvoden till rekryteringskonsulter, avgifter för platsannonser, lokalhyra, reseersättningar och flyttbidrag. Utgifter för löner till egna anställda som arbetar med personalrekrytering räknas som vanliga löner och klassificeras inte som kostnader för personalrekrytering.

Ersättningar till arbetssökande i form av reseersättningar och flyttbidrag är skattefria förmåner för de arbetssökande och skattemässigt avdragsgilla kostnader för en redovisningsenhet.

Klassificering
En utgift för rekrytering av personal som avser ej utförda tjänster redovisas som en tillgång fram tills dess att tjänsterna har utnyttjats av redovisningsenheten. När tjänsterna har utnyttjats så omförs en tillgång av ej utförda tjänster till en kostnad i resultaträkningen.

Den del av en utgift för personalrekrytering som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald.

Kostnader för personalrekrytering klassificeras normalt som personalkostnader och bokförs i kontogrupp 76. Kostnader som uppstår även om ingen personalrekrytering sker såsom lokalhyra för egna lokaler och löner till anställda bokförs i enlighet med de kostnadsslag som de är.

Kontogrupp 76 - Övriga personalkostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för personalrekrytering i resultaträkningen när tjänster har utnyttjats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför utgifter för personalrekrytering när leverantörsfakturan har betalats och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför utgifter för personalrekrytering per fakturadatumet på leverantörsfakturan eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för personalrekrytering värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. En kostnad för personalrekrytering värderas till det verkliga värdet av utnyttjade tjänster under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för personalrekrytering.

Moms och beskattning
Momssatsen på utgifter för personalrekrytering är normalt 25 % men det är ingen moms på kostnadsersättningar till arbetssökande. Momsen är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Fysiska och juridiska personer som inte är momsregistrerade bokför den ingående momsen på det konto som används för att bokföra utgiften för personalrekrytering.

En momsregistrerad person skall redovisa den ingående momsen som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms och utgiften för personalrekrytering skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

Resersättningar och flyttbidrag till arbetssökande är skattefria förmåner för arbetssökande och kostnaderna för sådana kostnadsersättningar är skattemässigt avdragsgilla i inkomstslaget näringsverksamhet.

Kostnader för personalrekrytering avseende en näringsverksamhet är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader för personalrekrytering som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

Exempel: bokföra utgift för personalrekrytering (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 25 000 SEK inklusive moms från en rekryteringskonsult som avser ett rekryteringsuppdrag. Momsen är 5 000 SEK (25 %) och tjänstevärdet är 20 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		25 000
2641	Ingående moms sv	5 000
7691	Personalrekrytering	20 000

Exempel: bokföra utgift för platsannons (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 5 000 SEK inklusive moms från en tidning som avser en platsannons. Momsen är 1 000 SEK (25 %) och tjänstevärdet är 4 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		5 000
2641	Ingående moms sv	1 000
7691	Personalrekrytering	4 000

Exempel: bokföra utgift för reseersättning vid personalrekrytering (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har betalat ut reseersättning om 5 000 SEK till en arbetssökande som har varit på anställningsintervju hos redovisningsenheten. Utbetalningen har gjorts direkt till den arbetssökandes privata bankkonto.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		5 000
7691	Personalrekrytering	5 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2010/04/14

Kontakta bokforingstips.se