Bokföra utgifter för konferenser och konferensresor (bokföring med exempel)

Utgifter för konferenser och konferensresor består av utgifter för resor, boende, föreläsare, utbildningsmaterial, kontorsmaterial och mat.

Konferenser är möten, sammanträden och utbildningar med ett program som är till nytta för deltagarna och den redovisningsenhet som står för utgifterna. Deltagarna i en konferens kan vara styrelsemedlemmar, VD, chefer, övrig personal jämte chefer, delägare och utomstående till personer till redovisningsenheten.

Konferenser behöver inte förläggas till redovisningsenhetens egna lokaler utan konferensresor kan göras till lokaler utanför verksamhetsorten och även till utlandet. En redovisningsenhet får göra avdrag för alla utgifter som är förknippade med konferenser och konferensresor som kostnader i inkomstdeklarationen om vissa förutsättningar är uppfyllda.

För att utgifterna för en konferens och en konferensresa skall vara skattemässigt avdragsgilla måste det finnas ett program som är till nytta för redovisningsenheten och som omfattar minst 6 timmar per dag och 30 timmar per vecka. Ytterligare ett krav för skattemässigt avdrag är att inslaget av nöjen och rekreation inte får vara för stort.

En konferens kan exempelvis ha ett tema där vissa frågor skall avhandlas, syfta till att få ut information om planer och strategier till personalen, syfta till att sälja varor och tjänster till kunder eller syfta till att utbilda personalen inom ett visst område.

Utgifter för konferenser och konferensresor är skattemässigt avdragsgilla för alla olika typer av företagsformer inkluderat enskilda firmor, handelsbolag, kommanditbolag, aktiebolag och ekonomiska föreningar.

Om inte förutsättningarna för en konferens eller en konferensresa uppfylls kan utgifterna för konferensen bli skattepliktiga förmåner för de anställda eller icke skattemässigt avdragsgilla kostnader för redovisningsenheten.

Klassificering
En utgift för konferenser och konferensresor som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurserna har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

Den del av en utgift för konferenser och konferensresor som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald.

Kostnader för konferenser och konferensresor klassificeras normalt som övriga externa kostnader och bokförs i kontogrupp 69.

Kontogrupp 69 - Övriga externa kostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för konferenser och konferensresor i resultaträkningen när resurserna har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför utgifter för konferenser och konferensresor när leverantörsfakturan har betalats och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför utgifter för konferenser och konferensresor per fakturadatumet på leverantörsfakturan eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för konferenser och konferensresor värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en leverantör. En kostnad för konferenser och konferensresor värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för konferenser och konferensresor.

Moms och beskattning
Momssatsen för utgifter som avser konferenser och konferensresor är normalt 25 % (12 % för mat) och avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Fysiska och juridiska personer som inte är momsregistrerade bokför den ingående momsen på det konto som används för att bokföra utgiften för konferenser och konferensresor.

En momsregistrerad person skall redovisa den ingående momsen som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms och utgiften för konferenser och konferensresor skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

Kostnader för konferenser och konferensresor är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen om det finnas ett program som är till nytta för redovisningsenheten och som omfattar minst 6 timmar per dag och 30 timmar per vecka. Ytterligare ett krav för skattemässigt avdrag är att inslaget av nöjen och rekreation inte får vara för stort.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

Exempel: bokföra utgift för konferenser och konferensresor (fakturametoden)
En redovisningsenhet har enligt en leverantörsfaktura från en arrangör av konferenser en utgift konferens om 50 000 SEK inklusive moms som avser boende, föreläsare och mat under 2 dagar. Momsen är 10 000 SEK (25 %) och tjänstevärdet är 40 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		50 000
2641	Ingående moms sv	10 000
6901	Konferenser sv	40 000

Exempel: bokföra utgift för konferenser och konferensresor (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har enligt en betald leverantörsfaktura från en arrangör av konferenser en utgift konferens om 50 000 SEK inklusive moms som avser boende, föreläsare och mat under 2 dagar. Momsen är 10 000 SEK (25 %) och tjänstevärdet är 40 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		50 000
2641	Ingående moms sv	10 000
6901	Konferenser sv	40 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2012/12/17

Kontakta bokforingstips.se