Bokföra utgifter för arbetsredskap, verktyg och instrument (bokföring med exempel)

Utgifter för arbetsredskap är skattefria förmåner till den del redskapen används i tjänsten och avser verktyg eller instrument som är av väsentlig betydelse för utförandet av arbetsuppgifterna.

Ett arbetsredskap som innebär att den anställde kan utföra sina arbetsuppgifter på ett bättre eller snabbare sätt bör anses vara av väsentlig betydelse för utförandet av arbetsuppgifterna. Arbetsredskap är olika beroende på bransch och yrke men kan exempelvis vara maskiner, hammare, tidningar för journalister, bredbandsuppkoppling, telefoner, programvaror och datorer.

Om det inte går att särskilja den privata nyttan från nyttan i tjänsten avseende ett arbetsredskap anses ett arbetsredskap vara en skattefri förmån i sin helhet om den privata nyttan har ett begränsat värde. Vid bedömningen av om ett arbetsredskap har ett begränsat värde för privat bruk bör flera faktorer vägas in såsom förmånens värde och den besparing som den anställde gör i sina normala privata levnadskostnader.

När det gäller användningen av en persondator för privat bruk så kan det vara svårt att särskilja nyttan av den privata användning från nyttan i tjänsten. När det gäller privata samtal från en mobiltelefon så går det med hjälp av en specifikation över samtalen att särskilja de privata samtalen från tjänstesamtalen vilket innebär att utgifterna för privatsamtalen skall förmånsbeskattas.

Utgifter för arbetsredskap i en redovisningsenhet kan uppstå genom att redovisningsenheten själv anskaffar arbetsredskap eller genom att redovisningsenheten betalar ut kostnadsersättning mot inlämnande kvitton för arbetsredskap.

Klassificering
En utgift för arbetsredskap som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

En kostnad för skattefria arbetsredskap redovisas i den kontogrupp som bäst motsvarar kostnadsslaget och momsen redovisas som ingående moms (negativ skuld) för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En kostnad för skattepliktiga arbetsredskap redovisas tillsammans med den ingående momsen i den kontogrupp som bäst motsvarar kostnadsslaget.

För anställda sker förmånsbeskattningen i lönekörningen och redovisas som en kostnad (debetering) och en negativ kostnad (kreditering) i kontogrupp 73. För redovisningsenheten innebär en förmånsbeskattning av anställda att arbetsgivaravgiften på förmånsvärdet blir en ytterligare kostnad utöver kostnaden för skattepliktiga arbetsredskap.

För delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag redovisas förmånsbeskattningen som en intäkt till förmånsvärdet i kontogrupp 32 eller så redovisas en intäkt enbart i inkomstdeklarationen.

Kontogrupp 32 - Huvudintäkter
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för arbetsredskap när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigheter eller dyligt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för arbetsredskap värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. En kostnad för arbetsredskap värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för arbetsredskap.

Moms och beskattning
Momssatsen på utgifter för arbetsredskap kan vara 25 %, 12 %, 6 % eller 0 %, någon utgående moms skall normalt inte redovisas vid förmånsbeskattning då inget avdrag för ingående moms görs för kostnader avseende skattepliktiga arbetsredskap. Om en redovisningsenhet har gjort avdrag för moms som ingående moms avseende skattepliktiga arbetsredskap måste den ingående momsen justeras alternativt utgående moms redovisas på det lägsta av anskaffningsvärdet (inköpspriset) och marknadsvärdet.

Momsen på utgifter för skattefria arbetsredskap är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Momsen på utgifter för skattepliktiga arbetsredskap är inte avdragsgill som ingående moms utan får dras av som en kostnad. En icke momsregistrerad person bokför alltid ingående moms som en kostnad.

En skattepliktig förmån av arbetsredskap skall beskattas i enlighet med förmånsvärdet som utgörs av marknadsvärdet inklusive moms för arbetsredskapet. Marknadsvärdet inklusive moms är det pris som en anställd eller en delägare måste betala för att få nyttja ett arbetsredskap under en viss period.

Förmånsbeskattning för en anställd innebär att en skattepliktig förmån av arbetsredskap skall beskattas som kontant bruttolön genom avdrag för preliminärskatt och redovisning av arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet. En anställd kan undvika förmånsbeskattning genom att helt och hållet betala för den skattepliktiga förmånen via ett nettolöneavdrag under förutsättning att redovisningsenheten redovisar en negativ (krediterad) kostnad avseende förmånsvärdet.

En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp en skattepliktig förmån av arbetsredskap till förmånsvärdet som en skattepliktig intäkt i bokföringen eller enbart i inkomstdeklarationen. En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp en skattepliktig förmån av arbetsredskap som utdelning i inkomstdeklarationen.

Kostnader för skattefria arbetsredskap är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen. Kostnader för skattepliktiga förmåner av arbetsredskap är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen när förmånsbeskattning sker.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden, detta kan bland annat föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och män. Om företaget har anställda i flera länder, skall medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land anges.

Uppgift skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret och om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktören och andra personer i företagets ledning.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

Exempel: bokföra utgift för skattefria arbetsredskap (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 5 000 SEK inklusive moms avseende programvara. Momsen är 1 000 SEK (25 %) och programvaran är ett skattefritt arbetsredskap.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		5 000
2641	Ingående moms sv	1 000
5420	Programvaror	4 000

Exempel: bokföra utgift för skattepliktigt arbetsredskap till anställda (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har enligt en betald leverantörsfaktura om 12 500 SEK inklusive moms en utgift för en TV till en anställd. Momsen är 2 500 SEK (25 %) och TV:n utgör en skattepliktig förmån av arbetsredskap. Förmånsbeskattningen sker i samband med löneutbetalningen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		12 500
5410	Förbrukningsinventarier	12 500

Exempel: bokföra utgift för skattepliktigt arbetsredskap till delägare (förmånsbeskattning)
En redovisningsenhet har enligt en leverantörsfaktura om 12 500 SEK inklusive moms en utgift för en TV till en delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag). Momsen är 2 500 SEK (25 %), delägaren skall förmånsbeskattas med 12 500 SEK och väljer att redovisa den skattepliktiga förmånen som en intäkt i redovisningen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		12 500
5410	Förbrukningsinventarier	12 500
2011	Egna uttag av varor och tjänster	12 500
3219	Övriga förmåner 0 % sv		12 500

Exempel: bokföra utgift för skattepliktigt arbetsredskap till delägare (eget uttag)
En redovisningsenhet har enligt en leverantörsfaktura om 12 500 SEK inklusive moms en utgift för en TV till en delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag). Momsen är 2 500 SEK (25 %) och redovisningsenheten väljer att bokföra utgiften för den skattepliktiga förmånen av arbetsredskap som ett eget uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		12 500
2013	Egna uttag	12 500

Exempel: bokföra förmånsbeskattning av arbetsredskap till anställda (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för februari år 2010 betalat ut en bruttolön om 100 000 SEK till tjänstemän och tagit upp en skattepliktig förmån av arbetsredskap om 12 500 SEK. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 34 875 SEK (112500*31 %), nettolönen blir 65 125 SEK (100000-34875) och arbetsgivaravgiften uppgick till 35 347 SEK (112500*31,42 %). I samband med löneutbetalningen görs en semesteravsättning om 12 000 SEK (12 %) och arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen uppgår till 3 770 SEK (31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		65 125
2710	Personalskatt		34 875
7211	Löner till tjänstemän	100 000
7389	Övriga kostnader för förmåner	12 500
7399	Motkonto skattepliktiga förmåner		12 500
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		35 347
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 420
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	3 927
2920	Upplupna semesterlöner		12 000
7291	Förändring semesterlöneskuld tjänstemän	12 000
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter		3 770
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	3 770

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2019/07/01

Kontakta bokforingstips.se