Bokföra utgifter för bolagsstämma, föreningsstämma och årsstämma (bokföring med exempel)

En redovisningsenhet som anordnar en bolagsstämma eller en föreningsstämma har normalt utgifter för tryckning av årsredovisning och kanske även för enklare förtäring i samband med stämman.

Aktiebolag och föreningar har minst en årsstämma (bolagsstämma eller föreningsstämma) per räkenskapsår men det kan även förekomma flera extra stämmor under ett år då beslut måste fattas av aktieägarna eller medlemmarna.

Vid en årsstämma (bolagsstämma eller föreningsstämma) fattas bland annat beslut om att fastställa årsredovisningen, att bevilja ansvarsfrihet åt styrelse och vd, att välja en ny styrelse och att fastställa räkenskapsårets utdelningen.

Vid en extra bolagsstämma eller föreningsstämma kan beslut tas i frågor där det inte går att dröja till nästa ordinarie årsstämma för beslut och det kan vara beslut om exempelvis nyemission, fondemission eller likvidation.

Utgifter i samband med stämmor (bolagsstämma eller föreningsstämma) är normalt skattemässigt avdragsgilla i sin helhet men det finns begränsningar när det gäller utgifter för mat och annan förtäring. Utgifter för förtäring (frukost, lunch, middag och supé) är inte skattemässigt avdragsgilla (år 2017). Utgifter för förfriskningar och annan enklare förtäring som inte kan anses som måltid och som är av mindre värde är skattemässigt avdragsgilla (år 2017). Förfriskningar och annan enklare förtäring är exempelvis kaffe, te, läsk, kakor, saft, frukt, frallor, enklare smörgås, bullar och godis.

Klassificering
En utgift för bolagsstämma eller föreningsstämma som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

Den del av en utgift för bolagsstämma eller föreningsstämma som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald.

Kostnader för bolagsstämmor eller föreningsstämmor klassificeras normalt som övriga externa kostnader och bokförs som förvaltningskostnader i kontogrupp 64.

Kontogrupp 64 - Förvaltningskostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad i resultaträkningen när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför utgifter för bolagsstämmor eller föreningsstämmor när leverantörsfakturan har betalats och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför utgifter för bolagsstämmor eller föreningsstämmor per fakturadatumet på leverantörsfakturan eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för att bolagsstämma eller föreningsstämma värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en leverantör. En kostnad för bolagsstämma eller föreningsstämma värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för bolagsstämmor eller föreningsstämmor.

Moms och beskattning
Momssatsen avseende tryckning av årsredovisning och kontorsmaterial är normalt 25 %. Momssatsen på livsmedel är normalt 12 procent. Momssatsen är 25 procent på dricksvatten från vattenkran och på spritdrycker, vin och öl med högre alkoholhalt än folköl. Momssatsen vid restaurangbesök är 12 %.

Momsen på utgifter för bolagsstämmor eller föreningsstämmor är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Den moms som inte är avdragsgill som ingående moms bokförs som en kostnad och icke momsregistrerade personer bokför den ingående momsen på det konto som används för att bokföra utgiften för bolagsstämmor eller föreningsstämmor. Moms avseende förtäring (frukost, lunch, middag och supé) är avdragsgill som ingående moms på ett momsunderlag om maximalt 300 SEK exklusive moms per person, ett schablonavdrag om 46 SEK per person får göras om utgiften per person minst uppgår till 300 SEK exklusive moms.

En momsregistrerad person skall redovisa den ingående momsen som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms och den utgiften för bolagsstämma eller föreningsstämma skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

Utgifter för tryckning av årsredovisning och kontorsmaterial avseende en stämma är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen. Utgifter för förtäring (frukost, lunch, middag och supé) är inte skattemässigt avdragsgilla (år 2017). Utgifter för förfriskningar och annan enklare förtäring som inte kan anses som måltid och som är av mindre värde är skattemässigt avdragsgilla (år 2017). Förfriskningar och annan enklare förtäring är exempelvis kaffe, te, läsk, kakor, saft, frukt, frallor, enklare smörgås, bullar och godis.

Om en redovisningsenhet har haft representation (intern eller extern) som avser både mat och spritdrycker, vin eller starköl får avdraget för ingående moms avseende representationen göras i enlighet med aktuella proportioner eller enligt schablon. Ett proportionellt avdrag för ingående moms görs genom att man beräknar den andel av utgiften som har en momssats om 12 % och den andel av utgiften som har en momssats om 25 %, proportionerna används för att beräkna den avdragsgilla momsen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader för bolagsstämmor eller föreningsstämmor som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

Exempel: bokföra utgift för mat vid bolagsstämma (fakturametoden)
En redovisningsenhet har enligt en leverantörsfaktura från ett cateringföretag en utgift för mat till 100 personer i samband med en bolagsstämma om 11 200 SEK inklusive moms. Momsen är 1 200 SEK (12 %) och tjänstevärdet är 10 000 SEK. Den skattemässigt avdragsgilla kostnaden är 0 SEK och den avdragsgilla ingående momsen är 1 200 SEK (10000*12 %). Momsunderlaget får maximalt uppgå till 30 000 SEK (300*100 personer).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		11 200
2641	Ingående moms	1 200
6452	Bolagsstämma, ej avdragsgillt	10 000

Exempel: bokföra utgift för mat vid föreningsstämma (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har enligt en betald leverantörsfaktura från ett cateringföretag en utgift för mat till 100 personer i samband med en föreningsstämma om 11 200 SEK inklusive moms. Momsen är 1 200 SEK (12 %) och tjänstevärdet är 10 000 SEK. Den skattemässigt avdragsgilla kostnaden är 0 SEK och den avdragsgilla ingående momsen är 1 200 SEK (10000*12 %). Momsunderlaget får maximalt uppgå till 30 000 SEK (300*100 personer).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		11 200
2641	Ingående moms	1 200
6452	Föreningsstämma, ej avdragsgillt	10 000

Exempel: bokföra utgift för tryckning vid bolagsstämma (fakturametoden)
En redovisningsenhet har enligt en leverantörsfaktura från ett tryckeriföretag en utgift för tryckning av 120 årsredovisningar i samband med en bolagsstämma om 5 000 SEK inklusive moms. Momsen är 1 000 SEK (25 %) och tjänstevärdet är 4 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		5 000
2641	Ingående moms	1 000
6451	Bolagsstämma, avdragsgillt	4 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2017/01/03

Kontakta bokforingstips.se