Bokföra utgift för inkassoavgift och erhållet inkassokrav (bokföring med exempel)

En redovisningsenhet som glömmer eller underlåter att betala en leverantörsfaktura innan förfallodatum kan få ett inkassokrav från leverantören eller ett ombud till leverantören med tillägg för inkassoavgift.

Ett inkassokrav skickas normalt ut efter det att en eller två betalningspåminnelser har skickats ut till en redovisningsenhet. En leverantör eller ett ombud till leverantören behöver inte skicka ut betalningspåminnelser innan det att ett inkassokrav skickas ut, men det är god sed.

Ett inkassokrav skall vara utformat i enlighet med krav i inkassolagen (1974:182) och en leverantör eller ett ombud till leverantören kan förutom fordrat belopp även kräva avtalad påminnelseavgift enligt betalningspåminnelser, dröjsmålsränta och inkassoavgift.

Ett ombud till en leverantör måste vara ett inkassoföretag som har fått tillåtelse att skicka ut inkassokrav för någon annans räkning. Den lagstadgade påminnelseavgiften är 60 SEK och en lagstadgad inkassoavgift om 180 SEK kan tas ut i ett inkassokrav enligt lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader. Dröjsmålsränta kan tas ut enligt avtal eller enligt räntelagen (1975:635) och en lagstadgad inkassoavgift om 180 SEK kan tas ut i ett inkassokrav.

Ett företag som har en fordran på ett annat företag eller en myndighet får enligt lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader ta ut en förseningsavgift om 450 SEK när förfallodagen har passerats, detta gäller utan att avgiften behöver avtalas i förväg. Ett företag som tar ut en förseningsavgift av sin kund får dock endast ta ut påminnelseavgift, inkassoavgift och avgift för amorteringsplan till den del dessa avgifter tillsammans överstiger 450 SEK.

En korrekt debiterad inkasoavgift som inte betalas av en redovisningsenhet kan växa med dröjsmålsränta och kronofogdeavgifter vilket innebär att det är viktigt att även betala inkassoavgiften när ett inkassokrav erhållits.

Klassificering
Kostnader för inkassoavgifter avseende leverantörsskulder klassificeras normalt som övriga externa kostnader och bokförs i kontogrupp 69.

Kontogrupp 69 - Övriga externa kostnader

Erkännande
Kostnader för inkassoavgifter redovisas i resultaträkningen när avgifterna har uppstått om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt. Kostnader för inkassoavgifter bokförs normalt när inkassoavgifter betalas då det är en tillfällig utgift som betalas direkt när inkassokrav har inkommit.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för inkassoavgifter värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. En kostnad för inkassoavgifter värderas till det verkliga värdet av påförda inkassoavgifter under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för inkassoavgifter.

Moms och inkomstdeklaration
Det är ingen moms (0 %) på inkassoavgifter och utgifter för inkassoavgifter redovisas inte skattedeklarationen för moms. Kostnader för inkassoavgifter som avser leverantörsskulder i näringsverksamheten är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen. Inkassoavgifter som avser privata utgifter är en skattepliktig förmån.

Bokslut och årsredovisning
En redovisningenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande), värdering och omräkning av skulder i årsredovisningen.

Exempel: bokföra betald inkassoavgift på leverantörsskulder (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit ett inkassokrav från en leverantör på grund av att en leverantörsfaktura ännu inte har betalats. Leverantörsskulden om 12 500 SEK betalas tillsammans med en påminnelseavgift om 50 SEK, en inkassoavgift om 160 SEK och dröjsmålsränta om 200 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		12 910
2440	Leverantörsskulder	12 500
6991	Övriga externa kostnader, avdragsgilla	210
8422	Dröjsmålsräntor för leverantörsskulder	200

Exempel: bokföra betald inkassoavgift på leverantörsskulder (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har erhållit ett inkassokrav från en leverantör på grund av att en leverantörsfaktura ännu inte har betalats. Leverantörsskulden om 12 500 SEK inklusive moms betalas tillsammans med en påminnelseavgift om 50 SEK, en inkassoavgift om 160 SEK och dröjsmålsränta om 200 SEK. Momsen är 2 500 SEK (25 %) och varuvärdet om 10 000 SEK avser kontorsmaterial.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		12 910
2641	Ingående moms sv	2 500
6110	Kontorsmaterial	10 000
6991	Övriga externa kostnader, avdragsgilla	210
8422	Dröjsmålsräntor för leverantörsskulder	200

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2013/07/02

Kontakta bokforingstips.se