Bokföra tidningar till anställda, tidningsförmån och förmån av fri tidning (bokföring med exempel)

En skattepliktig tidningsförmån uppstår om en redovisningsenhet betalar för tidningar och tidskrifter som distribueras till anställda eller delägare, om tidningarna inte kan anses vara arbetsredskap.

Ett arbetsredskap är en vara eller tjänst som är av väsentlig betydelse för utförandet av arbetsuppgifterna och som har ett begränsat värde för den anställde privat. Ett arbetsredskap utgör en skattefri förmån till den del det inte går att särskilja den privata nyttan från nyttan i anställningen. Om det går att särskilja den privata nyttan av ett arbetsredskap så skall det privata nyttjandet förmånsbeskattas.

Tidningar och tidskrifter som skickas till bostaden utgör exempelvis skattefria förmåner för chefredaktörer, aktiemäklare, journalister, fotografer och grafisk personal om tidningarna kan anses vara arbetsredskap. Tidningar och tidskrifter som köps in till arbetsplatsen och som delas mellan många anställda och delägare utgör inte en skattepliktig tidningsförmån.

Klassificering
En utgift för en tidningsförmån som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram till dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

En kostnad för en skattefri tidningsförmån redovisas normalt i kontogrupp 69 och momsen redovisas som ingående moms (negativ skuld) för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En kostnad för en skattepliktig tidningsförmån redovisas tillsammans med den ingående momsen i den kontogrupp som bäst motsvarar kostnadsslaget.

För anställda sker förmånsbeskattningen i lönekörningen och redovisas som en kostnad (debitering) och en negativ kostnad (kreditering) i kontogrupp 73 eller som en kostnad och en intäkt. För redovisningsenheten innebär en förmånsbeskattning av anställda att arbetsgivaravgiften på förmånsvärdet blir en ytterligare kostnad utöver kostnaden för tidningar.

För delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag redovisas förmånsbeskattningen som en intäkt till förmånsvärdet i kontogrupp 34 eller så redovisas en intäkt enbart i inkomstdeklarationen.

Kontogrupp 34 - Försäljning, egna uttag
Kontogrupp 69 - Övriga externa kostnader
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för tidningsförmåner och förmånsbeskattning när resurser har förbrukats, om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigheter eller dylikt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för en tidningsförmån värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. En kostnad för en tidningsförmån värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för tidningsförmåner.

Moms och beskattning
Momssatsen på utgifter för tidningsförmåner är normalt 6 % men någon utgående moms skall normalt inte redovisas vid förmånsbeskattning då inget avdrag för ingående moms görs för kostnader avseende skattepliktiga tidningsförmåner.

Om en redovisningsenhet har gjort avdrag för moms som ingående moms avseende skattepliktiga tidningsförmåner måste den ingående momsen justeras alternativt utgående moms redovisas på det lägsta av anskaffningsvärdet (inköpspriset) och marknadsvärdet.

Momsen på utgifter för skattefria tidningsförmåner är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Momsen på utgifter för skattepliktiga tidningsförmåner är inte avdragsgill som ingående moms, får dras av som en kostnad eller kvittas mot utgående moms. En icke momsregistrerad person bokför alltid ingående moms som en kostnad.

En skattepliktig tidningsförmån skall beskattas i enlighet med förmånsvärdet som utgörs av marknadsvärdet inklusive moms för tidningarna. Marknadsvärdet inklusive moms är det pris som en anställd eller en delägare måste betala för att få nyttja tidningar under en viss period och motsvaras normalt av den verkliga kostnaden inklusive moms för redovisningsenheten.

Förmånsbeskattning för en anställd innebär att en skattepliktig tidningsförmån skall beskattas som kontant bruttolön genom avdrag för preliminärskatt och redovisning av arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet. En anställd kan undvika förmånsbeskattning genom att helt och hållet betala för den skattepliktiga förmånen via ett nettolöneavdrag. Avdrag för preliminär a-skatt görs bara i den mån det finns bruttolön att göra avdrag från, något avdrag för preliminär a-skatt görs inte om bara förmånen tas upp i lönekörningen.

En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp en skattepliktig tidningsförmån till förmånsvärdet som en skattepliktig intäkt, i bokföringen eller enbart i inkomstdeklarationen. En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp en skattepliktig tidningsförmån som utdelning, i lönekörningen eller enbart i delägarens inkomstdeklaration. Delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag kan undvika förmånsbeskattning genom att bokföra utgifterna för skattepliktiga tidningsförmåner som egna uttag i kontogrupp 20.

Kostnader för skattefria tidningsförmåner är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen och kostnader för skattepliktiga tidningsförmåner är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen när förmånsbeskattning sker.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden, detta kan bland annat föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer. Större företag skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om andelen kvinnor och andelen män av medelantalet anställda under räkenskapsåret och medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land, om företaget har anställda i flera länder.

Större företag ska enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktör och andra personer i företagets ledning. Fördelningen bland styrelseledamöter och bland övriga befattningshavare ska redovisas var för sig. Upplysningarna ska avse förhållandena på balansdagen.

Större företag ska enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om storleken av följande personalkostnader för räkenskapsåret:
1. löner och andra ersättningar, och
2. sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader.

Exempel: bokföra utgift för skattefri tidningsförmån (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 2 120 SEK inklusive moms som avser en tidningsprenumeration på en affärstidning till en aktiehandlare. Momsen är 120 SEK (6 %) och tidningsvärdet är 2 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		2 120
2641	Ingående moms SE	120
6970	Tidningar, tidskrifter och facklitteratur	2 000

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig tidningsförmån till anställda (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 25 000 SEK inklusive moms som avser prenumerationer på tidningar till anställda. Momsen är 1 415 SEK (6 %) och tidningsvärdet är 23 585 SEK. Förmånsvärdet avseende den skattepliktiga tidningsförmånen förmånsbeskattas i anslutning till löneutbetalningen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		25 000
7699	Övriga personalkostnader	25 000

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig tidningsförmån till delägare (förmånsbeskattning)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 2 120 SEK inklusive moms som avser en prenumeration på en tidning om bilar till en delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag). Momsen är 120 SEK (6 %) och tidningsvärdet är 2 000 SEK. Förmånsbeskattning sker genom att en intäkt bokförs motsvarande förmånsvärdet.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		2 120
6991	Övriga externa kostnader, avdragsgilla	2 120
2011	Egna uttag av varor och tjänster	2 120
3404	Egna uttag, momsfria		2 120

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig tidningsförmån till delägare (eget uttag)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 2 120 SEK inklusive moms som avser en prenumeration på en tidning om bilar till en delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag). Momsen är 120 SEK (6 %) och tidningsvärdet är 2 000 SEK. Utgiften bokförs som ett eget uttag för att förmånsbeskattning skall undvikas.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		2 120
2013	Övriga egna uttag	2 120

Exempel: bokföra förmånsbeskattning av tidningsförmåner till anställda (kostnadsmetod)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för mars år 2010 betalat ut en bruttolön om 100 000 SEK till tjänstemän och tagit upp en skattepliktig tidningsförmån om 25 000 SEK. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 38 750 SEK (jämkning 31 %), nettolönen blir 61 250 SEK (100000-38750) och arbetsgivaravgiften uppgick till 39 275 SEK (125000*31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		61 250
2710	Personalskatt		38 750
7211	Löner till tjänstemän	100 000
7389	Övriga kostnader för förmåner	25 000
7399	Motkonto skattepliktiga förmåner		25 000
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		39 275
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 420
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	7 855

Exempel: bokföra förmånsbeskattning av tidningsförmåner till anställda (intäktsmetod)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för mars år 2010 tagit upp en skattepliktig tidningsförmån om 25 000 SEK. Arbetsgivaravgiften uppgick till 7 855 SEK (25000*31,42 %), något avdrag för preliminär a-skatt görs inte då ingen lön har betalats ut.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
7389	Övriga kostnader för förmåner	25 000
3004	Försäljning inom Sverige, momsfri		25 000
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		7 855
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	7 855

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2017/12/15

Kontakta bokforingstips.se