Bokföra sjuklön och sjukersättning vid sjukfrånvaro (bokföring med exempel)

En arbetsgivare är enligt lagen om sjuklön (1991:1047) skyldig att betala ut sjuklön till en anställd vid sjukfrånvaro om anställningstiden är minst en månad eller om den anställde arbetat minst 14 kalenderdagar åt arbetsgivaren.

En arbetsgivare måste betala ut sjuklön under kalenderdag 2 till och med kalenderdag 14 i en sjukperiod till en anställd som har gjort en sjukanmälan till arbetsgivaren. Den första dagen i en sjukperiod är karensdag utan sjuklön och efter 14 kalenderdagar i en sjukperiod betalar Försäkringskassan ut sjukpenning. En ny sjukperiod påbörjas inte om återinsjuknande sker inom fem kalenderdagar utan då räknas alla sjukdagar till samma sjukperiod.

En enskild näringsidkare, en delägare i ett handelsbolag eller en delägare i ett kommanditbolag får inte vara anställd i den egna firman eller bolaget och får inte heller erhålla sjuklön från den egna firman eller bolaget. Delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag beskattas för vinsten i firman eller bolaget och gör egna uttag för att få pengar till privata levnadskostnader.

En arbetsgivaren har enligt lagen om sjuklön (1991:1047) rätt att kräva en skriftlig sjukförsäkran från den anställde innan han blir skyldig att utbetala sjuklön. En arbetsgivare är inte skyldig att betala ut sjuklön från och med den sjunde kalenderdagen i en sjukperiod om ett läkarintyg har krävts och om den anställde inte har lämnat ett läkarintyg till arbetsgivaren.

Enligt lagen om sjuklön (1991:1047) skall en arbetsgivare betala en sjuklön om 80 % av den bruttolön och andra anställningsförmåner som den anställde har gått miste om på grund av sjukdom. I kollektivavtal kan det finnas bestämmelser om att en högre sjuklön skall utbetalas och att arbetsgivaren även skall betala ut sjuklön efter kalenderdag 14 i en sjukperiod.

Sjuklönen beräknas på fast lön, på rörlig lön såsom provision och på andra anställningsförmåner som den anställde går miste om på grund av sjukdom. Underlaget för beräkningen av sjuklön på rörlig lön utgörs av en genomsnittslön per arbetstimme beräknad för en viss period (månad, kvartal eller år) som arbetsgivaren och arbetstagaren kommit överens om.

Sjuklön är skattegrundande lön som utgör underlag för arbetsgivaravgift och avdragen preliminärskatt. Sjuklönen, arbetsgivaravgiften och preliminärskatten skall redovisas i skattedeklaration och personalskatterna skall betalas till skatteverket. Avdraget för preliminärskatt på sjuklönen skall av huvudarbetsgivaren göras enligt skattetabell.

Sjukfrånvaro som beror på arbetsskada är semesterlönegrundande i sin helhet och annan sjukfrånvaro är semesterlönegrundande i 180 kalenderdagar i enlighet med semesterlagen (1977:480). Semesteravsättningen på sjuklön beräknas på 100 % av den kontanta bruttolön som den anställde har gått miste om på grund av sjukdom.

Personalkostnaderna avseende sjuklön utgörs av kontant bruttolön, semesteravsättning, skattepliktiga förmåner och arbetsgivaravgifter beräknat på kontant bruttolön, semesteravsättning och skattepliktiga förmåner.

Klassificering
En redovisningsenhet betalar normalt inte ut sjuklön i förskott utan sjuklön betalas ut efter det att det har blivit konstaterat att en anställd har varit sjuk och därför kostnadsförs utgifter för sjuklön direkt.

Kostnader för sjuklön till anställda klassificeras som personalkostnader och bokförs olika beroende på om de sjuka personerna är kollektivanställda arbetare eller tjänstemän och företagsledare. Kostnader för sjuklöner till kollektivanställda arbetare bokförs i kontogrupp 70 och kostnader för sjuklöner till tjänstemän och företagsledare bokförs i kontogrupp 72.

Den del av utgiften för sjuklöner som betalas ut till anställda (nettolönen) bokförs mot kassa & bank i kontogrupp 19 och den del som avser preliminär a-skatt bokförs mot ett skuldkonto för personalskatter i kontogrupp 27.

Kostnader för semesteravsättningar till kollektivanställda arbetare bokförs i kontogrupp 70, kostnader för semesteravsättningar till tjänstemän och företagsledare bokförs i kontogrupp 72 och kostnader för arbetsgivaravgifter bokförs i kontogrupp 75.

Kontogrupp 19 - Kassa och bank
Kontogrupp 27 - Personalens skatter, avgifter och löneavdrag
Kontogrupp 70 - Löner till kollektivanställda
Kontogrupp 72 - Löner till tjänstemän och företagsledare
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en personalkostnad för sjuklöner när anställda på grund av sjukdom har tjänat in sjuklön om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En personalkostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigt utbetald lön eller dyligt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för sjuklöner värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till anställda. En kostnad för sjuklöner värderas till det verkliga värdet av intjänade sjukersättningar under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för sjuklöner.

Moms och beskattning
Det är ingen moms (0 %) på utgifter som avser sjuklöner. När det gäller redovisning och betalning av personalskatter, preliminär a-skatt och arbetsgivaravgifter, tillämpas kontantprincipen som innebär att endast utbetalda ersättningar utgör underlag för personalskatterna.

En redovisningsenhet skall från den kontanta bruttolönen göra avdrag för preliminär a-skatt enligt skattetabell, engångsskattetabell eller jämkning. Avdraget för den preliminära a-skatten beräknas på kontant bruttolön och skattepliktiga förmåner. Den avdragna preliminärskatten redovisas i en skattedeklaration för arbetsgivare och skall betalas till skatteverket.

En redovisningsenhet skall i skattedeklaration redovisa och till skatteverket betala arbetsgivaravgift beräknad på kontant bruttolön och skattepliktiga förmåner avseende sjuklöner. En redovisningsenhet behöver inte i skattedeklaration redovisa och till skatteverket betala arbetsgivaravgifter på gjorda semesteravsättningar eftersom någon utbetalning inte skett.

Personalkostnader avseende sjuklöner (bruttolön, semesteravsättning och arbetsgivaravgifter m.m.) i en näringsverksamhet är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de personalkostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader. Utgifter för sjuklöner som betalas ut i månaden efter intjänandemånaden är upplupna kostnader som skall periodiseras i bokslutet.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av personalkostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och män. Om företaget har anställda i flera länder, skall medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land anges.

Uppgift skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret och om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktören och andra personer i företagets ledning.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

Exempel: bokföra sjuklöner till kollektivanställda arbetare (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för februari år 2010 betalat ut en sjuklön om om 34 192 SEK ((100000*12/365)*13*80%) till kollektivanställda arbetare som varit sjuka under hela januari år 2010. Den normala månadslönen för januari år 2010 hade varit 100 000 SEK, löneavdraget för karensdagen var 3 288 SEK (100000*12/365) och löneavdraget för övriga 30 kalenderdagar är 98 630 SEK ((100000*12/365)*30).

Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 10 005 SEK (jämkning 31 %), nettolönen blir 22 269 SEK (32274-10005) och arbetsgivaravgiften uppgick till 10 140 SEK (31,24 %). I samband med löneutbetalningen görs en semesteravsättning om 12 000 SEK (12 %*100000) och arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen uppgår till 3 770 SEK (31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		22 269
2710	Personalskatt		10 005
7011	Löner till kollektivanställda		1 918
7081	Sjuklöner till kollektivanställda	34 192
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		10 140
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	10 140
2920	Upplupna semesterlöner		12 000
7090	Förändring av semesterlöneskuld	12 000
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter		3 770
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	3 770

Exempel: bokföra sjuklöner till tjänstemän (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för februari år 2010 betalat ut en sjuklön om om 34 192 SEK ((100000*12/365)*13*80%) till tjänstemän som varit sjuka under hela januari år 2010. Den normala månadslönen för januari år 2010 hade varit 100 000 SEK, löneavdraget för karensdagen var 3 288 SEK (100000*12/365) och löneavdraget för övriga 30 kalenderdagar är 98 630 SEK ((100000*12/365)*30).

Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 10 005 SEK (jämkning 31 %), nettolönen blir 22 269 SEK (32274-10005) och arbetsgivaravgiften uppgick till 10 140 SEK (31,24 %). I samband med löneutbetalningen görs en semesteravsättning om 12 000 SEK (12 %*100000) och arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen uppgår till 3 770 SEK (31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		22 269
2710	Personalskatt		10 005
7211	Löner till tjänstemän		1 918
7281	Sjuklöner till tjänstemän	34 192
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		10 140
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	10 140
2920	Upplupna semesterlöner		12 000
7291	Förändring semesterlöneskuld tjänstemän	12 000
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter		3 770
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	3 770

Exempel: bokföra sjuklöner till företagsledare (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för februari år 2010 betalat ut en sjuklön om om 34 192 SEK ((100000*12/365)*13*80%) till företagsledare som varit sjuka under hela januari år 2010. Den normala månadslönen för januari år 2010 hade varit 100 000 SEK, löneavdraget för karensdagen var 3 288 SEK (100000*12/365) och löneavdraget för övriga 30 kalenderdagar är 98 630 SEK ((100000*12/365)*30).

Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 10 005 SEK (jämkning 31 %), nettolönen blir 22 269 SEK (32274-10005) och arbetsgivaravgiften uppgick till 10 140 SEK (31,24 %). I samband med löneutbetalningen görs en semesteravsättning om 12 000 SEK (12 %*100000) och arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen uppgår till 3 770 SEK (31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		22 269
2710	Personalskatt		10 005
7221	Löner till företagsledare		1 918
7282	Sjuklöner till företagsledare	34 192
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		10 140
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	10 140
2920	Upplupna semesterlöner		12 000
7292	Förändring semesterlöneskuld företagsledare	12 000
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter		3 770
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	3 770

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2012/10/12

Kontakta bokforingstips.se