Bokföra semesterlön och semesterersättning (bokföring med exempel)

Arbetsgivare är enligt semesterlagen (1977:480) skyldiga att betala ut semesterlön under semesterledigheten och semesterersättning när en anställd slutar i den mån betald semester har tjänats in.

Semesterlagen (1977:480) ger enligt huvudregeln alla anställda rätt till 25 lediga semesterdagar under varje semesterår men semesterrätten är enbart 5 dagar om anställningen påbörjats efter den 31 augusti under ett semesterår.

Semesterlönen är enligt semesterlagen (1977:480) 12 % av den semesterlönegrundande lönen under intjänandeåret enligt procentregeln eller 5,03 % av månadslönen per semesterdag enligt sammalöneregeln. När procentregeln tillämpas skall en anställd tillgodoräknas ordinarie lön under den semesterlönegrundande frånvarotiden. När semesterlagen (1977:480) tillämpas görs en semesteravsättning med 12 % av den semesterlönegrundande lönen oberoende av om procentregeln eller sammalöneregeln tillämpas.

En anställd kan enligt kollektivavtal och/eller anställningsavtal ha rätt till en längre semesterledighet än 25 arbetsdagar (5 veckor) och en högre semesterlön än 12 % av den semesterlönegrundande lönen. I kollektivavtal är det vanligt att "sammalöneprincipen" tillämpas för semesterlön och då är det antalet intjänade betalda semesterdagar som bestämmer storleken på semesterlönen.

I kollektivavtal innebär "sammalöneprincipen" att semesterlönen utgör 5,4 % av månadslönen per betald semesterdag (4,6 % + ett semestertillägg om 0,8 %). När "sammalöneprincipen" enligt kollektivavtal tillämpas skall semesteravsättningen göras med cirka 0,5 % per betald semesterdag enligt semesterrätten. Om semesterrätten är 25 dagar skall semesteravsättningen vara 12,5 % (0,5*25) och om semesterrätten är 28 dagar skall semesteravsättningen vara 14 % (0,5*28).

En anställd tjänar in till betalda semesterdagar och till semesterlön under semesterårets intjänandeår. Semesteråret sträcker sig enligt semesterlagen (1977:480) från och med den 1 april år ett till och med den 31 mars år två och intjänandeåret är den period om 12 månader som föregår semesteråret.

En enskild näringsidkare, en delägare i ett handelsbolag eller en delägare i ett kommanditbolag får inte vara anställd i den egna firman eller bolaget och får inte heller erhålla semesterlön från den egna firman eller bolaget. Delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag beskattas för vinsten i firman eller bolaget och gör egna uttag för att få pengar till privata levnadskostnader.

Utbetald semesterlön och semesterersättning är skattegrundande lön som utgör underlag för arbetsgivaravgift och avdragen preliminärskatt. Semesterlönen, arbetsgivaravgiften och preliminärskatten skall redovisas i skattedeklaration och personalskatterna skall betalas till skatteverket. Avdraget för preliminärskatt på semesterlönen skall av huvudarbetsgivaren göras enligt skattetabell.

Personalkostnaden avseende semesterlön och semesterersättning bokförs som en semesteravsättning när semesterlönen tjänas in i samband med det att arbete utförs åt arbetsgivaren. När semesterlön eller semesterersättning betalas ut och bokförs så återjusteras tidigare bokförd semesteravsättning vilket gör att personalkostnaden blir i det närmaste noll när semesterlön eller semesterersättning bokförs.

Klassificering
En redovisningsenhet kan betala ut förskottssemester till en anställd som ännu inte har tjänat in en tillräckligt hög semesterlön. En utbetalning av semesterlön under förskottssemester utgör en fordran på den anställde som skrivs av om anställningen inte upphör inom fem år från anställningstidpunkten eller tidpunkten för förskottssemestern.

Semesterlön och semesterersättning bokförs lika oberoende av vilka lagregler som gäller eller vilket kollektivtalavtal som tillämpas. Skillnader kan uppstå när det gäller storleken på semesteravsättningen och storleken på semesterlönen eller semesterersättningen men principerna för bokföringen är desamma.

En utbetalning av semesterlön för förskottssemester bokförs normalt som en kostnad även om det är mest korrekt att bokföra utgiften för förskottssemester som en fordran på anställda (tillgång) fram tills dess att fordringen återbetalas eller skrivs av.

Kostnader för semesterlön och semesterersättning till anställda klassificeras som personalkostnader och bokförs olika beroende på om semesterlönen betalas ut till kollektivanställda arbetare eller tjänstemän och företagsledare. Kostnader för semesterlön och semesterersättning till kollektivanställda arbetare bokförs i kontogrupp 70 och kostnader för semesterlön och semesterersättning till tjänstemän och företagsledare bokförs i kontogrupp 72.

Den del av utgiften för semesterlöner och semesterersättningar som betalas ut till anställda (nettolönen) bokförs mot kassa & bank i kontogrupp 19 och den del som avser preliminär a-skatt bokförs mot ett skuldkonto för personalskatter i kontogrupp 27. När semesterlön och semesterersättningar bokförs så återjusteras tidigare bokförda kostnader för semesteravsättningar och arbetsgivaravgifter på semesteravsättningar avseende den uttagna semsterlönen.

Kontogrupp 19 - Kassa och bank
Kontogrupp 27 - Personalens skatter, avgifter och löneavdrag
Kontogrupp 70 - Löner till kollektivanställda
Kontogrupp 72 - Löner till tjänstemän och företagsledare
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en personalkostnad för semesterlön och semesterersättning när anställda har tjänat in till semesterlönen om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En personalkostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigt utbetald lön eller dyligt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

En redovisningsenhet måste göra en avstämning av semesterlöneskulden minst en gång per räkenskapsår mellan en rapport från löneprogrammet och mellan konton för semesterlöneskuld i bokföringen. Denna avstämning kan leda till att bokföringsmässiga justeringar måste göras på grund av att det kan bli differenser mellan bokförda semesteravsättningar och återjusterade semesteravsättningar samt mellan bokförd arbetsgivaravgift på semesteravsättningar och återjusterad arbetsgivaravgift på semesteravsättningar.

Värdering
En utgift för semesterlön och semesterersättning värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till anställda. En kostnad för semesterlön och semesterersättning värderas till det verkliga värdet av intjänad semesterlön under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för semesterlöner.

Moms och beskattning
Det är ingen moms (0 %) på utgifter som avser semesterlön och semesterersättning. När det gäller redovisning och betalning av personalskatter, preliminär a-skatt och arbetsgivaravgifter, tillämpas kontantprincipen som innebär att endast utbetalda ersättningar utgör underlag för personalskatterna. Personalskatter skall redovisas och betalas på utbetalda semesterlöner och semesterersättningar.

En redovisningsenhet skall från den kontanta bruttolönen göra avdrag för preliminär a-skatt enligt skattetabell, engångsskattetabell eller jämkning. Avdraget för den preliminära a-skatten beräknas på kontant bruttolön och skattepliktiga förmåner. Den avdragna preliminärskatten redovisas i en skattedeklaration för arbetsgivare och skall betalas till skatteverket.

En redovisningsenhet skall i skattedeklaration redovisa och till skatteverket betala arbetsgivaravgift beräknad på kontant bruttolön och skattepliktiga förmåner avseende semesterlöner och semesterersättningar.

Personalkostnader avseende semesterlön (bruttolön, semesteravsättning och arbetsgivaravgifter m.m.) i en näringsverksamhet är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de personalkostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av personalkostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och män. Om företaget har anställda i flera länder, skall medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land anges.

Uppgift skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret och om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktören och andra personer i företagets ledning.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

Exempel: bokföra semesterlön till kollektivanställd arbetare (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har betalat ut semesterlön till en kollektivanställd arbetare som har en månadslön om 20 000 SEK. Arbetaren har under den föregående månaden tagit ut 10 betalda semesterdagar och för detta har ett löneavdrag gjorts med 9 200 SEK ((4,6%*20 000)*10 dagar). Semesterlönen är 9 200 SEK ((4,6%*20 000)*10 dagar) plus ett semestertillägg om 1 600 SEK ((0,8%*20 000)*10 dagar) vilket ger en total semesterlön om 10 800 SEK (9200+1600).

Bruttolönen är 21 600 SEK, avdrag för preliminärskatt görs med 6 696 SEK (31 %*21600) och arbetsgivaravgiften är 6 786 (31,42 %*21600). Semesteravsättningen avseende den här löneutbetalningen är 1 296 SEK ((20000-9200)*12 %) och tidigare gjorda semesteravsättningar skall justeras bort med 10 416 SEK (((20000*12)-(920*25))*12 %*(10/25)) vilket ger en semesteravsättning om - 9 120 SEK. Arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen är -2 865 SEK (-9120*31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		14 904
2710	Personalskatt		6 696
7011	Löner till kollektivanställda	10 800
7082	Semesterlöner till kollektivanställda	10 800
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		6 786
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	6 786
2920	Upplupna semesterlöner	9 120
7090	Förändring av semesterlöneskuld		9 120
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter	2 865
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder		2 865

Exempel: bokföra semesterlön till tjänsteman (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har betalat ut semesterlön till en tjänsteman som har en månadslön om 20 000 SEK. Tjänstemannen har under den föregående månaden tagit ut 10 betalda semesterdagar och för detta har ett löneavdrag gjorts med 9 200 SEK ((4,6%*20 000)*10 dagar). Semesterlönen är 9 200 SEK ((4,6%*20 000)*10 dagar) plus ett semestertillägg om 1 600 SEK ((0,8%*20 000)*10 dagar) vilket ger en total semesterlön om 10 800 SEK (9200+1600).

Bruttolönen är 21 600 SEK, avdrag för preliminärskatt görs med 6 696 SEK (31 %*21600) och arbetsgivaravgiften är 6 786 (31,42 %*21600). Semesteravsättningen avseende den här löneutbetalningen är 1 296 SEK ((20000-9200)*12 %) och tidigare gjorda semesteravsättningar skall justeras bort med 10 416 SEK (((20000*12)-(920*25))*12 %*(10/25)) vilket ger en semesteravsättning om - 9 120 SEK. Arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen är -2 865 SEK (-9120*31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		14 904
2710	Personalskatt		6 696
7211	Löner till tjänstemän	10 800
7285	Semesterlöner till tjänstemän	10 800
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		6 786
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	6 786
2920	Upplupna semesterlöner	9 120
7291	Förändring av semesterlöneskuld tjänstemän		9 120
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter	2 865
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder		2 865

Exempel: bokföra semesterersättning till tjänsteman (löneutbetalning)
En tjänsteman har slutat sin anställning och har erhållit en semesterersättning om 50 000 SEK i en löneutbetalning. Bruttolönen är 50 000 SEK, avdrag för preliminärskatt görs med 15 500 SEK (31 %*50000), nettlönen är 34 500 SEK och arbetsgivaravgiften är 15 710 SEK (31,42 %*50000).

Tidigare gjorda semesteravsättningar återjusteras med samma belopp som den utbetalda semesterersättningen om 50 000 SEK och en återjustering görs även för upplupen arbetsgivaravgift med 15 710 SEK (31,42 %*50000).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		34 500
2710	Personalskatt		15 500
7285	Semesterlöner till tjänstemän	50 000
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		15 710
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	15 710
2920	Upplupna semesterlöner	50 000
7292	Förändring semesterlöneskuld företagsledare		50 000
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter	15 710
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder		15 710

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2010/03/30

Kontakta bokforingstips.se