Bokföra reseräkning och kostnadsersättning för tjänsteresa (bokföring med exempel)

En reseräkning upprättas när en anställd eller en delägare har varit på en tjänsteresa och är ett dokument med information om tjänsteresan som utgör underlag för utbetalning av kostnadsersättning.

I en reseräkning finns det information om när tjänsteresan startade och slutade, vad syftet med tjänsteresan var och destinationen för tjänsteresan. I en reseräkning redovisas utgifter som en anställd eller en delägare betalat med egna medel och andra merkostnader som den anställde eller delägaren kräver kostnadsersättning för.

Utgifter förknippade med en tjänsteresa som en anställd eller delägare betalt för med egna medel kan exempelvis vara utgifter för taxi, buss, tåg, hotell, representation och flyg. I en reseräkning tas även den milersättning och det traktamente som en anställd eller en delägare kräver ersättning för upp.

En anställd eller en delägare som kräver kostnadsersättning för utgifter som har erlagts med egna medel vid en tjänsteresa måste bifoga fakturor och kvitton till reseräkningen för att utgifterna skall kunna verifieras och bokföras.

En redovisningsenhet kan betala ut skattefria kostnadsersättningar för milersättning, traktamente och utgifter som den anställde eller delägaren har betalt med privata medel i samband med en tjänsteresa. Ersättningar som betalas utöver tillåtna skattefria schablonvärden eller ersättningar som betalas utöver gjorda utlägg vid tjänsteresan är skattepliktiga ersättningar. Skattefri kostnadsersättning för gjorda utlägg avser endast utgifter som är att anse som företagets utgifter i samband med en tjänsteresa.

För en anställd sker normalt utbetalningen av kostnadsersättning i samband med löneutbetalningen och därför bokförs de enskilda verifikationerna för egna utlägg mot ett konto för skuld till anställda. Vid löneutbetalningen när kostnadsersättningen för egna utlägg betalas så kvittas denna skuld ut samtidigt som även milersättning och traktamente eventuellt betalas ut.

För enskilda näringsidkare, delägare i handelsbolag och delägare i kommanditbolag bokförs normalt hela reseräkningen med bifogade kvitton mot ett konto för bank om direktutbetalning sker eller mot ett konto för egen insättning.

Klassificering
En utgift vid tjänsteresa som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

Den del av en utgift för tjänsteresa som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald.

Resekostnader klassificeras normalt som övriga externa kostnader och bokförs i kontogrupp 58. Kostnadsersättningar för traktamente och milersättning till anställda klassificeras som personalkostnader och bokförs i kontogrupp 73. Kostnadsersättningar för traktamente och milersättning till delägare som inte är anställda klassificeras normalt som övriga externa kostnader och bokförs i kontogrupp 58.

Kontogrupp 58 - Resekostnader
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för tjänsteresor när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigheter eller dyligt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för tjänsteresor värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. En kostnad för tjänsteresor värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för tjänsteresor.

Moms och beskattning
Den generella momssatsen på utgifter vid tjänsteresa i Sverige är 25 % men momssatsen på hotellrum är 12 % och momssatsen är 6 % på biljetter för tåg, flyg, buss och taxitransporter av människor. Momsen på utgifter vid tjänsteresa i Sverige är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person.

Fysiska och juridiska personer som inte är momsregistrerade bokför den ingående momsen på det konto som används för att bokföra utgiften. Utländsk moms som har betalats vid tjänsteresa utomlands är inte avdragsgill som ingående moms utan som en kostnad fram till dess att den återbetalas från en utländsk skattemyndighet.

En momsregistrerad person skall redovisa den ingående momsen som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms men utgiften för tjänsteresor skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

Om en redovisningsenhet har betalat frukost, lunch och/eller middag åt en person vid tjänsteresa skall avdrag göras från det skattefria traktamentet och en skattepliktig kostförmån tas upp till beskattning enligt schablonvärden fastställda av Skatteverket. Schablonvärdena avser normala måltider och andra måltider (finare måltider) skall värderas till marknadsvärdet inklusive moms som normalt utgörs av den verkliga kostnaden inklusive moms för måltiden.

Milersättning och traktamente som betalas ut utöver tillåtna skattefria gränsvärden är skattepliktiga ersättningar som beskattas som vanlig lön för en anställd och som en intäkt för en delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag. En delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag redovisar normalt skattepliktiga milersättningar och traktamenten som ej avdragsgilla kostnader eller egna uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Resekostnader vid tjänsteresor i en näringsverksamhet är skattemässigt avdragsgilla kostnader i inkomstdeklarationen i inkomstslaget näringsverksamhet. Kostnader för extern representation är skattemässigt avdragsgilla upp till fastställda gränsvärden och överskjutande kostnad får inte dras av som en kostnad i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och män. Om företaget har anställda i flera länder, skall medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land anges.

Uppgift skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret och om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktören och andra personer i företagets ledning.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

Gratis mall för reseräkning

Exempel: bokföra kostnad för utlägg av anställd vid tjänsteresa (skuld till anställd)
En anställd har varit på tjänsteresa under 3 hela dagar år 2010 och har fyllt i en reseräkning samt bifogat kvitto för hotell och representation som den anställde har betalt med egna medel. Kvittona för hotell och representation separeras från reseräkningen och bokförs separat. Kostnadsersättningen för utlägg, milersättning och traktamente betalas ut i samband med löneutbetalningen. Kvittot för representation var på 1 250 SEK inklusive moms där 250 SEK (25 %) avser moms. Det var två personer närvarande vid representationen och därför är 180 SEK exklusive moms (90*2) skattemässigt avdragsgillt.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2822	Bankgiro, affärsbanken		1 250
2641	Ingående moms sv	45
6071	Representation, avdragsgill	180
6072	Representation, ej avdragsgill	1 025

Exempel: bokföra kostnad för utlägg av anställd vid tjänsteresa (skuld till anställd)
En anställd har varit på tjänsteresa under 3 hela dagar år 2010 och har fyllt i en reseräkning samt bifogat kvitto för hotell och representation som den anställde har betalt med egna medel. Kvittona för hotell och representation separeras från reseräkningen och bokförs separat. Kostnadsersättningen för utlägg, milersättning och traktamente betalas ut i samband med löneutbetalningen. Kvittot för hotell var på 3 360 SEK inklusive moms där 360 SEK (12 %) avser moms.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2822	Reseräkningar		3 360
2641	Ingående moms sv	360
5831	Kost och logi i Sverige	3 000

Exempel: bokföra reseräkning för delägare (skuld till delägare i AB eller EK)
En redovisningsenhet har erhållit en reseräkning och ett kvitto avseende hotellrum under en tjänsteresa som har betalats av en delägare som inte är anställd (delägare i aktiebolag eller ekonomisk förening). Delägaren skall ha skattefritt traktamente för 3 hela dagar om 630 SEK (210*3) och skattefri milersättning om 3 700 SEK (18,5*200). Hotellkvittot är på 3 360 SEK där momsen uppgår till 360 SEK (12 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2891	Avräkning, HK		7 690
2641	Ingående moms sv	360
5831	Kost och logi i Sverige	3 000
5841	Bilersättning, avdragsgill	3 700
5843	Traktamente sv, avdragsgill	630

Exempel: bokföra reseräkning för delägare (egen insättning)
En redovisningsenhet har erhållit en reseräkning och ett kvitto avseende hotellrum under en tjänsteresa som har betalats av en delägare som inte är anställd (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag). Delägaren skall ha skattefritt traktamente för 3 hela dagar om 630 SEK och skattefri milersättning om 3 700 SEK (18,5*200). Hotellkvittot är på 3 360 SEK, momsen uppgår till 360 SEK (12 %) och kvittot bokförs som en egen insättning. Delägaren skall även ha ett skattepliktigt traktamente om 300 SEK (100*3) och skattepliktig milersättning om 2 000 SEK (10*200) enligt avtal med andra delägare.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2018	Egen insättning		9 990
2641	Ingående moms sv	360
5831	Kost och logi i Sverige	3 000
5841	Bilersättning, avdragsgill	3 700
5842	Bilersättning, ej avdragsgill	2 000
5843	Traktamente sv, avdragsgillt	630
5842	Traktamente sv, ej avdragsgillt	300

Exempel: bokföra kostnadsersättning till anställda (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för februari år 2010 betalat ut en bruttolön om 100 000 SEK till tjänstemän och skattefria kostnadsersättningar för bilersättning, traktamente och utlägg. Kostnadsersättningen för hotellkvittot är 3 360, kostnadsersättningen för representation är 1 250 SEK, det skattefria traktamentet är 630 SEK (3*210), den skattefria bilersättningen är 3 700 SEK (18,5*200) och det skattepliktiga traktamentet är 1 500 SEK (3*500). Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 31 465 SEK (101500*31 %), nettolönen blir 78 975 SEK (110440-31465) och arbetsgivaravgiften uppgick till 31 891 SEK (101500*31,42 %). I samband med löneutbetalningen görs en semesteravsättning om 12 180 SEK (12 %) och arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen uppgår till 3 826 SEK (31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		78 975
2710	Personalskatt		31 465
7211	Löner till tjänstemän	100 000
2822	Reseräkningar	4610
7321	Skattefria traktamenten, Sverige	630
7322	Skattepliktiga traktamenten, Sverige	1 500
7331	Skattefria bilersättningar	3 700
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		31 891
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 891
2920	Upplupna semesterlöner		12 180
7291	Förändring semesterlöneskuld tjänstemän	12 180
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter		3 826
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	3 826

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2019/12/18

Kontakta bokforingstips.se