Bokföra resekostnader och utgifter för tjänsteresa (bokföring med exempel)

Resekostnader uppstår i redovisningsenheter vid tjänsteresor till kunder, leverantörer och olika evenemang på grund av utgifter som uppkommer vid tjänsteresor.

En tjänsteresa leder till resekostnader som uppstår till följd av utgifter för biljetter (flyg, tåg, buss), hyrbil, hotellrum, representation och milersättningar med mera. En tjänsteresa är en resa som görs inom ramen för en redovisningsenhets näringsverksamhet och därmed anses de utgifter som uppstår i samband med en tjänsteresa tillhöra redovisningsenheten.

Utgifter vid en tjänsteresa kan betalas direkt av en redovisningsenhet med hjälp av betalkort eller via leverantörsfaktura. Vissa utgifter eller alla utgifter vid en tjänsteresa kan också betalas av en anställd eller delägare privat.

En tjänsteresa kan berättiga en anställd eller delägare till att erhålla skattefria kostnadsersättningar såsom skattefritt traktamente och skattefri milersättning. En anställd eller en delägare kan lämna upplysningar om en tjänsteresa på en reseräkning för att få rätt till skattefria kostnadsersättningar för traktamente, milersättning och för utgifter som den anställde eller delägaren har betalt med privata medel.

Om en anställd eller en delägare har betalt för utgifter med privata medel så kan denna person erhålla skattefri kostnadsersättning mot uppvisande av kvitton. Utbetalningen kan göras direkt till personens privata bankkonto eller i samband med löneutbetalningen.

Kvitton och fakturor avseende en tjänsteresa kan bokföras mot ett konto för leverantörsskuld, mot ett konto för bank om utbetalning görs direkt, mot ett skuldkonto till anställda om utbetalning sker vid löneutbetalning eller mot ett konto för egen insättning om ingen utbetalning sker till delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag.

Klassificering
En utgift vid tjänsteresa som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

Den del av en utgift för tjänsteresa som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald.

Resekostnader klassificeras normalt som övriga externa kostnader och bokförs i kontogrupp 58. Kostnadsersättningar för traktamente och milersättning till anställda klassificeras som personalkostnader och bokförs i kontogrupp 73. Kostnadsersättningar för traktamente och milersättning till delägare som inte är anställda klassificeras normalt som övriga externa kostnader och bokförs i kontogrupp 58.

Kontogrupp 58 - Resekostnader
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad i resultaträkningen när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför utgifter för tjänsteresa när utbetalning gjorts och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför utgifter för tjänsteresa per fakturadatumet på leverantörsfakturan eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Löneutbetalningar registreras ett löneprogram och avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för personalskulder i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för en tjänsteresa värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en leverantör, anställd eller delägare. En resekostnad värderas till det verkliga värdet av förbrukade (utnyttjade) resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för tjänsteresor.

Moms och beskattning
Den generella momssatsen på utgifter vid tjänsteresa i Sverige är 25 % men momssatsen på hotellrum är 12 %, momssatsen för restaurangbesök är 12 % och momssatsen är 6 % på biljetter för tåg, flyg, buss och taxitransporter av människor. Momsen på utgifter vid tjänsteresa i Sverige är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person.

Fysiska och juridiska personer som inte är momsregistrerade bokför den ingående momsen på det konto som används för att bokföra utgiften. Utländsk moms som har betalats vid tjänsteresa utomlands är inte avdragsgill som ingående moms utan som en kostnad fram till dess att den återbetalas från en utländsk skattemyndighet.

En momsregistrerad person skall redovisa den ingående momsen som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms men utgiften för tjänsteresor skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

Om en redovisningsenhet har betalat frukost, lunch och/eller middag åt en person vid tjänsteresa skall avdrag göras från det skattefria traktamentet och en skattepliktig kostförmån tas upp till beskattning enligt schablonvärden fastställda av Skatteverket.

Resekostnader vid tjänsteresor i en näringsverksamhet är skattemässigt avdragsgilla kostnader i inkomstdeklarationen i inkomstslaget näringsverksamhet. Kostnader för extern representation är skattemässigt avdragsgilla upp till fastställda gränsvärden och överskjutande kostnad från inte dras av som en kostnad i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

Exempel: bokföra flygbiljett enligt leverantörsfaktura (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura från ett flygbolag avseende en flygbiljett vid en tjänsteresa om 2 120 SEK inklusive moms. Momsen är 120 SEK (6 %) och biljettvärdet är 2 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		2 120
2641	Ingående moms sv	120
5810	Biljetter	2 000

Exempel: bokföra resekostnad betald av anställd eller delägare (direktbetalning)
En redovisningsenhet har erhållit ett kvitto avseende hotellrum under en tjänsteresa som har betalats av en anställd eller delägare. Hotellkvittot är på 3 360 SEK, momsen uppgår till 360 SEK (12 %) och utbetalning har gjorts till privatkonto.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		3 360
2641	Ingående moms sv	360
5831	Kost och logi i Sverige	3 000

Exempel: bokföra resekostnad betald av delägare (egen insättning)
En redovisningsenhet har erhållit ett kvitto avseende hotellrum under en tjänsteresa som har betalats av en enskild näringsidkare. Hotellkvittot är på 3 360 SEK, momsen uppgår till 360 SEK (12 %) och kvittot bokförs som en egen insättning.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2018	Egen insättning		3 360
2641	Ingående moms sv	360
5831	Kost och logi i Sverige	3 000

Exempel: bokföra resekostnad betald av anställd (skuld till anställd)
En redovisningsenhet har erhållit ett kvitto avseende hotellrum under en tjänsteresa som har betalats av en anställd. Hotellkvittot är på 3 360 SEK, momsen uppgår till 360 SEK (12 %) och kvittot bokförs som en skuld till anställd fram till dess att kostnadsersättning utbetalas i samband med löneutbetalning.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2822	Reseräkningar		3 360
2641	Ingående moms sv	360
5831	Kost och logi i Sverige	3 000

Exempel: bokföra kostnadsersättning till anställd (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i löneutbetalningen betalat ut en kostnadsersättning till en anställd som avser utlägg som har gjorts av den anställde vid tjänsteresa om 3 360 SEK. I den här konteringen visas inte övriga konteringar som görs vid en löneutbetalning.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		3 360
2822	Reseräkningar	3 360

Exempel: bokföra resekostnad vid resa utomlands (direktbetalning)
En redovisningsenhet har erhållit ett kvitto avseende hotellrum under en tjänsteresa i Kina, hotellrummet har betalats av en anställd. Totalbeloppet på hotellkvittot har räknats om till SEK i enlighet med valutakursen på dagen för kvittots utfärdande, det omräknade beloppet är 4 000 SEK inklusive utländsk moms.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		4 000
5832	Kost och logi i utlandet	4 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2021/01/04

Kontakta bokforingstips.se