Bokföra reklamation vid inköp och leverantörskreditfaktura (bokföring med exempel)

En reklamation vid inköp uppstår när en redovisningsenhet inte är nöjd med en leverantörs prestationer på grund av att varorna eller tjänsterna inte motsvarar det som har utlovats, detta kan innebära att en leverantörskreditfaktura skickas till en redovisningsenhet.

En giltig reklamation till en leverantör kan innebära att leverantören åtgärdar felet genom att reparera en vara, skicka en ny vara eller genom att utföra en tjänst igen. Om ett fel efter en giltig reklamation inte kan åtgärdas så kan en redovisningsenhet nöja sig med en prisnedsättning, delkreditering, eller vilja häva köpet och kräva fullständig återbetalning i form av en helkreditering.

En kreditering av en leverantör innebär att en redovisningsenhet erhåller en leverantörskreditfaktura från leverantören som helt eller delvis kvittar ut en leverantörsfaktura och att det som en redovisningsenhet har betalat för mycket återbetalas av leverantören. En leverantörskreditfaktura är en minusfaktura som innebär ett negativt inköp och en negativ utgift/kostnad i en redovisningsenhet.

Klassificering
En kreditering av ett inköp redovisas på motsatt sätt jämfört med hur utgiften bokfördes vid det ursprungliga inköpet av varan eller tjänsten. En kreditering innebär att kostnaderna minskar (krediteras) och att den ingående momsen eventuellt också minskar (krediteras), om avdrag för ingående moms gjordes vid inköpet. I baskontoplanen bokförs kostnader för varor och tjänster i kontoklass 4, 5 och 6.

Kontoklass 4 - Utgifter/kostnader för varor, material och vissa köpta tjänster
Kontoklass 5 till 6 - Övriga externa rörelseutgifter/kostnader

Erkännande
En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför en leverantörskreditfaktura när återbetalning sker och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför en leverantörskreditfaktura när leverantörskreditfakturan skapades eller när inbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En negativ utgift vid inköp värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som inbetalats och som väntas inbetalas från leverantören. En negativ kostnad avseende inköp värderas till det verkliga värdet av krediterade prestationer under en redovisningsperiod baserat på värdet av negativa utgifter för inköp.

Moms och beskattning
En momsregistrerad redovisningsenhet som har erhållit en leverantörskreditfaktura avseende en leverantörsfaktura för vilken redovisningsenheten tidigare har redovisat ingående moms skall återjustera den ingående momsen i motsvarande mån i enlighet med krediteringen.

Kostnader vid inköp av varor från Sverige är normalt alltid skattemässigt avdragsgilla kostnader i inkomstdeklarationen om dessa kostnader inte avser privat utnyttjade varor eller tjänster som inte har uttagsbeskattat. Uttagsbeskattning innebär att uttag av varor och tjänster bokförs som en vanlig försäljning eller att värdet för varorna och tjänsterna förmånsbeskattas i lönekörningen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader för varor och tjänster som hör till den aktuella redovisningsperioden, detta kan bland annat föranleda bokföring av lagerförändring, förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

Exempel: bokföra leverantörskreditfaktura från leverantör i Sverige (fakturametoden)
En leverantör har skapat en kreditfaktura på ett totalt värde om 12 500 SEK inklusive moms. Den ingående momsen är 2 500 SEK (25 %), varuvärdet är 9 000 SEK och frakter har krediterats med 1 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld	12 500
2641	Ingående moms SE		2 500
4011	Varuinköp		10 000

Exempel: bokföra återbetalning enligt leverantörskreditfaktura (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörskreditfaktura på ett totalt värde om 12 500 SEK inklusive moms som bokfördes mot kontot för leverantörsskuld. Redovisningsenheten hade tidigare redan betalat till leverantören och när leverantörskreditfakturan bokfördes skapades ett negativt saldo på kontot för leverantörsskuld. Nu bokförs återbetalningen från leverantören.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken	12 500
2440	Leverantörsskuld		12 500

Exempel: bokföra leverantörskreditfaktura från leverantör i Sverige (kontantmetoden)
En leverantör har skapat en kreditfaktura på ett totalt värde om 12 500 SEK inklusive moms. Den ingående momsen är 2 500 SEK (25 %), varuvärdet är 9 000 SEK och frakter har krediterats med 1 000 SEK. Återbetalningen från leverantören bokförs i samband med det att kreditfakturan bokförs.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken	12 500
2641	Ingående moms SE		2 500
4011	Varuinköp		10 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2017/12/08

Kontakta bokforingstips.se