Bokföra utgifter för presentkort till anställda (bokföring med exempel)

Presentkort som ges till anställda, uppdragstagare och delägare är skattepliktiga förmåner om det inte rör sig om julgåvor, jubileumsgåvor eller minnesgåvor i en annan form än pengar som lämnas till anställda.

Julgåvor, jubileumsgåvor och minnesgåvor i form av presentkort som ges till anställda eller uppdragstagare är under vissa förutsättningar skattefria. Presentkort som lämnas till delägare som inte är anställda är alltid skattepliktiga förmåner som skall tas upp till förmånsbeskattning.

Om en redovisningsenhet ger presentkort till personer som inte är anställda, inte är delägare eller inte är närstående till delägare är utgifterna för presentkorten inte skattemässigt avdragsgilla om det inte rör sig om representationsgåvor till kunder. Gåvor som lämnas till utomstående såsom kunder och leverantörer utan att det rör sig om ersättning för arbete är skattefria för mottagaren och därför medges inget skattemässigt avdrag för sådan gåvor.

Julgåvor, jubileumsgåvor och minnesgåvor till anställda eller uppdragstagare är skattefria om vissa förutsättningar är uppfyllda och om de av skatteverket fastställda gränsvärdena inte överskrids. Representationsgåvor till kunder är skattefria och kostnaderna för sådana gåvor är skattemässigt avdragsgilla upp till ett av skatteverket fastställt gränsvärde. Representationsgåvor måste ha ett samband med verksamheten och får inte lämnas i samband med helger eller kunders personliga högtidsdagar.

Skattefriheten för presentkort till anställda gäller aldrig presentkort som kan bytas mot pengar. Ett presentkort som en anställd betalar för med bruttolöneavdrag från månadslönen i exempelvis en löneväxling är aldrig skattefri eftersom det då finns en koppling mellan förmånen och kontant ersättning. Presentkort som inte avser en viss vara eller tjänst räknas som betalningsmedel och är därför inte skattefria för gåvomottagaren.

En skattepliktig förmån av presentkort skall beskattas i enlighet med förmånsvärdet som utgörs av marknadsvärdet inklusive moms. Marknadsvärdet är vad det skulle ha kostat den anställde eller delägaren att själv anskaffa presentkortet (den verkliga kostnaden).

Förmånsbeskattning för skattepliktiga presentkort innebär att förmånsvärdet skall beskattas som kontant bruttolön för en anställd och som en skattepliktig intäkt för en delägare som inte är anställd. För en anställd tas en skattepliktig förmån av presentkort upp på lönebeskedet och utgör underlag för avdrag av preliminär a-skatt och redovisning av arbetsgivaravgifter.

En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp en skattepliktig förmån av presentkort som utdelning i inkomstdeklarationen. En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp en skattepliktig förmån av presentkort som en skattepliktig intäkt i bokföringen eller enbart i inkomstdeklarationen beroende på vilket som föredras.

Enskilda näringsidkare, delägare i handelsbolag och delägare i kommanditbolag som har utgifter för presentkort till sig själva kan behandla dessa utgifter som egna uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Klassificering
En utgift för presentkort som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

En kostnad för en skattefri förmån av presentkort redovisas normalt som en personalkostnad i kontogrupp 76 och momsen redovisas som ingående moms (negativ skuld) för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En kostnad för en skattepliktig förmån av presentkort redovisas tillsammans med den ingående momsen i den kontogrupp som bäst motsvarar kostnadsslaget.

För anställda sker förmånsbeskattningen i lönekörningen och redovisas som en kostnad (debetering) och en negativ kostnad (kreditering) i kontogrupp 73. För redovisningsenheten innebär en förmånsbeskattning av anställda att arbetsgivaravgiften på förmånsvärdet blir en ytterligare kostnad utöver kostnaden för skattepliktiga presentkort.

För delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag redovisas förmånsbeskattningen som en intäkt till förmånsvärdet i kontogrupp 32 eller så redovisas en intäkt enbart i inkomstdeklarationen. En delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag kan redovisa utgiften för en skattepliktig förmån som ett eget uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Kontogrupp 32 - Huvudintäkter
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal
Kontogrupp 76 - Övriga personalkostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för presentkort när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigheter eller dyligt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för presentkort värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. En kostnad för presentkort värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för presentkort.

Moms och beskattning
Momssatsen på utgifter för presentkort motsvarar momssatsen för den vara eller tjänst som presentkortet avser, presentkort som inte avser en viss vara eller tjänst utgör ett betalningsmedel och har en momssats om 0 %.

En momsregistrerad person skall redovisa den ingående momsen som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms och utgiften för presentkort skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

En skattefri gåva av presentkort behöver inte tas upp till beskattning medan en skattepliktig gåva av presentkort skall tas upp till beskattning i enlighet med förmånsvärdet. Förmånsvärdet utgörs av marknadsvärdet inklusive moms som är det pris som en anställd eller en delägare måste betala för den skattepliktiga gåvan vilket normalt motsvaras av den verkliga kostnaden inklusive moms för redovisningsenheten.

Förmånsbeskattning för en anställd innebär att en skattepliktig gåva av presentkort skall beskattas som kontant bruttolön genom avdrag för preliminärskatt och redovisning av arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet. En anställd kan undvika förmånsbeskattning genom att helt och hållet betala för den skattepliktiga förmånen via ett nettolöneavdrag under förutsättning att redovisningsenheten redovisar en negativ (krediterad) kostnad avseende förmånsvärdet.

En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp en skattepliktig gåva av presentkort till förmånsvärdet som en skattepliktig intäkt i bokföringen eller enbart i inkomstdeklarationen. En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp en skattepliktig gåva av presentkort som utdelning i inkomstdeklarationen.

Kostnader för skattefria gåvor av presentkort är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen och kostnader för skattepliktiga gåvor av presentkort är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen när förmånsbeskattning sker.

Kostnader för gåvor av presentkort till personer som inte är anställda, inte är delägare eller inte är närstående till delägare är inte skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen om det inte rör sig om representationsgåvor. Kostnader för representationsgåvor till kunder är skattemässigt avdragsgilla med 300 SEK exklusive moms per person (år 2024/2023).

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och män. Om företaget har anställda i flera länder, skall medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land anges.

Uppgift skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret och om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktören och andra personer i företagets ledning.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

Exempel: bokföra utgift för skattefria presentkort till anställda (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 3 750 SEK som avser presentkort till 10 anställda som lämnas som julgåvor. Momsen är 750 SEK (25 %) och varuvärdet är 3 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		3 750
2641	Ingående moms	750
7631	Personalrepresentation, avdragsgill	3 000

Exempel: bokföra utgift för skattepliktigt presentkort till anställd (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 500 SEK (momsfri) som avser ett presentkort till en anställd som lämnas som sommargåva. Presentkortet är i sin helhet skattepliktigt eftersom det inte är en julgåva, jubileumsgåva eller minnesgåva. Förmånsbeskattningen sker i samband med löneutbetalningen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		500
7699	Övriga personalkostnader	500

Exempel: bokföra utgift för skattepliktiga presentkort till delägare (förmånsbeskattning)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 1 250 SEK (momsfri som avser två presentkort till två delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag). Redovisningsenheten bokför en intäkt motsvarande förmånsvärdet för att ta hänsyn till förmånsbeskattningen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		1 250
6991	Övriga externa kostnader, avdragsgilla	1 250
2011	Egna uttag av varor och tjänster, FK	625
2021	Egna uttag av varor och tjänster, JH	625
3219	Övriga förmåner 0 % sv		1 250

Exempel: bokföra utgift för skattepliktiga presentkort till delägare (eget uttag)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 1 250 SEK (momsfri) som avser två presentkort till två delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag). Redovisningsenheten bokför egna uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		1 250
2013	Egna uttag, FK	625
2023	Egna uttag, JH	625

Exempel: bokföra förmånsbeskattning av skattepliktigt presentkort till anställd (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för mars år 2010 betalat ut en bruttolön om 100 000 SEK till tjänstemän och tagit upp ett skattepliktigt presentkort om 500 SEK. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 31 155 SEK (jämkning 31 %), nettolönen blir 68 845 SEK (100000-31155) och arbetsgivaravgiften uppgick till 31 577 SEK (100500*31,42 %). I samband med löneutbetalningen görs en semesteravsättning om 12 000 SEK (12 %) och arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen uppgår till 3 770 SEK (31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		68 845
2710	Personalskatt		31 155
7211	Löner till tjänstemän	100 000
7389	Övriga kostnader för förmåner	500
7399	Motkonto skattepliktiga förmåner		500
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		31 577
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 420
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	157
2920	Upplupna semesterlöner		12 000
7291	Förändring semesterlöneskuld tjänstemän	12 000
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter		3 770
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	3 770

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2023/12/26

Kontakta bokforingstips.se