Bokföra personalvårdsförmåner och skattefri personalvårdsförmån (bokföring med exempel)

Personalvårdsförmåner är förmåner av enklare slag och av mindre värde som är skattefria för anställda medarbetare och styrelseledamöter men skattepliktiga för delägare som inte är anställda.

Personalvårdsförmåner är enklare åtgärder som genomförs för att skapa trivsel i arbetet eller som utges på grund av sedvänja inom en bransch eller inom ett yrke. Personalvårdsförmåner som ges till delägare som inte är anställda såsom enskilda näringsidkare, delägare i handelsbolag, delägare i kommanditbolag eller passiva delägare i andra företagsformer utgör skattepliktiga förmåner då dessa delägare inte utgör personal.

Personalvårdsförmåner måste vara åtgärder av enklare slag, måste erbjudas till alla anställda medarbetare och får inte kunna bytas mot kontant ersättning. Vad som är åtgärder av enklare slag måste bedömas från fall till fall med hänvisning till vad Skatteverket har godkänt som skattefria personalvårdsförmåner. Som skattefria personalvårdsförmåner räknas bland annat utgifter för gångstavar, motion, friskvård, massage, kaffe, kakor, gymkort och frukt.

Som personalvårdsförmåner räknas inte rabatter, förmåner som den anställde får byta ut mot kontant ersättning, förmåner som inte riktar sig till hela personalen, eller andra förmåner som den anställde får utanför arbetsgivarens arbetsplatser genom kuponger eller något motsvarande betalningssystem.

En förmån som en anställd betalar för med bruttolöneavdrag från månadslönen i exempelvis en löneväxling är aldrig en skattefri personalvårdsförmån eftersom det då finns en koppling mellan förmånen och kontant ersättning.

Klassificering
En utgift för personalvårdsförmåner som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

En kostnad för en skattefri personalvårdsförmån redovisas normalt som en personalkostnad i kontogrupp 76 och momsen redovisas som ingående moms (negativ skuld) för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En kostnad för en skattepliktig förmån redovisas tillsammans med den ingående momsen i den kontogrupp som bäst motsvarar kostnadsslaget, normalt i kontogrupp 76.

För delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag redovisas förmånsbeskattningen som en intäkt till förmånsvärdet i kontogrupp 34 eller så redovisas en intäkt enbart i inkomstdeklarationen.

Kontogrupp 34 - Försäljning, egna uttag
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal
Kontogrupp 76 - Övriga personalkostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för en personalvårdsförmån när resurser har förbrukats, om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigheter eller dylikt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för personalvårdsförmåner värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. En kostnad för personalvårdsförmåner värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för personalvårdsförmåner.

Moms och beskattning
Momssatsen på utgifter för personalvårdsförmåner kan vara 25 %, 12 %, 6 % eller 0 % och momsen är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En icke momsregistrerad person får göra avdrag för ingående moms som en kostnad.

Momsen på utgifter för skattepliktiga personalvårdsförmåner till delägare som inte är anställda är inte avdragsgill som ingående moms utan får dras av som en kostnad. Om en redovisningsenhet har gjort avdrag för moms som ingående moms avseende skattepliktiga förmåner måste den ingående momsen justeras alternativt utgående moms redovisas på det lägsta av anskaffningsvärdet (inköpspriset) och marknadsvärdet. Ingående moms justeras genom att bokföras som en kostnad.

En skattefri personalvårdsförmån behöver inte tas upp till beskattning medan en skattepliktig förmån skall tas upp till beskattning i enlighet med marknadsvärdet inklusive moms. Marknadsvärdet inklusive moms är det pris en delägare måste betala för att få tillgång till en skattepliktig förmån under en viss period.

En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp en skattepliktig förmån av personalvård till förmånsvärdet som en skattepliktig intäkt, i bokföringen eller enbart i inkomstdeklarationen. En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp en skattepliktig förmån av personalvård som utdelning, i lönekörningen eller enbart i delägarens inkomstdeklaration. Delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag kan undvika förmånsbeskattning genom att bokföra utgifterna för skattepliktiga personalvårdsförmåner som egna uttag i kontogrupp 20.

Kostnader för skattefria personalvårdsförmåner är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen och kostnader för skattepliktiga förmåner är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen när förmånsbeskattning sker.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden, detta kan bland annat föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer. Större företag skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om andelen kvinnor och andelen män av medelantalet anställda under räkenskapsåret och medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land, om företaget har anställda i flera länder.

Större företag ska enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktör och andra personer i företagets ledning. Fördelningen bland styrelseledamöter och bland övriga befattningshavare ska redovisas var för sig. Upplysningarna ska avse förhållandena på balansdagen.

Större företag ska enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om storleken av följande personalkostnader för räkenskapsåret:
1. löner och andra ersättningar, och
2. sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader.

Exempel: bokföra utgift för personalvårdsförmåner till anställda (kortbetalning)
En redovisningsenhet har enligt ett kvitto från en matvarubutik köpt in kaffe, frukt och kakor till fikarummet för 448 SEK inklusive moms. Betalning har skett med företagskortet, momsen är 48 SEK (12 %) och varuvärdet är 400 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1932	Företagskort, affärsbanken		448
2641	Ingående moms SE	48
7699	Övriga personalkostnader	400

Exempel: bokföra utgift för personalvårdsförmåner till anställda (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura från ett gym om 42 400 SEK inklusive moms som avser gymkort till företagets 10 anställda. Momsen är 2 400 SEK (6 %) och tjänstevärdet är 40 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		42 400
2641	Ingående moms SE	2 400
7699	Övriga personalkostnader	40 000

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig förmån av personalvård till delägare (förmånsbeskattning)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura från ett gym om 6 360 SEK som avser gymkort till två delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag). Momsen är 360 SEK (6 %), tjänstevärdet är 6 000 SEK och redovisningsenheten bokför en intäkt motsvarande förmånsvärdet för att ta hänsyn till förmånsbeskattningen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		6 360
6991	Övriga externa kostnader, avdragsgilla	6 360
2011	Egna uttag av varor och tjänster, FK	3 180
2021	Egna uttag av varor och tjänster, JH	3 180
3404	Egna uttag, momsfria		6 360

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig förmån av personalvård till delägare (eget uttag)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura från ett gym om 6 360 SEK som avser gymkort till två delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag). Momsen är 360 SEK (6 %), tjänstevärdet är 6 000 SEK och redovisningsenheten bokför egna uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		6 360
2013	Övriga egna uttag, FK	3 180
2023	Övriga egna uttag, JH	3 180

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2023/12/26

Kontakta bokforingstips.se