Bokföra personalrabatter och förmån av rabatt (bokföring med exempel)

Personalrabatter och andra rabatter som lämnas till anställda eller delägare är enligt huvudregeln skattepliktiga förmåner men kan under vissa förutsättningar vara skattefria förmåner för anställda.

Personalrabatter är avtal om prisavdrag på varor och tjänster mellan en redovisningsenhet och dess anställda som enligt huvudregeln är skattepliktiga förmåner. Rabatter som lämnas till delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag är alltid skattepliktiga förmåner eftersom dessa inte är personal (får ej vara anställda i eget företag).

En personalrabatt är enligt inkomstskattelagen (1999:1229) skattefri om den avser en vara eller tjänst som ingår i arbetsgivarens ordinarie utbud eller det ordinarie utbudet hos ett annat företag som ingår i samma koncern som arbetsgivaren, detta under förutsättning att:

- den inte utgör en direkt ersättning för arbete,
- den inte uppenbart överstiger den största rabatt som lämnas till företagets kunder,
- den inte uppenbart överstiger sedvanlig personalrabatt i branschen.

En personalrabatt är inte heller skattefri om rabatten får bytas ut mot kontant ersättning, förmånen inte riktar sig till hela personalen eller om rabatten gäller andra förmåner som den anställde får utanför arbetsgivarens arbetsplatser genom kuponger eller något motsvarande betalningssystem. En personalrabatt är antingen skattefri i sin helhet eller skattepliktig i sin helhet.

Klassificering
En utgift för en personalrabatt som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

En kostnad för en skattefri personalrabatt redovisas i den kontogrupp som bäst motsvarar kostnadsslaget och momsen redovisas som ingående moms (negativ skuld) för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En kostnad för en skattepliktig rabatt redovisas tillsammans med den ingående momsen i den kontogrupp som bäst motsvarar kostnadsslaget.

För anställda sker förmånsbeskattningen i lönekörningen och redovisas som en kostnad (debitering) och en negativ kostnad (kreditering) i kontogrupp 73 eller som en kostnad och en intäkt. För redovisningsenheten innebär en förmånsbeskattning av anställda att arbetsgivaravgiften på förmånsvärdet blir en ytterligare kostnad utöver förlusten på grund av rabatter.

För delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag redovisas förmånsbeskattningen (uttagsbeskattningen) som en intäkt till förmånsvärdet i kontogrupp 34 eller så redovisas en intäkt enbart i inkomstdeklarationen.

Kontogrupp 34 - Försäljning, egna uttag
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för rabatter och förmånsbeskattning när resurser har förbrukats, om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigheter eller dylikt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för en rabatt värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. En kostnad för en rabatt värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för rabatter.

Moms och beskattning
Momssatsen på utgifter för personalrabatter och andra rabatter är 25 %, 12 %, 6 % eller 0 % men någon utgående moms skall normalt inte redovisas vid förmånsbeskattning då inget avdrag för ingående moms görs för kostnader avseende skattepliktiga personalrabatter.

Om en redovisningsenhet har gjort avdrag för moms som ingående moms avseende skattepliktiga rabatter måste den ingående momsen justeras alternativt utgående moms redovisas på det lägsta av anskaffningsvärdet (inköpspriset) och marknadsvärdet. En justering av ingående moms innebär att den ingående momsen bokförs som en kostnad.

Momsen på utgifter för skattefria personalrabatter är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Momsen på utgifter för skattepliktiga rabatter är inte avdragsgill som ingående moms utan får dras av som en kostnad. En momsregistrerad person gör normalt avdrag för ingående moms avseende skattepliktiga rabatter men måste då redovisa utgående moms i samband med det att den rabatterade försäljningen bokförs. En icke momsregistrerad person bokför alltid ingående moms som en kostnad.

En skattepliktig förmån av rabatter skall beskattas i enlighet med förmånsvärdet som utgörs av marknadsvärdet inklusive moms för rabatten. Marknadsvärdet utgörs av skillnaden mellan marknadsvärdet inklusive moms och det som har betalats för en vara eller tjänst eller den procentuella rabatten multiplicerat med marknadsvärdet inklusive moms.

Förmånsbeskattning för en anställd innebär att en skattepliktig rabatt skall beskattas som kontant bruttolön genom avdrag för preliminärskatt och redovisning av arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet. En anställd kan undvika förmånsbeskattning genom att helt och hållet betala för den skattepliktiga förmånen via ett nettolöneavdrag. Avdrag för preliminär a-skatt görs bara i den mån det finns bruttolön att göra avdrag från, något avdrag för preliminär a-skatt görs inte om bara förmånen tas upp i lönekörningen.

En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp en skattepliktig rabatt till förmånsvärdet som en skattepliktig intäkt, i bokföringen eller enbart i inkomstdeklarationen. En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp en skattepliktig rabatt som utdelning, i lönekörningen eller enbart i inkomstdeklarationen.

Kostnader för skattefria personalrabatter är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen och kostnader för skattepliktiga rabatter är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen när förmånsbeskattning sker.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden, detta kan bland annat föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer. Större företag skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om andelen kvinnor och andelen män av medelantalet anställda under räkenskapsåret och medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land, om företaget har anställda i flera länder.

Större företag ska enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktör och andra personer i företagets ledning. Fördelningen bland styrelseledamöter och bland övriga befattningshavare ska redovisas var för sig. Upplysningarna ska avse förhållandena på balansdagen.

Större företag ska enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om storleken av följande personalkostnader för räkenskapsåret:
1. löner och andra ersättningar, och
2. sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader.

Exempel: bokföra utgift för personalrabatter och andra rabatter (fakturametoden)
En redovisningsenhet har enligt en leverantörsfaktura köpt in varor till ett värde om 12 500 SEK inklusive moms som utgör varor i återförsäljningsverksamheten. Momsen är 2 500 SEK (25 %) och varuvärdet är 10 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		12 500
2641	Ingående moms SE	2 500
4011	Varuinköp	10 000

Exempel: bokföra försäljning med skattefri personalrabatt till anställd (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har sålt en vara till en anställd med tillämpning av en skattefri personalrabatt om 20 %. Det ordinarie priset för varan är 2 500 SEK inklusive moms och med en rabatt om 20 % blir priset 2 000 SEK inklusive moms där 400 SEK (25 %) är moms. Konto 3734 har tilldelats en momskod för momspliktig försäljning 25 % så att det blir rätt i momsrapporten.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken	2 000
2611	Utgående moms SE, 25 %		400
3001	Försäljning inom Sverige, 25 %		2 000
3734	Lämnade personalrabatter, 25 %	400

Exempel: bokföra försäljning med skattepliktig personalrabatt till anställd (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har sålt en vara till en anställd med tillämpning av en skattepliktig personalrabatt om 100 %. Det ordinarie försäljningspriset för varan är 2 500 SEK inklusive moms (25 %) och inköpspriset för varan är 1 000 SEK exklusive moms då ett pålägg om 100 % tillämpas. Den tidigare avdragna ingående momsen om 250 SEK (25 %) måste återjusteras då inget avdrag för ingående moms tillåts avseende skattepliktiga förmåner av rabatter. Förmånsbeskattning sker i samband med löneutbetalningen till ett förmånsvärde om 2 500 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2641	Ingående moms SE		250
4011	Varuinköp	250
3001	Försäljning inom Sverige, 25 %		2 000
3734	Lämnade personalrabatter, 25 %	2 000

Exempel: bokföra försäljning med skattepliktig rabatt till delägare (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har sålt en vara till en delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag) med tillämpning av en skattepliktig rabatt om 100 %. Det ordinarie försäljningspriset för varan är 2 500 SEK inklusive moms (25 %) och inköpspriset för varan är 1 000 SEK exklusive moms då ett pålägg om 100 % tillämpas. Den tidigare avdragna ingående momsen om 250 SEK (25 %) måste återjusteras och detta görs genom att utgående moms om 250 SEK redovisas avseende uttaget.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2011	Egna uttag av varor och tjänster	2 500
2611	Utgående moms SE, 25 %		250
3401	Egna uttag momspliktiga, 25 %		1 000
3404	Egna uttag, momsfria		1 000

Exempel: bokföra förmånsbeskattning av personalrabatt till anställda (kostnadsmetod)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för mars år 2010 betalat ut en bruttolön om 100 000 SEK till tjänstemän och tagit upp en skattepliktig förmån av personalrabatter om 6 250 SEK. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 32 937 SEK (jämkning 31 %), nettolönen blir 67 063 SEK (100000-32937) och arbetsgivaravgiften uppgick till 33 383 SEK (106250*31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		67 063
2710	Personalskatt		32 937
7211	Löner till tjänstemän	100 000
7389	Övriga kostnader för förmåner	6 250
7399	Motkonto skattepliktiga förmåner		6 250
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		33 383
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 420
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	1 963

Exempel: bokföra förmånsbeskattning av personalrabatt till anställda (intäktsmetod)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för mars år 2010 tagit upp en skattepliktig förmån av personalrabatter om 6 250 SEK. Arbetsgivaravgiften uppgick till 1 963 SEK (6250*31,42 %), något avdrag för preliminär a-skatt görs inte då ingen lön betalades ut.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
7389	Övriga kostnader för förmåner	6 250
3004	Försäljning inom Sverige,momsfri		6 250
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		1 963
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	1 963

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2017/12/14

Kontakta bokforingstips.se