Bokföra personalkostnader och kostnader för anställda (bokföring med exempel)

Personalkostnader är värdet av alla de ersättningar som utgör kompensation för det arbete som de anställda har utfört åt en redovisningsenhet under en redovisningsperiod och andra kostnader som avser personalen.

Externa rörelsekostnader är värdet av förbrukade resurser avseende material, varor och tjänster under en redovisningsperiod som förbrukas i redovisningsenheten utan att säljas vidare till externa kunder.

Utgifter för personal är icke periodiserade och icke klassificerade värden som har utbetalats eller som förväntas utbetalas från en redovisningsenhet. Personalkostnader är det verkliga värdet av de ersättningar och utgifter som avser det arbete som de anställda har utfört i en redovisningsenhet under en redovisningsperiod.

Enligt bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2008:1 är en utgift bara det som företaget lämnar eller kommer att lämna, exklusive avdragsgill mervärdesskatt, och som direkt eller senare minskar företagets eget kapital och inte är en utbetalning till ägarna eller innehavare av instrument som är relaterade till aktierna. En kostnad är den del av utgiften som är hänförlig till räkenskapsåret.

Kostnader är enligt IFRS en minskning av ekonomiska fördelar under en redovisningsperiod i form av utbetalningar eller minskningar av tillgångarnas värden eller ökningar av skuldernas värden som resulterar i minskningar av det egna kapitalet på annat sätt än genom uttag från befintliga eller framtida aktieägare.

Klassificering
Enligt IFRS delas ersättningar till anställda in i kortfristiga respektive långfristiga ersättningar till anställda. Kortfristiga ersättningar till anställda är ersättningar som förfaller till betalning inom tolv månader efter utgången av den period under vilken de anställda har utfört de relaterade tjänsterna.

Personalkostnader klassificeras som löner, kostnadsersättningar, förmåner, pensionskostnader, sociala avgifter och övriga personalkostnader.

Kontogrupp 70 - Löner till kollektivanställda
Kontogrupp 72 - Löner till tjänstemän och företagsledare
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner
Kontogrupp 74 - Pensionskostnader
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal
Kontogrupp 76 - Övriga personalkostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en personalkostnad i resultaträkningen när personalen har utfört arbete åt redovisningsenheten om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En personalkostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ personalkostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämmningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för personal värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. En personalkostnad värderas till det verkliga värdet av ersättningar och utgifter som avser redovisningsperiodens arbete baserat på värdet av utgifter för personal.

Moms och beskattning
Det är ingen moms på ersättningar till anställda men det är 25 %, 12 %, 6 % eller 0 % på andra utgifter som en redovisningsenhet har för anställd personal. En redovisningsenhet skall i skattedeklaration redovisa och till skatteverket betala preliminär a-skatt och arbetsgivaravgift avseende ersättningar till personal.

En redovisningsenhet som betalar de anställdas privata utgifter skall normalt ta upp marknadsvärdet inklusive moms för dessa förmåner till beskattning i lönebesked och skattedeklaration. En redovisningsenhet som har tagit upp privata utgifter till förmånsbeskattning får bokföra dessa utgifter som skattemässigt avdragsgilla kostnader i bokföringen inklusive moms. Momsen på utgifter avseende förmåner är normalt inte avdragsgill som ingående moms utan som en kostnad.

En redovisningsenhet skall i inkomstdeklarationen redovisa särskild löneskatt på pensionskostnader och avkastningsskatt på en schablonränta avseende det ingåendet värdet av avsättningar till pensioner för räkenskapsåret. Den särskilda löneskatten och avkastningsskatten som skall betalas till Skatteverket är en skattemässigt avdragsgill kostnad i inkomstdeklarationen.

Personalkostnader är normalt skattemässigt avdragsgilla utgifter i inkomstdeklarationen om dessa kostnader inte avser privat utnyttjade varor eller tjänster som inte har uttagsbeskattat. Uttagsbeskattning innebär att uttag av varor och tjänster bokförs som en vanlig försäljning eller att värdet för varorna och tjänsterna förmånsbeskattas i lönekörningen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de personalkostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av personalkostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och män. Om företaget har anställda i flera länder, skall medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land anges.

Uppgift skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret och om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktör och andra personer i företagets ledning.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

Om företaget har träffat avtal om avgångsvederlag eller liknande förmåner till styrelseledamöter, verkställande direktören eller andra personer i företagets ledning, skall uppgift enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om avtalen och om de väsentligaste villkoren i avtalen. Uppgift skall lämnas om det sammanlagda beloppet av kostnader och förpliktelser som avser pensioner eller liknande förmåner till styrelseledamöter, verkställande direktören eller motsvarande befattningshavare.

Exempel: bokföra löner till tjänstemän och företagsledare (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för februari år 2010 betalat ut en bruttolön om 50 000 SEK till tjänstemän och en bruttolön om 50 000 SEK till företagsledare. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 31 000 SEK (jämkning 31 %), nettolönen blir 69 000 SEK (100000-31000) och arbetsgivaravgiften uppgick till 31 420 SEK (31,24 %). I samband med löneutbetalningen görs en semesteravsättning om 12 000 SEK (12 %) och arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen uppgår till 3 770 SEK (31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		69 000
2710	Personalskatt		31 000
7211	Löner till tjänstemän	50 000
7221	Löner till företagsledare	50 000
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		31 420
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 420
2920	Upplupna semesterlöner		12 000
7291	Förändring semesterlöneskuld tjänstemän	6 000
7292	Förändring semesterlöneskuld företagsledare	6 000
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter		3 770
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	3 770

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2010/02/16

Kontakta bokforingstips.se