Bokföra utgifter för personalfester och personalfest (bokföring med exempel)

En personalfest är att betrakta som intern representation och är en skattefri förmån för anställda, uppdragstagare och delägare under förutsättning att sammankomsten är kortvarig och tillfällig.

Personalfester är skattefria för anställda, uppdragstagare och delägare om sammankomsten är kortvarig och tillfällig. En kortvarig sammankomst får pågå i maximalt 1 vecka och med tillfällig menas att personalfester inte anordnas regelbundet med korta mellanrum (varje vecka eller varannan vecka).

Skatteverket medger endast avdrag för maximalt 2 personalfester per år och vid mer påkostade firmafester kan avdragsrätten reduceras eller helt uteslutas. För en personalfest finns det inget krav på att det måste finnas ett direkt samband med den näringsverksamhet som bedrivs såsom är fallet för annan representation.

Vid en skattefri personalfest medges inget skattemässigt avdrag för förtäring (år 2024/2023), avdrag medges för kringkostnader i enlighet med fastställda gränsvärden. En redovisningsenhet får skattemässigt göra avdrag även för familjemedlemmar och pensionerade anställda som deltar vid en personalfest. Något skattemässigt avdrag medges inte för utomstående såsom kunder eller leverantörer som deltar vid en personalfest.

Enskilda näringsidkare, delägare i handelsbolag och delägare i kommanditbolag som har utgifter för skattepliktiga personalfester till sig själva kan behandla dessa utgifter som egna uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Klassificering
En utgift för en personalfest som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

En kostnad för en skattefri förmån av personalfester redovisas normalt i kontogrupp 76 för anställda och i kontogrupp 69 för egenföretagare, momsen redovisas som ingående moms (negativ skuld) för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En kostnad för en skattepliktig förmån av personalfester redovisas tillsammans med den ingående momsen i kontogrupp 76 för anställda och i kontogrupp 69 för egenföretagare.

För anställda sker förmånsbeskattningen i lönekörningen och redovisas som en kostnad (debetering) och en negativ kostnad (kreditering) i kontogrupp 73. För redovisningsenheten innebär en förmånsbeskattning av anställda att arbetsgivaravgiften på förmånsvärdet blir en ytterligare kostnad utöver kostnaden för personalfesten.

För delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag redovisas förmånsbeskattningen som en intäkt till förmånsvärdet i kontogrupp 32 eller så redovisas en intäkt enbart i inkomstdeklarationen. En delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag kan redovisa utgiften för en skattepliktig förmån som ett eget uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Kontogrupp 32 - Huvudintäkter
Kontogrupp 69 - Övriga externa kostnader
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal
Kontogrupp 76 - Övriga personalkostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för personalfester när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigheter eller dyligt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för personalfester värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. En kostnad för personalfester värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för personalfester.

Moms och beskattning
Momssatsen på livsmedel är normalt 12 %. Momssatsen är 25 % på dricksvatten från vattenkran och på spritdrycker, vin och öl med högre alkoholhalt än folköl. Momssatsen vid restaurangbesök är 12 %. Momsen avseende skattefria personalfester är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En icke momsregistrerad person får göra avdrag för avdragsgill ingående moms som en kostnad. Momsunderlaget avseende förtäring (frukost, lunch, middag och supé) får maximalt uppgå till 300 SEK exklusive moms per person.

Momsen på utgifter för skattepliktiga personalfester är inte avdragsgill som ingående moms utan får dras av som en kostnad. Om en redovisningsenhet har gjort avdrag för moms som ingående moms avseende skattepliktiga förmåner måste den ingående momsen justeras alternativt utgående moms redovisas på det lägsta av anskaffningsvärdet (inköpspriset) och marknadsvärdet.

Skattefria personalfester behöver inte tas upp till beskattning medan en skattepliktig förmån av personalfester skall tas upp till beskattning i enlighet med förmånsvärdet. Förmånsvärdet för en skattepliktig kostförmån skall tas upp till beskattning i enlighet med av skatteverket fastställda schablonvärden. Schablonvärdena avser normala måltider, andra måltider (restaurangmat) och utgifter skall värderas till marknadsvärdet inklusive moms.

Förmånsbeskattning för en anställd innebär att skattepliktiga personalfester skall beskattas som kontant bruttolön genom avdrag för preliminärskatt och redovisning av arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet. En anställd kan undvika förmånsbeskattning genom att helt och hållet betala för den skattepliktiga förmånen via ett nettolöneavdrag under förutsättning att redovisningsenheten redovisar en negativ (krediterad) kostnad avseende förmånsvärdet.

En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp skattepliktiga personalfester till förmånsvärdet som en skattepliktig intäkt i bokföringen eller enbart i inkomstdeklarationen. En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp skattepliktiga personalfester som utdelning i inkomstdeklarationen.

Vid skattefria personalfester är 0 SEK (år 2024/2023) per person skattemässigt avdragsgillt när det gäller förtäring (mat, öl, vin och sprit). En redovisningsenhet får göra avdrag för kringkostnader vid personalfester (lokalhyra, musikunderhållning eller uppträdande) med 180 SEK exklusive moms (år 2024/2023) per person. Vid personalfester medges avdrag även för familjemedlemmar och pensionerade befattningshavare.

Om en redovisningsenhet har haft en personalfest med både mat och spritdrycker, vin eller starköl får avdraget för ingående moms avseende festen göras i enlighet med aktuella proportioner eller enligt schablon. Ett proportionellt avdrag för ingående moms görs genom att man beräknar den andel av utgiften som har en momssats om 12 % och den andel av utgiften som har en momssats om 25 %, proportionerna används för att beräkna den avdragsgilla momsen.

För en personalfest som avser mat och starköl får momsunderlaget maximalt vara 300 SEK exklusive moms per person, ett schablonavdrag om 46 SEK per person får göras om utgiften per person minst uppgår till 300 SEK exklusive moms.

Utgifter för resa och logi vid en personalfest är avdragsgilla och fria från förmånsskatt om resan innebär maximalt en övernattning. Avdragsrätten och skattefriheten gäller även för medföljande make eller sambo. Vid en personalfest på den vanliga arbetsplatsen gäller vanliga regler om arbetsresor.

Personalfest kan leda till förmånsbeskattning hos de anställda när arrangemanget överskrider vad som kan anses rymmas inom begreppet personalvård (personalfest) och i realiteten är att se som en rekreationsresa eller liknande. Denna bedömning måste göras i varje enskilt fall.

Kostnader för skattepliktiga personalfester är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen när förmånsbeskattning sker.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och män. Om företaget har anställda i flera länder, skall medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land anges.

Uppgift skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret och om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktören och andra personer i företagets ledning.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

Exempel: bokföra utgift för skattefri personalfest till anställda (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 5 000 SEK inklusive moms som avser en personalfest för 10 personer. Momsen var 1 000 SEK (25 %), 0 SEK exklusive moms är skattemässigt avdragsgillt som en kostnad och moms om 750 SEK (3000*25 %) är avdragsgill som ingående moms. Momsunderlaget får maximalt uppgå till 3 000 SEK (300*10 personer).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		5 000
2641	Ingående moms sv	750
7632	Personalrepresentation, ej avdragsgill	4 250

Exempel: bokföra utgift för skattefri personalfest till delägare (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 5 000 SEK inklusive moms som avser en fest för 10 personer. Momsen var 1 000 SEK (25 %), 0 SEK exklusive moms är skattemässigt avdragsgillt som en kostnad och moms om 750 SEK (3000*25 %) är avdragsgill som ingående moms. Momsunderlaget får maximalt uppgå till 3 000 SEK (300*10 personer).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		5 000
2641	Ingående moms sv	750
6992	Övriga externa kostnader, ej avdragsgilla	4 250

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig personalfest avseende anställda (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 25 000 SEK inklusive moms som avser den tredje personalfesten för året. Det var 10 personer som deltog på personalfesten och deltagandet var frivilligt eftersom personalfesten utgör en skattepliktig förmån. Momsen var 5 000 SEK (25 %) och förmånsbeskattning sker i samband med löneutbetalningen med 2 500 SEK per deltagare.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		25 000
7631	Personalrepresentation, avdragsgill	25 000

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig fest avseende delägare (förmånsbeskattning)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 2 500 SEK inklusive moms som avser ett restaurangbesök för en delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag). Momsen var 500 SEK (25 %) och en intäkt bokförs motsvarande förmånsvärdet för att ta hänsyn till förmånsbeskattningen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		2 500
6991	Övriga externa kostnader, avdragsgilla	2 500
2011	Egna uttag av varor och tjänster, FK	2 500
3212	Kostförmån 0 % sv		2 500

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig fest avseende delägare (eget uttag)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 2 500 SEK inklusive moms som avser ett restaurangbesök för en delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag). Momsen var 500 SEK (25 %) och ett eget uttag bokförs för att undvika förmånsbeskattning.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		2 500
2013	Egna uttag, FK	2 500

Exempel: bokföra förmånsbeskattning av skattepliktig personalfest för anställda (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för mars år 2010 betalat ut en bruttolön om 100 000 SEK till tjänstemän och tagit upp en skattepliktig kostförmån om 25 000 SEK. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 38 750 SEK (jämkning 31 %), nettolönen blir 61 250 SEK (100000-38750) och arbetsgivaravgiften uppgick till 39 275 SEK (125000*31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		61 250
2710	Personalskatt		38 750
7211	Löner till tjänstemän	100 000
7382	Kostnader för fria måltider	25 000
7399	Motkonto skattepliktiga förmåner		25 000
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		39 275
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 420
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	7 855

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2023/12/26

Kontakta bokforingstips.se