Bokföra pensionsutbetalningar och utbetalning av pension (bokföring med exempel)

En redovisningsenhet som har valt att göra avsättningar för pension i balansräkningen och valt att själv förvalta pensionskapitalet för anställda måste göra pensionsutbetalningar när de anställda går i pension.

En redovisningsenhet som har tecknat pensionsförsäkringar eller gjort avsättningar till en pensionsstiftelse i enlighet med en pensionsplan har lämnat över ansvaret för pensionsutbetalningar till försäkringsbolaget eller pensionsstiftelsen.

I en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag görs det aldrig några pensionsutbetalningar till delägare eftersom dessa inte får vara anställda i egen firma eller eget bolag.

Pensionsutbetalningar innebär att periodvis betala ut kontant bruttolön till anställda som har gått i pension i enlighet med den gällande pensionsplanen. För en förmånsbestämd pensionplan betalas pension ut med det belopp per månad som den anställde har rätt till enligt villkoren (formeln) för den förmånsbestämda pensionsplanen.

För en avgiftsbestämd pensionsplan fördelas den intjänade pensionsrätten för en anställd normalt ut över den genomsnittliga återstående livslängden vid pensionsåldern för den årskull som den anställde tillhör. Den genomsnittliga livslängden år 2008 för hela Sveriges befolkning var 81 år och därför är den genomsnittliga återstående livslängden 16 år för en person som tar pension vid 65 års ålder .

Pensionsutbetalningar för pensionerade anställda görs normalt i samband med löneutbetalningen för övriga anställda. En redovisningsenhet som betalar ut pension behöver inte redovisa och betala någon arbetsgivaravgift på pensionen eftersom särskild löneskatt redovisas när avsättningar för pension görs. En redovisningsenhet måste dock göra avdrag för preliminärskatt enligt skattetabell på utbetald pension då pensionen är skattepliktig för den anställde.

Klassificering
Kostnader avseende pensionsutbetalningar bokförs som personalkostnader i kontogrupp 74. Den del av utgiften för en pensionsutbetalning som betalas ut till en före detta anställd bokförs i kontogrupp 19 och den del av utgiften för en pensionsutbetalning som avser avdragen preliminärskatt bokförs i kontogrupp 27.

Kontogrupp 19 - Kassa och bank
Kontogrupp 27 - Personalens skatter, avgifter och löneavdrag
Kontogrupp 74 - Pensionskostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för pensionsutbetalningar i resultaträkningen när pension har betalats ut.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En kostnad för en pensionsutbetalning värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats.

Moms och beskattning
Momsatssen för pensionsutbetalningar är 0 % då det inte är någon moms på löner. När det gäller redovisning och betalning av personalskatter, preliminär a-skatt och arbetsgivaravgifter, tillämpas kontantprincipen som innebär att endast utbetalda ersättningar utgör underlag för personalskatterna. Kontantprincipen innebär att avdrag för preliminär a-skatt och arbetsgivaravgifter måste redovisas och betalas avseende löneförskott.

En redovisningsenhet behöver inte redovisa och betala arbetsgivaravgifter på pensionsutbetalningar eftersom särskild löneskatt redovisas och betalas i samband med det att avsättningar till pension görs.

En redovisningsenhet skall från den kontanta bruttolönen göra avdrag för preliminär a-skatt enligt skattetabell. I skattetabellen skall skatteavdrag för pensionärer göras enligt kolumn 2. Pensionärens bruttolön minus den avdragna preliminärskatten utgör pensionärens nettolön som utbetalas till pensionären i samband med löneutbetalningen.

Avdraget för den preliminära a-skatten beräknas på kontant bruttolön. Den avdragna preliminärskatten redovisas i en skattedeklaration för arbetsgivare och betalas till skatteverket. Kostnader avseende pensionsutbetalningar i en näringsverksamhet är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de pensionskostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader. En avsättning för pensioner utgör en upplupen kostnad och beräkningen av pensionskostnader görs utifrån de villkor som framgår av pensionsplanen.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

En redovisningsenhet skall lämna upplysningar om pensionsplaner i årsredovisningen när det gäller gjorda utfästelser om pension och hur pensionsplanerna är finansierade i enlighet med tillämpade redovisningsrekommendationer och enligt lagen (1967:531) om tryggande av pensionsutfästelser.

Exempel: bokföra pensionsutbetalningar till kollektivanställda arbetare (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för mars år 2010 betalat ut pension om 100 000 SEK till kollektivanställda arbetare. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 31 000 SEK (100000*31 %) och nettolönen var 69 000 SEK (100000-31000).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		69 000
2710	Personalskatt		31 000
7461	Pensionsutbetalningar till f.d. kollektivanställda	100 000

Exempel: bokföra pensionsutbetalningar till tjänstemän (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för mars år 2010 betalat ut pension om 100 000 SEK till tjänstemän. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 31 000 SEK (100000*31 %) och nettolönen var 69 000 SEK (100000-31000).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		69 000
2710	Personalskatt		31 000
7462	Pensionsutbetalningar till f.d. tjänstemän	100 000

Exempel: bokföra pensionsutbetalningar till företagsledare (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för mars år 2010 betalat ut pension om 100 000 SEK till företagsledare. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 31 000 SEK (100000*31 %) och nettolönen var 69 000 SEK (100000-31000).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		69 000
2710	Personalskatt		31 000
7463	Pensionsutbetalningar till f.d. företagsledare	100 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2010/04/19

Kontakta bokforingstips.se