Bokföra pågående arbeten och projektarbeten (bokföring med exempel)

En redovisningsenhet som utför tjänsteuppdrag eller entreprenaduppdrag måste per balansdagen periodisera pågående arbeten för att matcha intäkter och kostnader i resultaträkningen.

Pågående arbeten är tjänsteuppdrag och entreprenaduppdrag enligt avtal som är påbörjade men inte avslutade per balansdagen. Ett tjänsteuppdrag innebär ett avtal om att utföra tjänster under en tidsperiod och ett entreprenaduppdrag innebär ett avtal om att uppföra ett eller flera objekt hos en kund.

Tjänsteuppdrag och entreprenaduppdrag kan vara uppdrag på löpande räkning, provisionsbaserade uppdrag eller uppdrag till fast pris. Uppdrag på löpande räkning innebär att ersättningen grundar sig på verklig tidsåtgång och verkliga utgifter för uppdraget. Ett provisionsbaserat uppdrag innebär att ersättningen beror på uppnådd försäljning. Uppdrag till fast pris innebär att ersättning utgår med ett fast belopp när uppdraget har slutförts eller när etapper har slutförts.

Pågående arbeten måste periodiseras per balansdagen vid bokslut då intäkter är värdet av utförda prestationer under en redovisningsperiod och kostnader är värdet av förbrukade resurser eller utnyttjade tjänster under en redovisningsperiod.

Klassificering
Uppdrag till fast pris och uppdrag på löpande räkning kan redovisas enligt huvudregeln (successiv vinstavräkning) eller enligt alternativregeln (färdigställandemetoden) medan provisionsbaserade uppdrag skall redovisas genom att intäkter bokförs för utförda prestationer.

Huvudregeln (successiv vinstavräkning) är den rekommenderade metoden för att redovisa uppdrag till fast pris och uppdrag på löpande räkning, det är den enda tillåtna metoden enligt IFRS och redovisningsnormen för K3-företag. Bokföringsnämndens rekommendation för K1-företag tillåter en redovisningsenhet att välja mellan huvudregeln och alternativregeln för redovisning av uppdrag till fast pris och uppdrag på löpande räkning. Bokföringsnämndens rekommendation för K2-företag tillåter huvudregeln och alternativregeln för uppdrag till fast pris men kräver att uppdrag på löpande räkning redovisas enligt huvudregeln (successiv vinstavräkning).

Huvudregeln (successiv vinstavräkning) innebär att inkomster från ett uppdrag redovisas som intäkter i takt med att tjänster utförs och material förbrukas i enlighet med avtalet. Huvudregeln innebär att projektets inkomster periodiseras och att projektets utgifter kostnadsförs när resurser förbrukas. Den upplupna intäkten redovisas som en omsättningstillgång i kontogrupp 16 och som en intäkt i kontogrupp 30 till 34.

Alternativregeln (färdigställandemetoden) innebär att utgifter för ett uppdrag redovisas som kostnader i takt med att intäkter för uppdraget redovisas och att värdet av pågående arbeten redovisas som en omsättningstillgång i balansräkningen. Alternativregeln innebär att projektets utgifter periodiseras och att projektets inkomster intäktsförs när kundfakturor skapas. Värdet för pågående arbeten bokförs i kontogrupp 14 och lagerförändringen avseende pågående arbeten bokförs i kontogrupp 49.

Provisionsbaserade uppdrag faktureras normalt i efterskott och den upplupna intäkten bokförs i kontogrupp 17 samtidigt som intäkten bokförs i kontogrupp 30 till 34 eller i kontogrupp 39 om provisionsintäkten är en sidointäkt i verksamheten.

Kontogrupp 14 - Lager, produkter i arbete och pågående arbeten
Kontogrupp 30 till 34 - Huvudintäkter
Kontogrupp 39 - Övriga rörelseintäkter
Kontogrupp 40 till 45 - Inköp av varor och material
Kontogrupp 49 - Förändring av lager, produkter i arbete och pågående arbeten

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en intäkt i resultaträkningen när prestationer har utförts om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att tillfalla redovisningsenheten och om inkomsten kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad i resultaträkningen när resurser har förbrukats och tjänster har utnyttjats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

Pågående arbeten i lager skall redovisas som en tillgång i balansräkningen när det är sannolikt att framtida ekonomiska fördelar komma att tillfalla redovisningsenheten om uppdragen har ett värde som kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar nedlagda utgifter på och inkomster från uppdrag i ett projektredovisningsprogram eller ett administrationsprogram så att det går att få fram information om varje enskilt projekt. Avstämningar görs mellan rapporter från projektredovisningssystemet och tillgångskonton respektive skuldkonton i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En inkomst värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som inbetalats och som väntas inbetalas. En intäkt värderas till det verkliga värdet av utförda prestationer under en redovisningsperiod baserat på värdet för inkomster. En utgift värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. En kostnad värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet för utgifter.

När huvudregeln (succesiv vinstavräkning) tillämpas beräknas intäkterna för ett uppdrag med hjälp av färdigställandegraden för uppdraget och inkomsten för uppdraget enligt gällande avtal. Om inkomsten inte kan fastställas på ett tillförlitligt sätt antas intäkterna vara lika stora som de nedlagda kostnader som väntas återvinnas. Färdigsställandegraden är den procentuella andel av ett uppdrag som anses vara slutfört per balansdagen.

När alternativregeln (färdigsställandemetoden) tillämpas värderas pågående arbeten post för post till det lägsta av anskaffningsvärdet och nettoförsäljningsvärdet. Anskaffningsvärdet för pågående arbeten består av nedlagda utgifter i form av direkta projektutgifter såsom löner, arbetsgivaravgifter och material och indirekta projektutgifter såsom avskrivningar, lokalhyra och maskinhyra. Anskaffningsvärdet för pågående arbeten får inte inkludera ränteutgifter administrationsutgifter, försäljningsutgifter eller forsknings- och utvecklingsutgifter.

Intäkter och kostnader i utländsk valuta omräknas till redovisningsvalutan i enlighet med valutakursen per datumet för affärshändelsen och konstaterade valutakursvinster eller valutakursförluster bokförs när betalningar sker.

Moms och inkomstdeklaration
Momssatsen för projektutgifter och projektinkomster kan vara 25 %, 12 %, 6 % eller 0 %. En momsregistrerad person måste redovisa utgående moms vid försäljning och får avdrag gör moms som ingående moms vid inköp. Upplupna intäkter redovisas alltid utan redovisning av utgående moms och en icke momsregistrerad person redovisar ingående moms tillsammans med utgifterna för ett uppdrag.

Pågående arbeten får redovisas enligt färdigsställandemetoden eller enligt metoden för successiv vinstavräkning i inkomstdeklarationen. Den metod som används i bokföringen ska följas vid beskattningen under förutsättning att den valda metoden följer god redovisningssed.

Successiv vinstavräkning innebär att intäkter redovisas utifrån projektens färdigställandegrad per balansdagen så att upplupna intäkter matchas mot nedlagda och kostnadsförda utgifter, inget lager av pågående arbeten redovisas när den här metoden tillämpas.

Färdigsställandemetoden innebär att utgifterna för pågående arbeten bokförs som en omsättningstillgång och att utgifterna kostnadsförs först när arbetet är avslutat så att kostnader matchas mot redovisade intäkter. När färdigsställandemetoden tillämpas skall pågående arbeten värderas post för post till det lägsta av anskaffningsvärdet och nettoförsäljningsvärdet eller till 97 % (3 % inkuransavdrag) av det totala anskaffningsvärdet. Anskaffningsvärdet för pågående arbeten får inkludera direkta projektutgifter och indirekta projektutgifter men inte ränteutgifter, administrationsutgifter, försäljningsutgifter eller forsknings- och utvecklingsutgifter.

Nettoförsäljningsvärdet utgörs av det verkliga försäljningsvärdet för en lagertillgång med avdrag för försäljningsutgifter. Om pågående arbeten värderas enligt schablonregeln till 97 % av det totala anskaffningsvärdet får inte vissa lagertillgångar värderas till nettoförsäljningsvärdet utan alla lagertillgångar måste då värderas till anskaffningsvärdet.

Upplupna intäkter för uppdrag som redovisas som intäkter i resultaträkningen är skattepliktiga som intäkter i inkomstdeklarationen. En lagerförändring avseende pågående arbeten är skattepliktig respektive skattemässigt avdragsgill i inkomstdeklarationen under förutsättning att de skattemässigt tillåtna värderingsprinciperna tillämpas.

Bokslut och årsredovisning
En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande), värdering och omräkning av pågående arbeten i årsredovisningen.

En redovisningsenhet som utför tjänsteuppdrag eller entreprenaduppdrag på löpande räkning eller till fast pris ska lämna upplysning om huvudregeln eller alternativregeln tillämpas för respektive slag av uppdrag.

En redovisningsenhet som redovisar ett tjänste- eller entreprenaduppdrag till fast pris enligt alternativregeln ska, i det fall någon resultatavräkning inte redovisats, för sådana pågående uppdrag lämna upplysning om aktiverade nedlagda utgifter och fakturerat belopp.

Exempel: bokföra pågående arbeten enligt huvudregeln (bokslut)
En redovisningsenhet har enligt en rapport från sitt projektredovisningssystem (administrationsprogrammet) haft kostnader för pågående arbeten om 500 000 SEK under räkenskapsåret 2009 som inte har fakturerats kunder. Redovisningsenheten har utifrån färdigsställandegraden på varje enskilt projekt beräknat den upplupna intäkten för pågående uppdrag till 800 000 SEK. Saldot på konto 1620 är 300 000 SEK från det föregående räkenskapsåret och redovisningsenheten bokför därför en intäkt om 500 000 SEK (800000-300000).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1620	Upparbetad men ej fakturerad intäkt	500 000
3081	Upplupna intäkter projekt 0 % sv		500 000

Exempel: bokföra pågående arbeten enligt huvudregeln (bokslut)
En redovisningsenhet har förskottsfakturerat sina kunder för tjänsteuppdrag och har under räkenskapsåret 2009 fakturerat sina kunder med 1 000 000 SEK. Redovisningsenheten har i enlighet med rapporter från projektredovisningssystem med hjälp av färdigsställandegraden för varje enskilt projekt kommit fram till att intäkten för tjänsteuppdrag under räkenskapsåret 2009 enbart är 600 000 SEK. Saldot på konto 2450 är -200 000 SEK från det föregående räkenskapsåret och redovisningsenheten bokför därför en negativ intäkt om 400 000 SEK (600000-200000).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2450	Fakturerad men ej upparbetad intäkt		400 000
3082	Förutbetalda intäkter projekt 0 % sv	400 000

Exempel: bokföra pågående arbeten enligt alternativregeln (bokslut)
En redovisningsenhet har enligt en rapport från sitt projektredovisningssystem (administrationsprogrammet) haft utgifter om 400 000 SEK för pågående uppdrag som inte ännu har fakturerats. Saldot på konto 1470 är 100 000 SEK från föregående räkenskapsår och redovisningsenheten bokför en lagerförändring om 300 000 SEK (400000-100000).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1470	Pågående arbeten	300 000
4970	Förändring av pågående arbeten		300 000

Exempel: bokföra pågående arbeten enligt alternativregeln första året (bokslut)
En redovisningsenhet har enligt en rapport från sitt projektredovisningssystem (administrationsprogrammet) haft utgifter om 400 000 SEK för pågående uppdrag som inte ännu har fakturerats. Det här är redovisningsenhetens första räkenskapsår och det finns därför inget ingående saldo på konto 1470 varför redovisningsenheten bokför hela värdet för pågående arbeten om 400 000 SEK som en lagerförändring.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1470	Pågående arbeten	400 000
4970	Förändring av pågående arbeten		400 000

Exempel: bokföra pågående arbeten enligt alternativregeln (bokslut)
En redovisningsenhet har enligt en rapport från sitt projektredovisningssystem (administrationsprogrammet) skapat kundfakturor för alla pågående uppdrag och dessutom skickat förskottsfakturor för uppdrag om 125 000 SEK inklusive moms där momsen är 25 000 SEK (25 %). Saldot på konto 1470 är 200 000 SEK från föregående räkenskapsår och redovisningsenheten bokför bort detta ingående lager av pågående arbeten samtidigt som en förutbetald intäkt om 100 000 SEK bokförs.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1470	Pågående arbeten		200 000
4970	Förändring av pågående arbeten	200 000
2430	Pågående arbeten		100 000
3082	Förutbetalda intäkter projekt 0 % sv	100 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2017/07/31

Kontakta bokforingstips.se