Bokföra minnesgåvor till anställda och minnesgåva till anställd (bokföring med exempel)

Minnesgåvor som lämnas till varaktigt anställda eller uppdragstagare är under vissa förutsättningar skattefria förmåner medan minnesgåvor som lämnas till ej anställda delägare är skattepliktiga förmåner.

En redovisningsenhet har en möjlighet att lämna maximalt 2 skattefria minnesgåvor till en varaktigt anställd (anställningstid > 6 år) i samband med att den anställde uppnått viss ålder, viss anställningstid eller avslutat sin anställning. Minnesgåvor som lämnas till delägare som inte är anställda är alltid skattepliktiga förmåner som skall tas upp till förmånsbeskattning.

Minnesgåvor som lämnas till personer som inte är anställda, inte är delägare eller inte är närstående till delägare är skattefria men utgifterna för minnesgåvorna är inte skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen.

En minnesgåva som lämnas till en anställd som har arbetat minst 6 år hos arbetsgivaren i samband med att den anställde uppnår en viss ålder, en viss anställningstid (25 år eller mer) eller slutar sin anställning är skattefri om gåvans värde inte överstiger 15 000 SEK inklusive moms (år 2024/2023). Om gränsvärdet för en skattefri minnesgåva överskrids är gåvan i sin helhet skattepliktig och en anställd kan maximalt erhålla en skattefri minnesgåva under anställningstiden plus en skattefri minnesgåva vid anställningens upphörande.

Skattefriheten för minnesgåvor till anställda gäller aldrig gåvor som lämnas i pengar eller andra betalningsmedel såsom checkar, postväxlar eller presentkort som kan bytas mot pengar. En minnesgåva som en anställd betalar för med bruttolöneavdrag från månadslönen i exempelvis en löneväxling är aldrig skattefri eftersom det då finns en koppling mellan förmånen och kontant ersättning.

En skattepliktig förmån av minnesgåvor skall beskattas i enlighet med förmånsvärdet som utgörs av marknadsvärdet inklusive moms. Marknadsvärdet är vad det skulle ha kostat den anställde eller delägaren att själv anskaffa minnesgåvan (den verkliga kostnaden).

Förmånsbeskattning för skattepliktiga minnesgåvor innebär att förmånsvärdet skall beskattas som kontant bruttolön för en anställd och som en skattepliktig intäkt för en delägare som inte är anställd. För en anställd tas en skattepliktig förmån av minnesgåvor upp på lönebeskedet och utgör underlag för avdrag av preliminär a-skatt och redovisning av arbetsgivaravgifter.

En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp en skattepliktig förmån av minnesgåvor som utdelning i inkomstdeklarationen. En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp en skattepliktig förmån av minnesgåvor som en skattepliktig intäkt i bokföringen eller enbart i inkomstdeklarationen beroende på vilket som föredras.

Enskilda näringsidkare, delägare i handelsbolag och delägare i kommanditbolag som har utgifter för minnesgåvor till sig själva kan behandla dessa utgifter som egna uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Klassificering
En utgift för minnesgåvor som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

En kostnad för en skattefri minnesgåva redovisas normalt som en personalkostnad i kontogrupp 76 och momsen redovisas som ingående moms (negativ skuld) för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En kostnad för en skattepliktig minnesgåva redovisas tillsammans med den ingående momsen i den kontogrupp som bäst motsvarar kostnadsslaget.

För anställda sker förmånsbeskattningen i lönekörningen och redovisas som en kostnad (debetering) och en negativ kostnad (kreditering) i kontogrupp 73. För redovisningsenheten innebär en förmånsbeskattning av anställda att arbetsgivaravgiften på förmånsvärdet blir en ytterligare kostnad utöver kostnaden för skattepliktiga minnesgåvor.

För delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag redovisas förmånsbeskattningen som en intäkt till förmånsvärdet i kontogrupp 32 eller så redovisas en intäkt enbart i inkomstdeklarationen. En delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag kan redovisa utgiften för en skattepliktig förmån som ett eget uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Kontogrupp 32 - Huvudintäkter
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal
Kontogrupp 76 - Övriga personalkostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för minnesgåvor när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigheter eller dyligt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för minnesgåvor värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. En kostnad för minnesgåvor värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för minnesgåvor.

Moms och beskattning
Momssatsen på utgifter för minnesgåvor kan vara 25 %, 12 %, 6 % eller 0 %. Momsen för en skattefri minnesgåva är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En icke momsregistrerad person får göra avdrag för ingående moms som en kostnad.

Momsen på utgifter för skattepliktiga minnesgåvor är inte avdragsgill som ingående moms utan får dras av som en kostnad. Om en redovisningsenhet har gjort avdrag för moms som ingående moms avseende skattepliktiga förmåner måste den ingående momsen justeras alternativt utgående moms redovisas på det lägsta av anskaffningsvärdet (inköpspriset) och marknadsvärdet.

En skattefri minnesgåva behöver inte tas upp till beskattning medan en skattepliktig minnesgåva skall tas upp till beskattning i enlighet med förmånsvärdet. Förmånsvärdet utgörs av marknadsvärdet inklusive moms som är det pris som en anställd eller en delägare måste betala för den skattepliktiga minnesgåvan vilket normalt motsvaras av den verkliga kostnaden inklusive moms för redovisningsenheten.

Förmånsbeskattning för en anställd innebär att en skattepliktig minnesgåva skall beskattas som kontant bruttolön genom avdrag för preliminärskatt och redovisning av arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet. En anställd kan undvika förmånsbeskattning genom att helt och hållet betala för den skattepliktiga förmånen via ett nettolöneavdrag under förutsättning att redovisningsenheten redovisar en negativ (krediterad) kostnad avseende förmånsvärdet.

En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp en skattepliktig minnesgåva till förmånsvärdet som en skattepliktig intäkt i bokföringen eller enbart i inkomstdeklarationen. En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp en skattepliktig minnesgåva som utdelning i inkomstdeklarationen.

Kostnader för skattefria minnesgåvor är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen och kostnader för skattepliktiga minnesgåvor är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen när förmånsbeskattning sker.

Kostnader för minnesgåvor till personer som inte är anställda, inte är delägare eller inte är närstående till delägare är inte skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen. Momsen på ej skattemässigt avdragsgilla kostnader är varken avdragsgill som ingående moms eller som en kostnad.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och män. Om företaget har anställda i flera länder, skall medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land anges.

Uppgift skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret och om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktören och andra personer i företagets ledning.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

Exempel: bokföra utgift för skattefri minnesgåva till anställd (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 10 000 SEK inklusive moms som avser en guldklocka som lämnas som minnesgåva till en varaktigt anställd på dennes 50-årsdag. Momsen är 2 000 SEK (25 %) och klockvärdet är 10 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		10 000
2641	Ingående moms sv	2 000
7631	Personalrepresentation, avdragsgill	8 000

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig minnesgåva till anställd (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 25 000 SEK inklusive moms som avser en minnesgåva till en anställd som slutar sin anställning. Momsen är 5 000 SEK (25 %) och minnesgåvan är i sin helhet skattepliktig eftersom gränsvärdet om 10 000 SEK inklusive moms per person har överskridits. Förmånsbeskattningen sker i samband med löneutbetalningen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		25 000
7699	Övriga personalkostnader	25 000

Exempel: bokföra utgift för skattepliktiga minnesgåvor till delägare (förmånsbeskattning)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 1 250 SEK som avser två minnesgåvor till två delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag) som har fyllt 50 år. Momsen är 250 SEK (25 %) och redovisningsenheten bokför en intäkt motsvarande förmånsvärdet för att ta hänsyn till förmånsbeskattningen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		1 250
6991	Övriga externa kostnader, avdragsgilla	1 250
2011	Egna uttag av varor och tjänster, FK	625
2021	Egna uttag av varor och tjänster, JH	625
3219	Övriga förmåner 0 % sv		1 250

Exempel: bokföra utgift för skattepliktiga minnesgåvor till delägare (eget uttag)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 1 250 SEK som avser två minnesgåvor till två delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag) efter 10 års tjänstgöring. Momsen är 250 SEK (25 %) och redovisningsenheten bokför egna uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		1 250
2013	Egna uttag, FK	625
2023	Egna uttag, JH	625

Exempel: bokföra förmånsbeskattning av skattepliktig minnesgåva till anställd (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för mars år 2010 betalat ut en bruttolön om 100 000 SEK till tjänstemän och tagit upp en skattepliktig minnesgåva om 25 000 SEK. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 38 750 SEK (jämkning 31 %), nettolönen blir 61 250 SEK (100000-38750) och arbetsgivaravgiften uppgick till 39 275 SEK (125000*31,42 %). I samband med löneutbetalningen görs en semesteravsättning om 12 000 SEK (12 %) och arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen uppgår till 3 770 SEK (31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		61 250
2710	Personalskatt		38 750
7211	Löner till tjänstemän	100 000
7389	Övriga kostnader för förmåner	25 000
7399	Motkonto skattepliktiga förmåner		25 000
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		39 275
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 420
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	7 855
2920	Upplupna semesterlöner		12 000
7291	Förändring semesterlöneskuld tjänstemän	12 000
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter		3 770
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	3 770

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2023/12/26

Kontakta bokforingstips.se