Bokföra löner till kollektivanställda arbetare (bokföring med exempel)

En redovisningsenhet betalar ut och har utgifter för löner till kollektivanställda arbetare för att få arbetsintensiva tjänster utförda i näringsverksamhet under en viss period.

Kollektivanställda arbetare är fysiska personer med hantverkskompetens eller industriell kompetens som omfattas av ett kollektivavtal som har tecknats mellan en arbetstagarorganisation (fackförening) för arbetare och en arbetsgivare.

En redovisningsenhet anställer arbetare för att få tjänster utförda i verksamheten och betalar ut lön till arbetarna som ersättning för utfört arbete. Den lön som betalas ut till arbetare kan avse innevarande månads arbete eller föregående månads arbete. Om lön betalas ut i samma månad som intjänandemånaden så justeras månadslönen normalt för avvikelser jämfört med arbetstidsschemat som skett under den föregående månaden.

En enskild näringsidkare, en delägare i ett handelsbolag eller en delägare i ett kommanditbolag får inte vara anställd i den egna firman eller bolaget och får inte heller erhålla lön från den egna firman eller bolaget. Delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag beskattas för vinsten i firman eller bolaget och gör egna uttag för att få pengar till privata levnadskostnader.

En redovisningsenhet registrerar löner, förmåner, frånvaro och andra ersättningar på lönebesked för alla anställda i ett löneprogram när en löneutbetalning görs och en sådan lönekörning utgör sedan underlag för bokföring av personalkostnader och redovisningen av personalskatter (preliminär a-skatt och arbetsgivaravgift).

I en lönekörning summeras kontanta ersättningar som bruttolön och skattepliktiga förmåner som förmåner. Från den kontanta bruttolönen görs avdrag för preliminär a-skatt enligt skattetabell, preliminärskatten beräknas på värdet av den kontanta bruttolönen och värdet för de skattepliktiga förmånerna. Den kontanta bruttolönen minus avdraget för preliminär a-skatt och andra nettolöneavdrag utgör den nettolön som betalas ut till de anställda arbetarna.

Personalkostnaderna för kollektivanställda arbetare utgörs av alla ersättningar som har tjänats in under intjänandemånaden inklusive sociala avgifter såsom arbetsgivaravgifter och särskild löneskatt. Personalkostnaden för en kollektivanställd arbetare med semesteravtal utgörs av bruttolönen, semesteravsättning, eventuell pensionsavsättning, försäkringar, arbetsgivaravgift beräknad på bruttolön, skattepliktiga förmåner, semesteravsättning och särskild löneskatt beräknad på eventuell pensionsavsättning.

I samband med en löneutbetalning bokförs normalt enbart personalkostnaden som avser bruttolön, semesteravsättning och arbetsgivaravgifter eftersom försäkringar och pensionsavsättningar normalt bokförs separat.

Klassificering
En utgift för löner till kollektivanställda arbetare som avser ej utförda tjänster (löneförskott) redovisas som en tillgång fram tills dess att tjänsterna har utförts åt redovisningsenheten. När tjänsterna har utförts så omförs en tillgång av ej utförda tjänster till en kostnad i resultaträkningen.

Kostnader för löner till kollektivanställda arbetare klassificeras som personalkostnader och bokförs i kontogrupp 70. Den del av utgiften för löner till kollektivanställda som betalas ut till anställda bokförs mot kassa & bank i kontogrupp 19 och den del som avser preliminär a-skatt bokförs mot ett skuldkonto för personalskatter i kontogrupp 27.

Kostnader för semesteravsättningar till kollektivanställda arbetare bokförs i kontogrupp 70 och kostnader för arbetsgivaravgifter för kollektivanställda arbetare bokförs i kontogrupp 75.

Kontogrupp 19 - Kassa och bank
Kontogrupp 27 - Personalens skatter, avgifter och löneavdrag
Kontogrupp 70 - Löner till kollektivanställda
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en personalkostnad för löner till kollektivanställda arbetare när arbete har utförts och ersättningar har tjänats in om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En personalkostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigt utbetald lön eller dyligt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för löner till kollektivanställda arbetare värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en arbetare. En kostnad för löner till kollektivanställda arbetare värderas till det verkliga värdet av utnyttjade tjänster (intjänade ersättningar) under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för löner till kollektivanställda arbetare.

Moms och beskattning
Det är ingen moms (0 %) på utgifter som avser löner till kollektivanställda arbetare. När det gäller redovisning och betalning av personalskatter, preliminär a-skatt och arbetsgivaravgifter, tillämpas kontantprincipen som innebär att endast utbetalda ersättningar utgör underlag för personalskatterna. Kontantprincipen innebär att avdrag för preliminär a-skatt och arbetsgivaravgifter måste redovisas och betalas avseende löneförskott.

En redovisningsenhet skall från den kontanta bruttolönen göra avdrag för preliminär a-skatt enligt skattetabell, engångsskattetabell eller jämkning. Avdraget för den preliminära a-skatten beräknas på kontant bruttolön och skattepliktiga förmåner. Den avdragna preliminärskatten redovisas i en skattedeklaration för arbetsgivare och skall betalas till skatteverket.

En redovisningsenhet skall i skattedeklaration redovisa och till skatteverket betala arbetsgivaravgift beräknad på kontant bruttolön och skattepliktiga förmåner avseende löner till kollektivanställda arbetare. En redovisningsenhet behöver inte i skattedeklaration redovisa och till skatteverket betala arbetsgivaravgifter på gjorda semesteravsättningar eftersom någon utbetalning inte skett.

Personalkostnader avseende löner till kollektivanställda (bruttolön, semesteravsättning och arbetsgivaravgifter m.m.) i en näringsverksamhet är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de personalkostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader. Utgifter för löner till kollektivanställda som betalas ut i månaden efter intjänandemånaden är upplupna kostnader som skall periodiseras i bokslutet.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av personalkostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och män. Om företaget har anställda i flera länder, skall medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land anges.

Uppgift skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret och om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktören och andra personer i företagets ledning.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

Exempel: bokföra löner till kollektivanställda arbetare (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för februari år 2010 betalat ut en bruttolön om totalt 100 000 SEK till kollektivanställda arbetare. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 31 000 SEK (jämkning 31 %), nettolönen blir 69 000 SEK (100000-31000) och arbetsgivaravgiften uppgick till 31 420 SEK (31,42 %). I samband med löneutbetalningen görs en semesteravsättning om 12 000 SEK (12 %) och arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen uppgår till 3 770 SEK (31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		69 000
2710	Personalskatt		31 000
7011	Löner till kollektivanställda	100 000
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		31 420
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 420
2920	Upplupna semesterlöner		12 000
7090	Förändring av semesterlöneskuld	12 000
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter		3 770
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	3 770

Exempel: bokföra skattedeklaration för arbetsgivare (juridisk person)
En redovisningsenhet har per den 12 mars år 2010 i skattedeklaration deklarerat för avdragen a-skatt och arbetsgivaravgifter för löneutbetalningen i februari år 2010. En betalning om 70 000 SEK har gjorts till skattekontot och på skattekontot har avdragen preliminärskatt debiterats med 31 000 SEK och arbetsgivaravgifter debiterats med 31 420 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		70 000
1630	Skattekontot	70 000
1630	Skattekontot		62 420
2710	Personalskatt	31 000
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter	31 420

Exempel: bokföra skattedeklaration för arbetsgivare (enskild firma)
En enskild firma har per den 12 mars år 2010 i skattedeklaration deklarerat för avdragen a-skatt och arbetsgivaravgifter för löneutbetalningen i februari år 2010. En betalning om 70 000 SEK har gjorts till skattekontot och på skattekontot har avdragen preliminärskatt debiterats med 31 000 SEK och arbetsgivaravgifter debiterats med 31 420 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		70 000
2012	Egna skatter	70 000
2012	Egna skatter		62 420
2710	Personalskatt	31 000
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter	31 420

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2012/12/17

Kontakta bokforingstips.se