Bokföra löneförskott och förskott på lön (bokföring med exempel)

Ett löneförskott är ett kortfristigt lån till anställda och en kortfristig fordran på anställda som återbetalas med lön i samband med den löneutbetalning som följer närmast efter det att förskott av lön utbetalats till en anställd.

Ett förskott av lön betalas ut av en redovisningsenhet före den ordinarie löneutbetalningen på grund av att en anställd behöver pengar snabbt eller att den löneansvarige gjort en felaktig löneutbetalning vid den föregående löneutbetalningen.

Någon skattepliktig ränteförmån uppstår normalt inte för ett löneförskott eftersom ett förskott av lön är ett tillfälligt och kortfristigt lån till en anställd som normalt återbetalas inom en månad. Ett löneförskott utgör normalt inte heller något förbjudet lån även om förskott av lön utbetalas till en aktieägare, styrelsemedlem, VD eller närstående till sådan person.

Ett löneförskott betalas ut i samband en lönekörning och utgör underlag för avdrag av preliminär a-skatt samt redovisning av arbetsgivaravgifter på grund av att kontantprincipen tillämpas för personalskatter. Återbetalningen av ett förskott av lön sker i samband med den löneutbetalning som sker närmast efter det att löneförskottet har utbetalats eller genom att en anställd överför pengar till redovisningsenheten.

Klassificering
En utgift för löneförskott avser ej utförda tjänster och redovisas som en tillgång fram tills dess att tjänsterna har utförts åt redovisningsenheten. När tjänsterna har utförts så omförs en tillgång av ej utförda tjänster till en kostnad i resultaträkningen.

Ett löneförskott klassificeras som en omsättningstillgång eftersom det är en kortfristig fordran och förskott av lön bokförs normalt i kontogrupp 16. Den del av ett löneförskott som avser avdragen preliminärskatt redovisas mot ett skuldkonto för personalskatter i kontogrupp 27 och arbetsgivaravgiften på löneförskott bokförs i kontogrupp 27 och i kontogrupp 75.

När en anställd som har erhållit löneförskott har utfört tjänster åt en redovisningsenhet och erhållit lön omförs en kortfristig fordran på anställda i kontogrupp 16 till en personalkostnad i kontogrupp 70 eller 72 beroende på vilken typ av anställd det handlar om.

Kostnader för semesteravsättningar bokförs i kontogrupp 70 för kollektivanställda arbetare och i kontogrupp 72 för tjänstemän och företagsledare när betald semesterledighet har tjänats in. Ett löneförskott innebär inte att betald semesterledighet har tjänats in och därför bokförs ingen semesteravsättning i samband med bokföringen av ett löneförskott.

Kontogrupp 16 - Övriga kortfristiga fordringar
Kontogrupp 27 - Personalens skatter, avgifter och löneavdrag
Kontogrupp 70 - Löner till kollektivanställda
Kontogrupp 72 - Löner till tjänstemän och företagsledare
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal

Erkännande
En löneförskott redovisas i balansräkningen när det är sannolikt att framtida ekonomiska fördelarna kommer att tillfalla redovisningsenheten om fordringen har ett nominellt värde som kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kortfristig fordran för ett löneförskott som inte längre uppfyller definitionen av en tillgång på grund av den har blivit återbetald eller konstaterats vara en förlust skall bokföras bort från balansräkningen.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
Kortfristiga fordringar för löneförskott skall enligt IFRS värderas till upplupet anskaffningsvärde (diskonterat nuvärde) enligt effektivräntemetoden. Upplupet anskaffningsvärde approximeras med det nominella värde som en redovisningsenhet väntas erhålla från en anställd eftersom återbetalningstiden är väldigt kort.

En kortfristig fordran för löneförskott får inte tas upp till ett högre värde än vad som beräknas inflyta och en redovisningsenhet som misstänker att en kortfristig fordran för löneförskott helt eller delvis inte kommer att regleras skall skriva ned denna fordran till det belopp som beräknas inflyta.

Moms och beskattning
Det är ingen moms (0 %) på löneförskott. När det gäller redovisning och betalning av personalskatter, preliminär a-skatt och arbetsgivaravgifter, tillämpas kontantprincipen som innebär att endast utbetalda ersättningar utgör underlag för personalskatterna. Kontantprincipen innebär att avdrag för preliminär a-skatt och arbetsgivaravgifter måste redovisas och betalas avseende löneförskott.

En redovisningsenhet skall från den kontanta bruttolönen göra avdrag för preliminär a-skatt enligt skattetabell, engångsskattetabell eller jämkning. Den avdragna preliminärskatten redovisas i en skattedeklaration för arbetsgivare och skall betalas till skatteverket. En redovisningsenhet skall i skattedeklaration redovisa och till skatteverket betala arbetsgivaravgift beräknad på löneförskott.

I inkomstdeklarationen får kortfristiga fordringar värderas till det nominella belopp som beräknas inflyta och det innebär att nedskrivningar på kortfristiga fordringar är skattemässigt avdragsgilla i inkomstdeklarationen. Personalkostnader avseende löner (bruttolön, semesteravsättning och arbetsgivaravgifter m.m.) i en näringsverksamhet är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
Vid bokslutet skall en redovisningsenhet göra en nedskrivningsprövning gällande kortfristiga fordringar för löneförskott och vid behov göra en nedskrivning till det nominella belopp som beräknas inflyta.

En redovisningenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande), värdering och omräkning av kortfristiga fordringar i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och män. Om företaget har anställda i flera länder, skall medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land anges.

Uppgift skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret och om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktören och andra personer i företagets ledning.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

Exempel: bokföra löneförskott till tjänsteman (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har betalat ut ett löneförskott om 15 000 SEK (brutto) till en tjänsteman i samband med en extra lönekörning. Avdrag för preliminärskatt görs med 4 650 SEK (15000*31 %), nettolönen är 10 350 SEK (15000-4650) och arbetsgivaravgiften är 4 713 (15000*31,42 %). Någon semesteravsättning görs inte eftersom ett löneförskott inte innebär att någon betald semesterledighet tjänas in.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		10 350
2710	Personalskatt		4 650
1613	Löneförskott	15 000
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		4 713
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	4 713

Exempel: bokföra avräkning av löneförskott till tjänsteman (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för mars år 2010 betalat ut en bruttolön om 100 000 SEK till tjänstemän och gjort en avräkning för löneförskott om 15 000 SEK. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 26 350 SEK (85000*31 %), nettolönen blev 58 650 SEK (85000-26350) och arbetsgivaravgiften uppgick till 26 707 SEK (85000*31,24 %). I samband med löneutbetalningen görs en semesteravsättning om 12 000 SEK (100000*12 %) och arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen uppgår till 3 770 SEK (12000*31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		58 650
1613	Löneförskott		15 000
2710	Personalskatt		26 350
7211	Löner till tjänstemän	100 000
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		26 707
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	26 707
2920	Upplupna semesterlöner		12 000
7291	Förändring av semesterlöneskuld tjänstemän	12 000
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter		3 770
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	3 770

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2010/04/15

Kontakta bokforingstips.se