Bokföra lön och löneutbetalning till närstående (bokföring med exempel)

I fåmansaktiebolag, enskild firma, handelsbolag och kommanditbolag finns det begränsningsregler när det gäller lön till närstående enligt inkomstskattelagen (1999:1229).

Begränsningsreglerna avser lön till makarnas barn och lön till make eller maka. Begränsningsreglerna syftar till att förhindra inkomstfördelningar som görs enbart för att minska skatt. Begränsningarna tillämpas på lön till barn under 16 år, lön som överstiger marknadsmässig lön till barn och lön som överstiger marknadsmässig lön till medhjälpande make eller maka.

Lön till barn under 16 år och icke marknadsmässig lön (överskjutande lön) till barn över 16 år skall tas upp som skattepliktig inkomst hos den make eller maka som har den högsta inkomsten, om makarna har lika hög inkomst skall inkomsten tas upp av den make eller maka som är äldst.

Icke marknadsmässig lön (överskjutande lön) till en medhjälpande make eller maka skall tas upp som en skattepliktig inkomst hos den företagsledande maken eller makan. En företagsledande make eller maka anses ha en ledande ställning i företaget med hänsyn till utbildning, arbetsuppgifter och övriga omständigheter i förhållande till den medhjälpande maken eller makan.

Om ingen av makarna i en näringsverksamhet är företagsledande skall inkomsterna skattemässigt fördelas mellan makarna i proportion till utfört arbete och andra insatser i företaget. Begränsningsreglerna förhindrar inte att marknadsmässig lön utbetalas för utfört arbete till make, maka eller barn över 16 år.

I en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag redovisas icke marknadsmässig lön (överskjutande lön) till närstående som ett eget uttag och vinsten i företaget fördelas till delägarna med hänsyn tagen till begränsningsreglerna. I ett fåmansaktiebolag redovisas icke marknadsmässig lön (överskjutande lön) till närstående som lön till den make eller maka som enligt begränsningsreglerna skall ta upp den skattepliktiga inkomsten till beskattning.

Klassificering
En enskild näringsidkare, en delägare i ett handelsbolag eller en delägare i ett kommanditbolag får inte vara anställd i den egna firman eller bolaget och får inte heller erhålla lön från den egna firman eller bolaget. Delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag beskattas för vinsten i firman eller bolaget och gör egna uttag för att få pengar till privata levnadskostnader.

En utgift för löner som avser ej utförda tjänster (löneförskott) redovisas som en tillgång fram tills dess att tjänsterna har utförts åt redovisningsenheten. När tjänsterna har utförts så omförs en tillgång av ej utförda tjänster till en kostnad i resultaträkningen.

Kostnader för löner till kollektivanställda arbetare klassificeras som personalkostnader och bokförs i kontogrupp 70. Kostnader för löner till tjänstemän och företagsledare klassificeras som personalkostnader och bokförs i kontogrupp 72. Den del av utgiften för löner som betalas ut till anställda bokförs mot kassa och bank i kontogrupp 19 och den del som avser preliminär a-skatt bokförs mot ett skuldkonto för personalskatter i kontogrupp 27.

Kostnader för semesteravsättningar till tjänstemän och företagsledare bokförs i kontogrupp 72, kostnader för semesteravsättningar till kollektivanställda arbetare bokförs i kontogrupp 70 och kostnader för arbetsgivaravgifter bokförs i kontogrupp 75.

Kontogrupp 19 - Kassa och bank
Kontogrupp 20 - Eget kapital
Kontogrupp 27 - Personalens skatter, avgifter och löneavdrag
Kontogrupp 70 - Löner till kollektivanställda
Kontogrupp 72 - Löner till tjänstemän och företagsledare
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en personalkostnad för löner när arbete har utförts och ersättningar har tjänats in om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En personalkostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigt utbetald lön eller dylikt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från ett löneprogram och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för löner värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en anställd. En kostnad för löner till tjänstemän och företagsledare värderas till det verkliga värdet av utnyttjade tjänster (intjänade ersättningar) under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för löner.

Moms och beskattning
Det är ingen moms (0 %) på utgifter som avser löner. När det gäller redovisning och betalning av personalskatter, preliminär a-skatt och arbetsgivaravgifter, tillämpas kontantprincipen som innebär att endast utbetalda ersättningar utgör underlag för personalskatterna. Kontantprincipen innebär att avdrag för preliminär a-skatt och arbetsgivaravgifter måste redovisas och betalas avseende löneförskott.

En redovisningsenhet skall från den kontanta bruttolönen göra avdrag för preliminär a-skatt enligt skattetabell, engångsskattetabell eller jämkning. Avdraget för den preliminära a-skatten beräknas på kontant bruttolön och skattepliktiga förmåner. Den avdragna preliminärskatten redovisas i en skattedeklaration för arbetsgivare och skall betalas till skatteverket.

En redovisningsenhet skall i skattedeklaration redovisa och till skatteverket betala arbetsgivaravgift beräknad på kontant bruttolön och skattepliktiga förmåner avseende löner. En redovisningsenhet behöver inte i skattedeklaration redovisa och till skatteverket betala arbetsgivaravgifter på gjorda semesteravsättningar eftersom någon utbetalning inte skett.

Delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag beskattas för vinsten i firman eller bolaget och deklarerar för vinsten som inkomst av näringsverksamhet i inkomstdeklarationen.

Personalkostnader avseende löner (bruttolön, semesteravsättning och arbetsgivaravgifter m.m.) i en näringsverksamhet är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de personalkostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader. Utgifter för löner som betalas ut i månaden efter intjänandemånaden är upplupna kostnader som skall periodiseras i bokslutet.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av personalkostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och män. Om företaget har anställda i flera länder, skall medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land anges.

Uppgift skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret och om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktören och andra personer i företagets ledning.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

Exempel: bokföra löner till närstående (löneutbetalning)
En redovisningsenhet skall betala ut icke marknadsmässig lön till en medhjälpande make om 100 000 SEK och registrerar bruttolönen på den företagsledande maken. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 45 000 SEK (100000*45 %), nettolönen blir 55 000 SEK (100000-45000) och arbetsgivaravgiften uppgick till 31 420 SEK (31,42 %). I samband med löneutbetalningen görs en semesteravsättning om 12 000 SEK (12 %) och arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen uppgår till 3 770 SEK (31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		55 000
2710	Personalskatt		45 000
7221	Löner till företagsledare	100 000
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		31 420
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 420
2920	Upplupna semesterlöner		12 000
7292	Förändring semesterlöneskuld företagsledare	12 000
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter		3 770
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	3 770

Exempel: bokföra löner till närstående (eget uttag)
En handelsbolag med två delägare har betalat ut 50 000 SEK till den medhjälpande maken. Den medhjälpande maken arbetar inte i handelsbolaget och därför fördelas hela vinsten till den företagsledande maken. Det egna uttaget om 50 000 SEK redovisas som ett eget uttag för den företagsledande maken.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		50 000
2013	Egna uttag, make FL	50 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2023/09/29

Kontakta bokforingstips.se