Bokföra lån till anställda och fordran på anställda (bokföring med exempel)

En redovisningsenhet får lämna kortfristiga eller långfristiga lån till anställda som löper med eller utan ränta, om räntan är för låg uppstår det dock en skattepliktig ränteförmån som skall tas upp till förmånsbeskattning.

Lån till anställda innebär att en redovisningsenhet får en fordran på anställda och att anställda får en skuld till redovisningsenheten. Ett avtal om lån till anställda som inte är löneförskott bör dokumenteras med ett låneavtal eller ett skuldebrev så att alla villkor för lånet framgår i skrift.

Lån som lämnas till aktieägare, styrelseledamöter, vd och närstående till sådana personer från ett aktiebolag kan vara förbjudna enligt aktiebolagslagen (2005:551). Löneförskott, kreditprövade kommersiella lån till marknadsmässig ränta och lån till aktieägare som tillsammans med närstående innehar mindre än 1 % av aktiekapitalet är inte förbjudna lån.

Förbjudna lån måste återbetalas omedelbart och återbetalningen kan lösas genom att lånet görs om till ett kommersiellt lån, att det återbetalas med likvida medel eller att det återbetalas genom ett nettolöneavdrag från lönen.

Ett lån som lämnas till en anställd eller en delägare utan ränta eller med subventionerad ränta innebär att det uppstår en skattepliktig ränteförmån som skall tas upp till förmånsbeskattning i enlighet med förmånsvärdet. Förmånsvärdet för en skattepliktig ränteförmån utgörs av skillnaden mellan marknadsräntan i kronor och den ränta i kronor som betalas för lånet. För löneförskott uppstår det normalt ingen skattepliktig ränteförmån på grund av att de är tillfälliga och kortfristiga.

Marknadsmässig ränta för ett lån med fast ränta utgörs enligt Skatteverket av statslåneräntan vid lånetillfället plus en procentenhet (SLR vid lånetillfället + 1 %). Marknadsmässig ränta för ett lån med rörlig ränta utgörs enligt Skatteverket av statslåneräntan den sista november under året före inkomståret plus en procentenhet (SLR den 30 november året före inkomståret + 1 %).

Klassificering
Ett lån till en anställd som är långfristigt (> 1 år) klassificeras som en anläggningstillgång och bokförs normalt i kontogrupp 13. Ett kortfristigt lån (< 1 år) klassificeras som en omsättningstillgång och bokförs normalt i kontogrupp 16.

Amorteringar för lån till anställda bokföras mot det konto för fordran på anställda som lånet avser och ränteintäkter på lån till anställda bokförs i kontogrupp 82 för långfristiga fordringar och i kontogrupp 83 för kortfristiga fordringar.

För anställda sker förmånsbeskattningen av en skattepliktig ränteförmån i lönekörningen och redovisas som en kostnad (debetering) och en negativ kostnad (kreditering) i kontogrupp 73. För redovisningsenheten innebär en förmånsbeskattning av anställda att arbetsgivaravgiften på förmånsvärdet blir en ytterligare kostnad utöver kostnaden för ränta.

Enskilda näringsidkare, delägare i handelsbolag eller delägare i kommanditbolag redovisar normalt lån till sig själva som ett eget uttag i kontogrupp 20 och då uppstår ingen skattepliktig ränteförmån.

Kontogrupp 13 - Finansiella anläggningstillgångar
Kontogrupp 16 - Övriga kortfristiga fordringar
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner
Kontogrupp 82 - Resultat från övriga värdepapper och långfristiga fordringar
Kontogrupp 83 - Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter

Erkännande
En lån till anställda redovisas i balansräkningen när det är sannolikt att framtida ekonomiska fördelarna kommer att tillfalla redovisningsenheten om fordringen har ett nominellt värde som kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En fordran för ett lån till anställda som inte längre uppfyller definitionen av en tillgång på grund av den har blivit återbetald eller konstaterats vara en förlust skall bokföras bort från balansräkningen.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
Fordringar för lån till anställda skall enligt IFRS värderas till upplupet anskaffningsvärde (diskonterat nuvärde) enligt effektivräntemetoden. Upplupet anskaffningsvärde approximeras normalt med det nominella värde som en redovisningsenhet väntas erhålla från en anställd vid återbetalning av lånet.

Fordringar i utländsk valuta skall initialt omräknas enligt växelkursen per det datum då lånebeloppet utbetalas. Fordringar får omräknas till balansdagens växelkurs vid bokslut och den orealiserade valutakursdifferensen får redovisas i resultaträkningen som rörelseintäkt, rörelsekostnad eller finansiell post.

Konstaterade valutakursvinster respektive valutakursförluster avseende en fordran skall bokföras i resultaträkningen vid de tidpunkter då amortering sker.

En fordran för lån till anställda får inte tas upp till ett högre värde än vad som beräknas inflyta och en redovisningsenhet som misstänker att en fordran helt eller delvis inte kommer att regleras skall skriva ned denna fordran till det belopp som beräknas inflyta.

Moms och beskattning
Det är ingen moms (0 %) på lån och räntor då bank- och finansieringstjänster inte utgör momspliktig försäljning. Ränteintäkter avseende fordringar för lån till anställda är skattepliktiga intäkter i inkomstdeklarationen.

En skattepliktig ränteförmån skall tas upp till beskattning i enlighet med ett beräknat förmånsvårde som beror på marknadsräntan och den betalda räntan för ett lån. Förmånsvärdet för en skattepliktig ränteförmån utgörs av skillnaden mellan marknadsräntan i kronor och den ränta i kronor som betalas för lånet.

Marknadsmässig ränta för ett lån med fast ränta utgörs enligt Skatteverket av statslåneräntan vid lånetillfället plus en procentenhet (SLR vid lånetillfället + 1 %). Marknadsmässig ränta för ett lån med rörlig ränta utgörs enligt Skatteverket av statslåneräntan den sista november under året före inkomståret plus en procentenhet (SLR den 30 november året före inkomståret + 1 %).

Förmånsbeskattning för en anställd innebär att en skattepliktig ränteförmån skall beskattas som kontant bruttolön genom avdrag för preliminärskatt och redovisning av arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet. En anställd kan undvika förmånsbeskattning genom att betala marknadsmässig ränta för ett lån.

Enskilda näringsidkare, delägare i handelsbolag eller delägare i kommanditbolag redovisar normalt lån till sig själva som ett eget uttag i kontogrupp 20 och då uppstår ingen skattepliktig ränteförmån. En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp en skattepliktig ränteförmån till förmånsvärdet som utdelning i inkomstdeklarationen.

I inkomstdeklarationen får fordringar avseende lån till anställda värderas till det nominella belopp som beräknas inflyta och det innebär att nedskrivningar på fordringar avseende lån till anställda är skattemässigt avdragsgilla i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
Vid bokslutet skall en redovisningsenhet göra en nedskrivningsprövning gällande fordringar för lån till anställda och vid behov göra en nedskrivning till det nominella belopp som beräknas inflyta.

En redovisningenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande), värdering och omräkning av fordringar i årsredovisningen.

Exempel: bokföra långfristigt lån till anställd (tecknande av lån)
En redovisningsenhet har lånat ut 100 000 SEK till en anställd i enlighet med ett skuldebrev. Lånet är av rak typ med en amorteringsplan över 5 år och en fast ränta om 2 %, amortering och räntebetalning sker 2 gånger per år. Statslåneräntan var 4 % när lånet tecknades och därför uppstår det en skattepliktig ränteförmån som beskattas i samband med löneutbetalningen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		100 000
1382	Långfristiga fordringar hos anställda	100 000

Exempel: bokföra kortfristigt lån till anställd (tecknande av lån)
En redovisningsenhet har lånat ut 90 000 SEK till en anställd i enlighet med ett skuldebrev. Lånet skall återbetalas med 100 000 SEK efter 6 månader. Räntan på lånet är 11,11 % (10000/90000) per halvår eller 23,45 % (1,1111^2) per helår. Statslåneräntan var 4 % när lånet tecknades och därför uppstår det inte någon skattepliktig ränteförmån.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		90 000
1615	Lån till anställda	90 000

Exempel: bokföra långfristigt lån till anställd (amortering och ränta)
En redovisningsenhet har lånat ut 100 000 SEK till en anställd i enlighet med ett skuldebrev. Lånet är av rak typ med en amorteringsplan över 5 år och en fast ränta om 2 %, amortering och räntebetalning sker 2 gånger per år. Det första avbetalningstillfället innebär att den anställde betalar ränta med 1 000 SEK (100000*(2 %/2)) och amorterar lånet med 10 000 SEK (100000/(5*2)).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken	11 000
1382	Långfristiga fordringar hos anställda		10 000
8251	Ränteintäkter från långfristiga fordringar		1 000

Exempel: bokföra kortfristigt lån till anställd (amortering och ränta)
En redovisningsenhet har lånat ut 90 000 SEK till en anställd i enlighet med ett skuldebrev. Lånet skall återbetalas med 100 000 SEK efter 6 månader. Räntan på lånet är 11,11 % (10000/90000) per halvår eller 23,45 % (1,1111^2) per helår. Den anställde har återbetalat hela lånet och ränteintäkten är 10 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken	100 000
1615	Lån till anställda		90 000
8313	Ränteintäkter från kortfristiga fordringar		10 000

Exempel: bokföra lån till delägare (tecknande av lån)
En redovisningsenhet har lånat ut 100 000 SEK till en delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag) och utbetalningen av likvida medel bokförs som ett eget uttag. Ett eget uttag innebär inte att det uppstår någon skattepliktig ränteförmån.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		100 000
2013	Egna uttag, FK	100 000

Exempel: bokföra förmånsbeskattning av ränteförmån till anställda (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för mars år 2010 betalat ut en bruttolön om 100 000 SEK till tjänstemän och tagit upp en skattepliktig ränteförmån om 1 500 SEK. Den anställde har lånat 100 000 SEK till en fast ränta om 2 % när statslåneräntan var 4 %. Det första avbetalningstillfället innebar att den anställde betalade 1 000 SEK i ränta men marknadsräntan är 2 500 SEK (100000*(5 %/2)) och skillnaden om 1 500 SEK (2500-1000) är en skattepliktig ränteförmån. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 31 456 SEK (101500*31 %), nettolönen var 68 544 SEK (100000-31456) och arbetsgivaravgiften uppgick till 31 891 SEK (101500*31,24 %). I samband med löneutbetalningen görs en semesteravsättning om 12 000 SEK (100000*12 %) och arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen uppgår till 3 770 SEK (12000*31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		68 544
2710	Personalskatt		31 456
7211	Löner till tjänstemän	100 000
7386	Subventionerad ränta	1 500
7399	Motkonto skattepliktiga förmåner		1 500
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		31 891
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 420
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	471
2920	Upplupna semesterlöner		12 000
7291	Förändring av semesterlöneskuld tjänstemän	12 000
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter		3 770
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	3 770

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2010/04/15

Kontakta bokforingstips.se