Bokföra kostnadsersättningar till anställda (bokföring med exempel)

Kostnadsersättningar är skattefria ersättningar till anställda och delägare i en redovisningsenhet som avser privata utlägg i tjänsten och som är skattemässigt avdragsgilla för en juridisk eller fysisk person.

Kostnadsersättningar är skattefria till den del de avser skattemässigt avdragsgilla utgifter i tjänsten för juridiska och fysiska personer, överskjutande ersättning är skattepliktig. För skattefria kostnadsersättningar behöver en arbetsgivare inte göra avdrag för preliminär a-skatt och inte heller redovisa arbetsgivaravgifter.

En redovisningsenhet som skall betala ut kostnadsersättning till en anställd eller en delägare måste få underlag från den anställde eller delägaren för att bedöma och verifiera de skattemässigt avdragsgilla utgifterna i tjänsten. Underlaget kan vara en reseräkning, en körjournal, kopior på kvitton eller orginalkvitton.

En redovisningsenhet kan betala ut skattefria kostnadsersättningar för verkliga utlägg som har gjorts men får också betala ut skattefria kostnadsersättningar enligt schablon när det gäller bilersättningar och traktamente. Kostnadsersättningar enligt schablon är skattefria upp till vissa av Skatteverket fastställda gränsvärden och överskjutande ersättning är skattepliktig.

En redovisningsenhet kan betala ut skattefria kostnadsersättningar genom direktbetalning till privatkonto, genom en löneutbetalning till anställda eller som en egen insättning till delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag. Den del av en kostnadsersättning som är skattepliktig betalas ut som vanlig lön till en anställd och redovisas som en försäljning (uttagsbeskattning) för en enskild näringsidkare, delägare i handelsbolag eller delägare i ett kommanditbolag.

Kostnaden avseende en kostnadsersättning enligt schablon utgörs av den ersättning som har eller som kommer att betalas ut och kostnaden för en kostnadsersättning som avser ett utlägg i tjänsten redovisas med hjälp av kvittot för utlägget.

En enskild näringsidkare, en delägare i ett handelsbolag eller en delägare i ett kommanditbolag kan bokföra kostnaden avseende en skattepliktig kostnadsersättning som en icke avdragsgill kostnad eller som ett eget uttag för att slippa uttagsbeskattning.

Klassificering
Ett kvitto som avser ett utlägg i tjänsten och som är att anse som företagets utgift redovisas som kostnad och eventuellt ingående moms mot ett konto för kassa & bank, skuld till anställda, skuld till delägare eller egen insättning. Skattefria schablonmässiga kostnadsersättningar för traktamenten och milersättningar redovisas som en kostnad baserat på underlaget för ersättningen vid direktutbetalning, vid löneutbetalning eller vid redovisning av egen insättning.

Kostnader för schablonmässiga skattefria kostnadsersättningar redovisas i kontogrupp 73 för anställda och i kontogrupp 58 för delägare som inte är anställda. Kostnader för övriga utlägg som ersätts med skattefria kostnadsersättning redovisas i den kontogrupp som bäst motsvarar kostnadsslaget. Skulder till anställda och delägare bokförs i kontogrupp 28, egna insättningar bokförs i kontogrupp 20 och utbetalningar av likvida medel bokförs i kontogrupp 19.

Kontogrupp 19 - Kassa och bank
Kontogrupp 20 - Eget kapital
Kontogrupp 28 - Övriga kortfristiga skulder
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för kostnadsersättningar när arbete har utförts eller när utlägg har gjorts om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigt utbetald kostnadsersättning eller dyligt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för kostnadsersättningar värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en anställd eller en delägare. En kostnad för kostnadsersättningar värderas till det verkliga värdet av intjänade ersättningar under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för kostnadsersättningar.

Moms och beskattning
Det är ingen moms (0 %) på kostnadsersättningar men det kan vara moms (25 %, 12 % eller 6 %) på utgifter som avser utlägg i tjänsten. När det gäller skattefria kostnadsersättningar till anställda behöver en redovisningsenhet inte göra avdrag för preliminärskatt och inte heller redovisa arbetsgivaravgifter på utbetald ersättning. Skattefria kostnadsersättningar till delägare som inte är anställda behöver inte redovisas som en försäljning (uttagsbeskattning).

Den del av en kostnadsersättning som är skattepliktig skall för en anställd tas upp som vanligt kontant bruttolön och för en delägare som inte är anställd skall uttagsbeskattning ske. En enskild näringsidkare, en delägare i ett handelsbolag eller en delägare i ett kommanditbolag kan bokföra kostnaden avseende en skattepliktig kostnadsersättning som en icke avdragsgill kostnad eller som ett eget uttag för att slippa uttagsbeskattning.

Kostnader avseende kostnadsersättningar för utlägg till en näringsverksamhet är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och män. Om företaget har anställda i flera länder, skall medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land anges.

Uppgift skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret och om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktören och andra personer i företagets ledning.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

Exempel: bokföra kostnadsersättning till anställd eller delägare (direktbetalning)
En redovisningsenhet har erhållit ett kvitto avseende hotellrum under en tjänsteresa som har betalats av en anställd eller delägare. Hotellkvittot är på 3 360 SEK, momsen uppgår till 360 SEK (12 %) och en utbetalning har gjorts till ett privatkonto direkt.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		3 360
2641	Ingående moms sv	360
5831	Kost och logi i Sverige	3 000

Exempel: bokföra kostnadsersättning till delägare (skuld till delägare)
En redovisningsenhet har erhållit en reseräkning och ett kvitto avseende hotellrum under en tjänsteresa som har betalats av en delägare som inte är anställd. Delägaren skall ha skattefritt traktamente för 3 hela dagar om 630 SEK och skattefri milersättning om 3 700 SEK (18,5*200). Hotellkvittot är på 3 360 SEK, momsen uppgår till 360 SEK (12 %) och en utbetalning har gjorts till ett privatkonto direkt.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2891	Avräkning, HK		7 690
2641	Ingående moms sv	360
5831	Kost och logi i Sverige	3 000
5841	Bilersättning, avdragsgill	3 700
5843	Traktamente sv, avdragsgillt	630

Exempel: bokföra kostnadsersättning till delägare (egen insättning)
En redovisningsenhet har erhållit en reseräkning och ett kvitto avseende hotellrum under en tjänsteresa som har betalats av en delägare som inte är anställd (EF, HB, KB). Delägaren skall ha skattefritt traktamente för 3 hela dagar om 630 SEK och skattefri milersättning om 3 700 SEK (18,5*200). Hotellkvittot är på 3 360 SEK, momsen uppgår till 360 SEK (12 %) och kvittot bokförs som en egen insättning.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2018	Egen insättning		7 690
2641	Ingående moms sv	360
5831	Kost och logi i Sverige	3 000
5841	Bilersättning, avdragsgill	3 700
5843	Traktamente sv, avdragsgillt	630

Exempel: bokföra reseräkning vid tjänsteresa (skuld till anställd)
En redovisningsenhet har erhållit en reseräkning och ett kvitto avseende hotellrum under en tjänsteresa som har betalats av en anställd. Hotellkvittot är på 3 360 SEK, momsen uppgår till 360 SEK (12 %). Den anställde skall även ha skattefritt traktamente för 3 hela dagar om 630 SEK och skattefri milersättning om 3 700 SEK (18,5*200). Utbetalningen av kostnadsersättning sker i löneutbetalningen men kostnaden för hotellrummet bokförs som en skuld till anställd med kvittot som verifikation.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2822	Reseräkningar		3 360
2641	Ingående moms sv	360
5831	Kost och logi i Sverige	3 000

Exempel: bokföra kostnadsersättning till anställda (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för februari år 2010 betalat ut en bruttolön om 100 000 SEK till tjänstemän och skattefria kostnadsersättningar för bilersättning, traktamente och hotellkvitto. Hotellkvittot har tidigare bokförts som en skuld till anställda om 3 360 SEK, traktamentet är 630 SEK och bilersättningen 3 700 SEK. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 31 000 SEK (jämkning 31 %), nettolönen blir 76 690 SEK (107690-31000) och arbetsgivaravgiften uppgick till 31 420 SEK (31,24 %). I samband med löneutbetalningen görs en semesteravsättning om 12 000 SEK (12 %) och arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen uppgår till 3 770 SEK (31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		76 690
2710	Personalskatt		31 000
7211	Löner till tjänstemän	100 000
2822	Reseräkningar	3 360
7321	Skattefria traktamenten, Sverige	630
7331	Skattefria bilersättningar	3 700
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		31 420
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 420
2920	Upplupna semesterlöner		12 000
7291	Förändring semesterlöneskuld tjänstemän	12 000
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter		3 770
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	3 770

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2019/12/18

Kontakta bokforingstips.se