Bokföra kostförmån och förmån av fri kost (bokföring med exempel)

En skattepliktig kostförmån uppstår när en redovisningsenhet betalar eller subventioner måltider för en anställd eller en delägare, om det inte rör sig om måltider vid representation eller måltider som obligatoriskt ingår i priset vid tjänsteresor.

En kostförmån för måltider såsom frukost, lunch och middag är skattepliktig oavsett om kostförmånen erhållits inom landet eller utomlands. Måltider som obligatoriskt ingår i priset för biljetter på allmänna transportmedel och i priset för hotellövernattningar är skattefria förmåner vid tjänsteresor. Måltider vid extern och intern representation är skattefria förmåner och detta gäller även för enklare förtäring såsom kaffe, kakor, bullar och läsk. Fri kost som lämnas från någon som saknar samband med arbetsgivaren och som lämnas utan krav på motprestation är en skattefri kostförmån.

Klassificering
En utgift för en skattepliktig kostförmån som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

En kostnad för en skattepliktig kostförmån redovisas normalt i kontogrupp 58 eller i kontogrupp 76. Kostnader avseende en kostförmån kan exempelvis vara kostnader för frukost, lunch, middag eller finare middagar med dryck på restauranger.

För anställda sker förmånsbeskattningen i lönekörningen och redovisas som en kostnad (debitering) och en negativ kostnad (kreditering) i kontogrupp 73 eller som en kostnad och en intäkt. För redovisningsenheten innebär en förmånsbeskattning av anställda att arbetsgivaravgiften på förmånsvärdet blir en ytterligare kostnad utöver den kostnaden för måltiderna.

För delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag redovisas förmånsbeskattningen som en intäkt till förmånsvärdet i kontogrupp 34 eller så redovisas en intäkt enbart i inkomstdeklarationen.

Kontogrupp 34 - Försäljning, egna uttag
Kontogrupp 58 - Resekostnader
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal
Kontogrupp 76 - Övriga personalkostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för kostförmåner och förmånsbeskattning när resurserna har förbrukats, om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigheter eller dylikt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för en kostförmån värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en leverantör. En kostnad för en kostförmån värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för kostförmåner.

Moms och beskattning
Momssatsen på utgifter för kostförmåner kan vara 25 %, 12 %, 6 % eller 0 % men någon utgående moms skall normalt inte redovisas vid förmånsbeskattning då inget avdrag för ingående moms görs för kostnader avseende skattepliktiga kostförmåner.

Om en redovisningsenhet har gjort avdrag för moms som ingående moms avseende skattepliktiga kostförmåner måste den ingående momsen justeras alternativt utgående moms redovisas på det lägsta av anskaffningsvärdet (inköpspriset) och marknadsvärdet. En justering av ingående moms innebär att momsen bokförs som en kostnad.

Momsen på utgifter för skattefria kostförmåner är med vissa begränsningar avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Momsen på utgifter för skattepliktiga kostförmåner är inte avdragsgill som ingående moms utan får dras av som en kostnad. En icke momsregistrerad person bokför alltid ingående moms som en kostnad.

En skattepliktig kostförmån skall tas upp till beskattning i enlighet med Skatteverkets fastställda schabloner för måltider. Schablonvärdena avser normala måltider, andra måltider (restaurangmat) skall värderas till marknadsvärdet inklusive moms. Rikskuponger eller lunchkuponger skall värderas till marknadsvärdet inklusive moms och inte till det som redovisningsenheten har betalt för kupongerna.

Det faktum att skattepliktiga kostförmåner värderas till av skatteverket fastställda schabloner eller marknadsvärdet inklusive moms innebär att förmånsvärdet kan skilja sig från de verkliga utgifterna som en redovisningsenhet har för skattepliktiga kostförmåner.

Förmånsbeskattning för en anställd innebär att en skattepliktig kostförmån skall beskattas som kontant bruttolön genom avdrag för preliminärskatt och redovisning av arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet. En anställd kan undvika förmånsbeskattning genom att helt och hållet betala för den skattepliktiga förmånen via ett nettolöneavdrag. Avdrag för preliminär a-skatt görs bara i den mån det finns bruttolön att göra avdrag från, något avdrag för preliminär a-skatt görs inte om bara förmånen tas upp i lönekörningen.

En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp en skattepliktig kostförmån till förmånsvärdet som en skattepliktig intäkt, i bokföringen eller enbart i inkomstdeklarationen. För en delägare som inte är anställd i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tas en skattepliktig kostförmån upp som skattepliktig utdelning, i lönekörningen eller enbart i delägarens inkomstdeklaration. Delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag kan undvika förmånsbeskattning genom att bokföra utgifterna för skattepliktiga kostförmåner som egna uttag i kontogrupp 20.

Utgifter för skattefria kostförmåner är med vissa begränsningar skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen och momsen på det avdragsgilla beloppet är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person.

Utgifter för skattepliktiga kostförmåner är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen när förmånsbeskattning skett men momsen är inte avdragsgill som ingående moms om inte utgående moms redovisas avseende kostförmånen. Momsen på utgifter som avser skattepliktiga kostförmåner är dock alltid skattemässigt avdragsgill som en kostnad i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden, detta kan bland annat föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer. Större företag skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om andelen kvinnor och andelen män av medelantalet anställda under räkenskapsåret och medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land, om företaget har anställda i flera länder.

Större företag ska enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktör och andra personer i företagets ledning. Fördelningen bland styrelseledamöter och bland övriga befattningshavare ska redovisas var för sig. Upplysningarna ska avse förhållandena på balansdagen.

Större företag ska enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om storleken av följande personalkostnader för räkenskapsåret:
1. löner och andra ersättningar, och
2. sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader.

Exempel: bokföra utgift för en skattefri kostförmån (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 1 250 SEK som avser ett restaurangbesök vid extern representation. Det var 4 personer angivna med namn och tillhörighet som var närvarande vid representationen. Momsen om 250 SEK (25 %) är avdragsgill som ingående moms och den resterande utgiften bokförs som en icke avdragsgill kostnad.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		1 250
2641	Ingående moms SE	250
6072	Extern representation, ej avdragsgill	1 000

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig kostförmån till anställda (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura som avser lunch under en månad för företagets anställda. Leverantörsfakturan avser 100 luncher för totalt 6 000 SEK inklusive moms eller 60 SEK per lunch. Momsen är 1 200 SEK (25 %) och måltidsvärdet är 4 800 SEK. Förmånsbeskattning sker i samband med löneutbetalningen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		6 000
7699	Övriga personalkostnader	6 000

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig kostförmån till delägare (förmånsbeskattning)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura som avser lunch under en månad för en enskild näringsidkare. Leverantörsfakturan avser 20 luncher för totalt 1 200 SEK inklusive moms eller 60 SEK per lunch. Momsen är 240 SEK (25 %) och måltidsvärdet är 960 SEK. Förmånsbeskattning sker direkt genom att ett förmånsvärde om 1 520 SEK (20*76) bokförs som en intäkt i enligt med schablonvärde. Den enskilda näringsidkaren kan välja att enbart ta upp den skattepliktiga kostförmånen i inkomstdeklarationen men har valt att redovisa kostförmånen som en intäkt.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		1 200
6991	Övriga externa kostnader, avdragsgilla	1 200
2011	Egna uttag av varor och tjänster	1 520
3404	Egna uttag, momsfria		1 520

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig kostförmån till delägare (eget uttag)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura som avser lunch under en månad för en enskild näringsidkare. Leverantörsfakturan avser 20 luncher för totalt 1 200 SEK inklusive moms eller 60 SEK per lunch. Momsen är 240 SEK (25 %) och måltidsvärdet är 960 SEK. Utgiften för kosten bokförs som ett eget uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		1 200
2013	Övriga egna uttag	1 200

Exempel: bokföra förmånsbeskattning av kostförmån för anställda (kostnadsmetod)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för februari år 2010 betalat ut en bruttolön om 100 000 SEK till tjänstemän och tagit upp en skattepliktig kostförmån om 7 600 SEK (100*76). Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 33 356 SEK (jämkning 31 %), nettolönen blir 66 644 SEK (100000-33356) och arbetsgivaravgiften uppgick till 33 807 SEK (107600*31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		66 644
2710	Personalskatt		33 356
7211	Löner till tjänstemän	100 000
7382	Kostnader för fria måltider	7 600
7399	Motkonto skattepliktiga förmåner		7 600
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		33 807
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 420
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	2 387

Exempel: bokföra förmånsbeskattning av kostförmån för anställda (intäktsmetod)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för februari år 2010 tagit upp en skattepliktig kostförmån om 7 600 SEK. Arbetsgivaravgiften uppgick till 2 387 SEK (7600*31,42 %), något avdrag för preliminär a-skatt görs inte då ingen lön betalades ut.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
7382	Kostnader för fria måltider	7 600
3004	Försäljning inom Sverige, momsfri		7 600
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		2 387
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	2 387

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2020/12/22

Kontakta bokforingstips.se