Bokföra utgifter för kontorsmaterial, papper, pennor och toner (bokföring med exempel)

En redovisningsenhet med ett kontor gör inköp av pärmar, pennor, papper, toner, gem, häftstift med mera och har därmed utgifter för kontorsmaterial.

Kontorsmaterial är mindre förbrukningsartiklar som används på ett kontor och inventarier såsom skrivbord och kontorsstolar räknas inte som kontorsmaterial. Kontorsmaterial är exempelvis toner till skrivaren, papper, almanackor, post-it lappar, pennor, linjaler och hålsslagare.

Redovisningsenheter köper normalt in stora mängder kontorsmaterial vid varje inköpstillfälle och inköp av kontorsmaterial görs därför vanligtvis inte så ofta. Även om det finns resurser av kontorsmaterial lagrat på ett kontor så är det inte vanligt att lagret av kontorsmaterial inventeras och värderas vid bokslut. En redovisningsenhet som är återförsäljare av kontorsmaterial måste naturligtvis inventera och värdera sitt varulager vid bokslutet.

Klassificering
En utgift för kontorsmaterial som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

Den del av en utgift för kontorsmaterial som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald.

Kostnader för kontorsmaterial klassificeras normalt som övriga externa kostnader och bokförs som kostnader för kontorsmaterial i kontogrupp 61.

Kontogrupp 61 - Kontorsmateriel och trycksaker

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad i resultaträkningen när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför utgifter för kontorsmaterial när leverantörsfakturan har betalats och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför utgifter för kontorsmaterial per fakturadatumet på leverantörsfakturan eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för kontorsmaterial värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en leverantör. En kostnad för kontorsmaterial värderas till det verkliga värdet av förbrukade (utnyttjade) resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för kontorsmaterial.

Moms och beskattning
Momssatsen för kontorsmaterial är normalt 25 % och avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Fysiska och juridiska personer som inte är momsregistrerade bokför den ingående momsen på det konto som används för att bokföra utgiften för kontorsmaterial.

En momsregistrerad person skall redovisa den ingående momsen som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms och utgiften för kontorsmaterial skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

Kostnaden för kontorsmaterial i en näringsverksamhet är en skattemässigt avdragsgill kostnad i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

Exempel: bokföra utgift för kontorsmaterial (fakturametoden)
En redovisningsenhet har enligt en leverantörsfaktura köpt in diverse kontorsmaterial såsom papper, pennor och häftstift för 1 250 SEK inklusive moms. Momsen är 250 SEK (25 %) och värdet för kontorsmaterialet är 1 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		1 250
2641	Ingående moms sv	250
6110	Kontorsmateriel	1 000

Exempel: bokföra utgift för kontorsmaterial (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har enligt en betald leverantörsfaktura köpt in diverse kontorsmaterial såsom papper, pennor och häftstift för 1 250 SEK inklusive moms. Momsen är 250 SEK (25 %) och värdet för kontorsmaterialet är 1 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		1 250
2641	Ingående moms sv	250
6110	Kontorsmateriel	1 000

Exempel: bokföra utgift för kontorsmaterial (egen insättning)
En enskild näringsidkare har enligt en betald leverantörsfaktura köpt in diverse kontorsmaterial såsom papper, pennor och häftstift till sin enskilda firma för 1 250 SEK inklusive moms. Momsen är 250 SEK (25 %) och värdet för kontorsmaterialet är 1 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2018	Egen insättning		1 250
2641	Ingående moms sv	250
6110	Kontorsmateriel	1 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2019/12/18

Kontakta bokforingstips.se