Bokföra kaffeautomat, kaffemaskin, kaffebryggare (bokföring med exempel)

En redovisningsenhet kan anskaffa eller hyra en kaffeautomat, kaffemaskin eller kaffebryggare för att tillgodose behovet av kaffe på arbetsplatsen. En redovisningsenhet kan anskaffa kaffeautomater för att hyra ut dem eller för att sälja dem vidare i sin återförsäljningsverksamhet.

Klassificering
En kaffeautomat, kaffemaskin eller kaffebryggare klassificeras normalt som en materiell anläggningstillgång då kaffeautomater utgör fysiska objekt som med hög sannolikhet genererar ekonomiska fördelar till en redovisningsenhet i framtiden. Kaffeautomater som anskaffas för att säljas vidare i en återförsäljningsverksamhet klassificeras som varulager.

Kaffeautomater som hyrs eller leasas från en annan redovisningsenhet skall bokföras som operationell leasing eller finansiell leasing. Kaffeautomater kan också klassificeras som förbrukningsinventarier om deras ekonomiska livslängd understiger 3 år eller om anskaffningsvärdet understiger gränsvärdena för inventarier av mindre värde.

Man brukar bokföra inköp av kaffeautomater i kontogrupp 12, som förbrukningsinventarier i kontogrupp 54 eller som varuinköp i kontogrupp 40.

Kontogrupp 12 - Maskiner och inventarier
Kontogrupp 40 - Inköp av varor och material
Kontogrupp 54 - Förbrukningsinventarier och förbrukningsmateriel

Erkännande
Kaffeautomater, kaffemaskiner eller kaffebryggare skall enligt IFRS redovisas i balansräkningen när det är sannolikt att framtida ekonomiska fördelarna kommer att tillfalla redovisningsenheten om tillgången har en utgift eller ett värde som kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

Kaffeautomater, kaffemaskiner eller kaffebryggare som inte längre uppfyller definitionen av en tillgång eftersom de har sålts eller utrangerats (slängts) skall bokas bort från balansräkningen. Kaffeautomater, kaffemaskiner eller kaffebryggare som har utrangerats skall bokas bort på samma sätt som gäller vid en försäljning med skillnaden att försäljningspriset normalt är noll.

Sidoordnat register och avstämning
Ett inköp av en kaffeautomat, kaffemaskin eller kaffebryggare som klassificeras som en materiell anläggningstillgång skall registreras i ett anläggningsregister så att det går att få fram information om anskaffningsvärde, ackumulerade avskrivningar, ackumulerade nedskrivningar och ackumulerade uppskrivningar för varje enskild kaffeautomat, kaffemaskin eller kaffebryggare.

Det redovisade värdet för kaffeautomater i balansräkningen stäms av mot det redovisade värdet för kaffeautomater enligt en rapport från anläggningsregistret där redovisat värde finns specificerat för alla inventarier och separat för varje enskild kaffeautomat, kaffemaskin eller kaffebryggare.

Värdering
Kaffeautomater, kaffemaskiner eller kaffebryggare värderas och bokförs alltid initialt till sitt anskaffningsvärde. Anskaffningsvärdet för kaffeautomater, kaffemaskiner eller kaffebryggare utgörs av de utgifter som krävs och som kan hänföras till förvärvet av kaffeautomater eller de utgifter som krävs och som kan hänföras till utvecklingen och färdigställandet av kaffeautomater.

Kaffeautomater, kaffemaskiner eller kaffebryggare som utgör materiella anläggningstillgångar får efter den initiala redovisningen enligt IFRS värderas enligt omvärderingsmetoden till verkligt värde eller enligt anskaffningsvärdemetoden till anskaffningsvärdet.

Enligt årsredovisningslagen (1995:1554) får aktiebolag och ekonomiska föreningar skriva upp värdet för kaffeautomater som har ett tillförlitligt bestående värde som väsentligen överstiger bokfört värde. En uppskrivning i enlighet med årsredovisningslagen (1995:1554) måste dock användas till att öka aktiekapitalet i en fondemission eller sättas av i en uppskrivningsfond.

Enligt bokföringsnämndens rekommendationer för K1- och K2-företag är det inte tillåtet att värdera kaffeautomater till verkligt värde och därför tillämpas alltid anskaffningsvärdemetoden för kaffemaskiner i de redovisningsenheter som tillämpar dessa rekommendationer.

Enligt K3-rekommendationen är det tillåtet att skriva upp värdet för kaffeautomater i enlighet med årsredovisningslagen (1995:1554). En redovisningsenhet skall enligt K3-rekommendationen redovisa en uppskjuten skatteskuld avseende uppskrivet belopp.

Kaffeautomater som utgör varulager skall efter den initala värderingen till anskaffningsvärde värderas till det lägsta av anskaffningsvärdet och nettoförsäljningsvärdet enligt FIFU-principen (Först In Först Ut).

På kaffemaskiner skall en redovisningsenhet göra planenliga avskrivningar fördelat över kaffeautomaternas ekonomiska livslängd eftersom en kaffemaskin successivt minskar i värde i takt med att den åldras och förbrukas.

Om det finns indikationer på att en kaffebryggare kan ha minskat i värde så skall en redovisningsenhet testa kaffeautomatens nedskrivningsbehov och vid behov göra en nedskrivning till kaffebryggarens återvinningsvärde. Återvinningsvärdet är det högsta värdet av nettoförsäljningsvärdet och nyttjandevärdet.

När tillgångar skall värderas och testas för nedskrivningsbehov kan det hända att tillgångarna inte kan värderas var för sig utan måste grupperas i en kassagenererande enhet. En kassagenererande enhet är den minsta identifierbara grupp av tillgångar som genererar betalningsströmmar som i stor grad är oberoende av de betalningsströmmar som genereras från andra tillgångar eller grupper av tillgångar.

Moms och beskattning
Momsen på kaffeautomater är normalt 25 % och avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Fysiska och juridiska personer som inte är momsregistrerade bokför den ingående momsen på det konto som används för att bokföra inköpet av kaffeautomater. En momsregistrerad person som har fått avdrag för moms som ingående moms för en kaffebryggare måste ta ut utgående moms av köparen när kaffemaskinen säljs.

Uppskrivningar för kaffeautomater är inte skattepliktiga och nedskrivningar av kaffeautomater är skattemässigt avdragsgilla i den mån det verkliga värdet understiger det skattemässiga värdet. Enligt inkomstskattelagen (1999:1229) skall kapitalvinster och kapitalförluster tas upp till beskattning det år då tillgången säljs och det är därför avgörande att spara uppgifter om anskaffningsvärde för tillgångar oberoende av den värderingsprincip som tillämpas.

När kaffeautomater säljs skall en redovisningsenhet ta upp kapitalvinsten eller kapitalförlusten i inkomstdeklarationen som inkomst av näringsverksamhet.

Skattemässigt har en redovisningsenhet möjlighet att göra räkenskapsenliga avskrivningar baserat på en avskrivningstid om minst 5 år eller en direktavskrivning om reglerna gällande förbrukningsinventarier är uppfyllda.

Bokslut och årsredovisning
En redovisningenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande), värdering och omräkning av inventarier och verktyg i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall i en not till det redovisade värdet för inventarier och verktyg i balansräkningen lämna upplysning om anskaffningsvärde, ackumulerade uppskrivningar, ackumulerade nedskrivningar, ackumulerade avskrivningar och redovisat värde.

Exempel: bokföra inköp av kaffeautomat (fakturametoden)
En redovisningsenhet har anskaffat en kaffeautomat för 125 000 SEK inklusive moms där 25 000 SEK utgör moms och 100 000 utgör kaffeautomatens värde.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		125 000
2641	Ingående moms SE	25 000
1221	Inventarier	100 000

Exempel: bokföra avskrivning av kaffeautomat (bokslut)
En redovisningsenhet tillämpar en avskrivningstid om 5 år för sina kaffeautomater och skall vid bokslutet göra en avskrivning med 20 000 SEK (100000/5).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1229	Ack. avskrivningar på inventarier		20 000
7832	Avskrivningar på inventarier	20 000

Exempel: bokföra nedskrivning av kaffeautomat (bokslut)
En redovisningsenhet har beslutat att skriva ned värdet för kaffeautomater med 10 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1228	Ack. nedskrivningar på inventarier		10 000
7730	Nedskrivningar av maskiner och inventarier	10 000

Exempel: bokföra uppskrivning av kaffeautomat (bokslut)
Ett aktiebolag som tillämpar K3-rekommendationen har beslutat att skriva upp värdet för en kaffeautomat med 10 000 SEK. Bolagsskatten är 22 % och en uppskjuten skatteskuld om 2 200 SEK (10000*0,22) redovisas i samband med uppskrivningen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1227	Ack. uppskrivningar på inventarier	10 000
2085	Uppskrivningsfond		7 800
2240	Avsättningar för uppskjutna skatter		2 200

Exempel: bokföra avskrivning av uppskrivet belopp (bokslut)
Ett aktiebolag som tillämpar K3-rekommendationen har gjort en uppskrivning om 10 000 SEK avseende en kaffeautomat, 2 200 SEK (22 % bolagsskatt) redovisades som en uppskjuten skatteskuld. Redovisningsenheten tillämpar en avskrivningstid om 5 år för sina inventarier och skall vid bokslutet göra en avskrivning med 2 000 SEK (10000/5) avseende uppskrivet belopp, 440 SEK avser upplösning av avsättning för uppskjuten skatt.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1229	Ack. avskrivningar på inventarier		2 000
2085	Uppskrivningsfond	1 560
2240	Avsättningar för uppskjutna skatter	440

Exempel: bokföra försäljning av kaffeautomat (fakturametoden)
En redovisningsenhet har sålt en kaffeautomat för 40 000 SEK exklusive moms eller 50 000 SEK inklusive moms. Kaffeautomaten hade ett anskaffningsvärde om 100 000 SEK och ackumulerade avskrivningar om 20 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1511	Kundfordringar	50 000
2611	Utgående moms SE, 25 %		10 000
3001	Försäljning inom Sverige, 25 %		40 000
3099	Justering av försäljning, ej moms	40 000
1221	Inventarier		100 000
1229	Ack. avskrivningar på inventarier	20 000
7973	Förlust vid avyttring av inventarier	40 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2018/05/28

Kontakta bokforingstips.se