Bokföra utgifter för kaffe, te, kaka, kakor och bullar (bokföring med exempel)

Utgifter för kaffe, te, kaka, kakor och bullar som ges till anställda eller styrelseledamöter är enklare förtäring och förfriskningar som räknas till de skattefria personalvårdsförmånerna.

En redovisningsenhet köper normalt in kaffe, te, läsk, kakor och bullar till fikarummet för att skapa en ökad trivsel på arbetsplatsen och en sådan åtgärd anses vara av ett enklare slag. Skattefriheten för kaffe, te, kaka, kakor och bullar förutsätter att förmånen erbjuds till alla anställda och att det inte är möjlighet att byta ut den skattefria förmånen mot kontant ersättning.

Utgifter för kaffe, te, kaka, kakor och bullar till delägare som inte är anställda såsom enskilda näringsidkare, delägare i handelsbolag, delägare i kommanditbolag eller passiva delägare i andra företagsformer utgör skattepliktiga förmåner då dessa delägare inte utgör personal.

En förmån som en anställd betalar för med bruttolöneavdrag från månadslönen i exempelvis en löneväxling är aldrig en skattefri personalvårdsförmån eftersom det då finns en koppling mellan förmånen och kontant ersättning.

En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp en skattepliktig förmån av förfriskningar som utdelning i inkomstdeklarationen. En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp en skattepliktig förmån av förfriskningar som en skattepliktig intäkt i bokföringen eller enbart i inkomstdeklarationen beroende på vilket som föredras.

Enskilda näringsidkare, delägare i handelsbolag och delägare i kommanditbolag som har utgifter för kaffe, te, läsk, kakor och bullar till sig själva kan behandla dessa utgifter som egna uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Enklare förtäring i samband med representation (intern och extern) är skattemässigt avdragsgill med 60 SEK exklusive moms per person (år 2024/2023), momsen är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad person. Den avdragsgilla momsen beräknas på ett momsunderlag som maximalt får uppgå till 300 SEK exklusive moms per person. En icke momsregistrerad person får göra avdrag för ingående moms som en kostnad.

Klassificering
En utgift för kaffe, te, läsk, kakor och bullar som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

En kostnad för en skattefri förmån av kaffe, te, läsk, kakor och bullar redovisas normalt som en personalkostnad i kontogrupp 76 och momsen redovisas som ingående moms (negativ skuld) för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En kostnad för en skattepliktig förmån redovisas tillsammans med den ingående momsen i den kontogrupp som bäst motsvarar kostnadsslaget.

För delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag redovisas förmånsbeskattningen som en intäkt till förmånsvärdet i kontogrupp 32 eller så redovisas en intäkt enbart i inkomstdeklarationen. En delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag kan redovisa utgiften för en skattepliktig förmån som ett eget uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Kontogrupp 32 - Huvudintäkter
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal
Kontogrupp 76 - Övriga personalkostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för kaffe, te, läsk, kakor och bullar när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigheter eller dyligt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för kaffe, te, läsk, kakor och bullar värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. En kostnad för kaffe, te, läsk, kakor och bullar värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för kaffe, te, läsk, kakor och bullar.

Moms och beskattning
Momssatsen på utgifter för skattefria förmåner av kaffe, te, läsk, kakor och bullar är normalt 12 % och momsen är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En icke momsregistrerad person får göra avdrag för ingående moms som en kostnad.

Momsen på utgifter för skattepliktiga förmåner till delägare som inte är anställda är inte avdragsgill som ingående moms utan får dras av som en kostnad. Om en redovisningsenhet har gjort avdrag för moms som ingående moms avseende skattepliktiga förmåner måste den ingående momsen justeras alternativt utgående moms redovisas på det lägsta av anskaffningsvärdet (inköpspriset) och marknadsvärdet.

En skattefri förmån av kaffe, te, läsk, kakor och bullar behöver inte tas upp till beskattning medan en skattepliktig förmån av enklare förtäring skall tas upp till beskattning i enlighet med marknadsvärdet inklusive moms. Marknadsvärdet inklusive moms är det pris en delägare måste betala för kaffe, te, läsk, kakor och bullar (den verkliga kostnaden).

En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp en skattepliktig förmån av kaffe, te, läsk, kakor och bullar till förmånsvärdet som en skattepliktig intäkt i bokföringen eller enbart i inkomstdeklarationen. En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp en skattepliktig förmån av kaffe, te, läsk, kakor och bullar som utdelning i inkomstdeklarationen.

Kostnader för skattefria förmåner av kaffe, te, läsk, kakor och bullar är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen och kostnader för skattepliktiga förmåner är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen när förmånsbeskattning sker.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader. Utgifter för kaffe, te, läsk, kakor och bullar behöver normalt inte periodiseras i bokslutet.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och män. Om företaget har anställda i flera länder, skall medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land anges.

Uppgift skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret och om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktören och andra personer i företagets ledning.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

Exempel: bokföra utgift för kaffe, te, läsk, kakor och bullar till anställda (kortbetalning)
En redovisningsenhet har enligt ett kvitto från en matvarubutik köpt in kaffe, te, läsk, kakor och bullar till fikarummet för 448 SEK inklusive moms. Betalning har skett med företagskortet, momsen är 48 SEK (12 %) och varuvärdet är 400 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1932	Företagskort, affärsbanken		448
2641	Ingående moms sv	48
7699	Övriga personalkostnader	400

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig förmån av förfriskningar till delägare (förmånsbeskattning)
En redovisningsenhet har enligt ett kvitto från en matvarubutik köpt in kaffe, te, läsk, kakor och bullar till delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag) för 448 SEK inklusive moms. Betalning har skett med företagskortet, momsen är 48 SEK (12 %) och varuvärdet är 400 SEK. Redovisningsenheten bokför en intäkt motsvarande förmånsvärdet för att ta hänsyn till förmånsbeskattningen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1932	Företagskort, affärsbanken		448
6991	Övriga externa kostnader, avdragsgilla	448
2011	Egna uttag av varor och tjänster, FK	224
2021	Egna uttag av varor och tjänster, JH	224
3219	Övriga förmåner 0 % sv		448

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig förmån av förfriskningar till delägare (eget uttag)
En redovisningsenhet har enligt ett kvitto från en matvarubutik köpt in kaffe, te, läsk, kakor och bullar till delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag) för 448 SEK inklusive moms. Betalning har skett med företagskortet, momsen är 48 SEK (12 %) och varuvärdet är 400 SEK. Redovisningsenheten bokför en utgiften som ett eget uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1932	Företagskort, affärsbanken		448
2013	Egna uttag, FK	224
2023	Egna uttag, JH	224

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2023/12/26

Kontakta bokforingstips.se