Bokföra utgifter för IT-tjänster och faktura från datakonsult (bokföring med exempel)

En redovisningsenhet som anlitar en extern IT-konsult för att hjälpa till med allt som har med datorer och Internet att göra har externa utgifter för IT-tjänster.

En IT-konsult kan hjälpa en redovisningsenhet med att sätta upp datornätverk, installera mjukvara, reparera datorer, installera skrivare, göra hemsidor och ge rådgivning om hur informationsteknologin kan göra verksamheten mer effektiv och produktiv.

En IT-konsult fakturerar normalt sina IT-tjänster baserat på utnyttjad tid och ett fastställt pris per timme. IT-tjänster faktureras normalt efter det att tjänsterna har utförts.

Klassificering
En utgift för IT-tjänster som avser ej utförda tjänster redovisas som en tillgång fram tills dess att tjänsterna har utförts i redovisningsenheten. När tjänsterna har utförts så omförs en tillgång av ej utförda tjänster till en kostnad i resultaträkningen.

Den del av en utgift för IT-tjänster som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald.

Kostnader för IT-tjänster klassificeras normalt som övriga externa kostnader och bokförs som IT-tjänster i kontogrupp 65. Kostnader för IT-tjänster som utförs av anställd personal klassificeras som personalkostnader och kostnader för IT-tjänster som avser exempelvis en hemsida klassificeras normalt inte som IT-tjänster utan normalt som reklam och PR.

Kontogrupp 65 - Övriga externa tjänster

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för IT-tjänster i resultaträkningen när IT-tjänster har utförts om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför utgifter för IT-tjänster när leverantörsfakturan har betalats och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför utgifter för IT-tjänster per fakturadatumet på leverantörsfakturan eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för IT-tjänster värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en IT-konsult. En kostnad för IT-tjänster värderas till det verkliga värdet av utförda tjänster under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för IT-tjänster.

Moms och beskattning
Momssatsen för IT-tjänster är normalt 25 % och avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Fysiska och juridiska personer som inte är momsregistrerade bokför den ingående momsen på det konto som används för att bokföra utgiften för IT-tjänster.

En momsregistrerad person skall redovisa den ingående momsen som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms och utgiften för IT-tjänster skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

Kostnaden för IT-tjänster avseende en näringsverksamhet är en skattemässigt avdragsgill kostnad i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

Exempel: bokföra utgift för IT-tjänster (fakturametoden)
En redovisningsenhet har enligt en faktura från en IT-konsult utnyttjat IT-tjänster till ett värde om 25 000 SEK inklusive moms under februari år 2010. Momsen är 5 000 SEK (25 %) och tjänstevärdet är 20 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		25 000
2641	Ingående moms sv	5 000
6540	IT-tjänster	20 000

Exempel: bokföra utgift för IT-tjänster (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har enligt en betald faktura från en IT-konsult utnyttjat IT-tjänster till ett värde om 25 000 SEK inklusive moms under februari år 2010. Momsen är 5 000 SEK (25 %) och tjänstevärdet är 20 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		25 000
2641	Ingående moms sv	5 000
6540	IT-tjänster	20 000

Exempel: bokföra kostnad för IT-tjänster (bokslut)
En redovisningsenhet har enligt en leverantörsfaktura i janauari 2010 utnyttjat IT-tjänster för 10 000 SEK exklusive moms under december år 2009.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2993	Upplupna kostnader IT-tjänster (6540)		10 000
6540	IT-tjänster	10 000

Exempel: bokföra återföring av upplupen kostnad för IT-tjänster (fakturametoden)
Under det föregående räkenskapsåret bokfördes en upplupen kostnad om 10 000 SEK avseende IT-tjänster som återförs i januari år 2010.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2993	Upplupna kostnader IT-tjänster (6540)	10 000
6540	IT-tjänster		10 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2010/03/12

Kontakta bokforingstips.se