Bokföra utgifter och kostnader för varor och tjänster (bokföring med exempel)

Utgifter för varor och tjänster är ett verkligt, fastställt eller förväntat utflöde av likvida medel från en redovisningsenhet på grund av inköp och kostnaden för varor och tjänster är värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod.

En utgift för varor och tjänster är ett icke periodiserat och icke klassificerat värde som har utbetalats eller som förväntas utbetalas från en redovisningsenhet. En kostnad för varor och tjänster är det verkliga värdet av sålda varor, förbrukade varor och förbrukade tjänster under en redovisningsperiod. En kostnad för varor och tjänster kan även sägas vara en periodiserad utgift för varor och tjänster.

Enligt bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2016:10 är en utgift bara det som företaget lämnar eller kommer att lämna, exklusive avdragsgill mervärdesskatt, och som direkt eller senare minskar företagets eget kapital och inte är en utbetalning till ägarna eller innehavare av instrument som är relaterade till aktierna. En kostnad är den del av utgiften som är hänförlig till räkenskapsåret.

Kostnader är enligt IFRS en minskning av ekonomiska fördelar under en redovisningsperiod i form av utbetalningar eller minskningar av tillgångarnas värden eller ökningar av skuldernas värden som resulterar i minskningar av det egna kapitalet på annat sätt än genom uttag från befintliga eller framtida aktieägare.

Klassificering
En utgift vid inköp av varor och tjänster som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

Den del av en utgift avseende varor och tjänster som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald.

Kostnader vid inköp av varor klassificeras som inköp av varor och material. Kostnader för tjänster i form av legoarbeten och underentreprenader klassificeras som legoarbeten och underentreprenader och andra kostnader för tjänster redovisas som övriga externa kostnader.

Kontogrupp 40 till 45 - Inköp av varor och material
Kontogrupp 46 - Legoarbeten, underentreprenader
Kontogrupp 47 - Reduktion av inköpspriser
Kontogrupp 49 - Förändring av lager, produkter i arbete och pågående arbeten

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad i resultaträkningen när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför utgifter för varor och tjänster när leverantörsfakturan har betalats och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför utgifter för varor och tjänster när leverantörsfakturan skapades eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina inköp av varor och tjänster i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för kassa och leverantörsskuld i bokföringen.

Värdering
En utgift vid inköp av varor och tjänster värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. En kostnad för varor och tjänster värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för varor och tjänster.

Moms och beskattning
När normala momsen vid inköp av varor och tjänster från momsregistrerade personer i Sverige är 25 % men det förekommer även att momsen är 12 %, 6 % eller 0 %. En momsregistrerad person får avdrag för momsen vid inköp som ingående moms och en icke momsregistrerad person bokför momsen som en kostnad. Utländsk moms som har fakturerats av en utländsk person är aldrig avdragsgill som ingående moms utan får endast dras av som kostnad.

En momsregistrerad svensk person som köper in varor och tjänster från en annan momsregistrerad person i ett annat EU-land har omvänd skattskyldighet som innebär att både utgående och ingående moms skall redovisas på inköpet. Omvänd skattskyldighet för moms tillämpas även vid inköp från ett land utanför EU och vid inköp av vissa varor och tjänster i Sverige.

Kostnader vid inköp av varor och tjänster är normalt skattemässigt avdragsgilla utgifter i inkomstdeklarationen om dessa kostnader inte avser privat utnyttjade varor eller tjänster som inte har uttagsbeskattat. Uttagsbeskattning innebär att uttag av varor och tjänster bokförs som en vanlig försäljning eller att värdet för varorna och tjänsterna förmånsbeskattas i lönekörningen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader för varor och tjänster som hör till den aktuella redovisningsperioden, detta kan bland annat kan föranleda bokföring av lagerförändring, förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader för varor och tjänster i årsredovisningen.

Exempel: bokföra inköp av varor (fakturametoden)
En redovisningsenhet har enligt en leverantörsfaktura köpt varor till ett totalt värde om 12 500 SEK inklusive moms. Den ingående momsen är 2 500 SEK och varuvärdet är 10 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		12 500
2641	Ingående moms SE	2 500
4011	Varuinköp	10 000

Exempel: bokföra inköp av tjänster (fakturametoden)
En redovisningsenhet har enligt en leverantörsfaktura köpt en annons för 12 500 SEK inklusive moms. Den ingående momsen är 2 500 SEK och varuvärdet är 10 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		12 500
2641	Ingående moms SE	2 500
5910	Annonsering	10 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2017/12/08

Kontakta bokforingstips.se