Bokföra hyra / leasing av datorer och datorhyra (bokföring med exempel)

Hyra eller leasing av datorer innebär att en leasegivare äger datorer som han låter en leasetagare hyra under en leasingperiod mot betalning av leasingavgifter och vid leasingperiodens slut kan leasetagaren få köpa loss datorerna för ett lösenpris.

En redovisningsenhet som vill hyra eller leasa datorer från en leasegivare skriver ett leasingavtal med leasegivaren. Ett leasingavtal för hyra av datorer innehåller bestämmelser om när leasingperioden börjar, hur lång leasingperioden är, storleken på leasingavgifterna och till vilket pris leastagaren kan köpa loss datorerna vid leasingperiodens slut.

Ett leasingavtal kan klassificeras som ett finansiellt leasingavtal eller ett operationellt leasingavtal. Ett leasingavtal klassificeras som ett finansiellt leasingavtal om de ekonomiska fördelarna och de ekonomiska riskerna som förknippas ägandet av en tillgång väsentligen har överförts från leasegivaren till leasetagaren. Ett leasingavtal som inte är ett finansiellt leasingavtal klassificeras som ett operationellt leastingavtal.

Ett leasingavtal är ett finansiellt leasingavtal om leastagaren kan köpa loss en tillgång till ett pris som understiger förväntat verkligt värde, om leasingperioden täcker in huvuddelen av tillgångens ekonomiska livslängd, om nuvärdet av minimileaseavgifterna är lika stort som det verkliga värdet för tillgången eller om leasingobjektet utan modifikationer endast kan användas av leasetagaren. Du kan klassificera leasingavtal med hjälp av en gratis mall för klassificering av leasingavtal.

Enligt bokföringsnämndens allmänna råd för K1- och K2-företag skall en redovisningsenhet som tillämpar dessa rekommendationer klassificera alla leasingavtal som operationella leasingavtal så att redovisningen för leasingavtal blir lättare.

Klassificering
Ett finansiellt leasingavtal avseende datorer redovisas som en materiell anläggningstillgång och som en långfristig skuld i balansräkningen. Tillgången och skulden redovisas vid leasingperiodens början till det lägsta av leasingobjektets verkliga värde och nuvärdet av minimileasavgifterna (inklusive det pris som betalas för att köpa loss datorerna).

Nuvärdet beräknas med hjälp av leasingavtalets implicita ränta eller leastagarens marginella låneränta. Implicit ränta är den internränta som gör att nuvärdet av leasingavgifterna och priset för att köpa loss tillgången (restvärdet) är det samma som det verkliga värdet för tillgången.

För ett finansiellt leasingavtal delas varje leasingbetalning upp i räntekostnad och amortering. Räntekostnaden beräknas med hjälp av den implicita räntan eller den marginella låneräntan på skuldens värde före leasingbetalningen och resterande del utgör amortering. För ett finansiellt leasingavtal skrivs tillgången av systematiskt över den ekonomiska livslängden.

För ett operationellt leasingavtal skall leasingavgifterna kostnadsföras linjärt över leasingperioden om inte något annat systematiskt sätt bättre återspeglar den ekonomiska nyttan över tiden. Den första förhöjda leasingavgiften och de löpande leasingbetalningarna skall fördelas linjärt över leasingperioden. Den första förhöjda leasingavgiften tas upp som en tillgång som enligt ett linjärt mönster kostnadsförs under leasingperioden.

Kostnaderna för hyra av datorer som utgör ett operationellt leasingavtal klassificeras som övriga externa kostnader och bokförs i kontogrupp 52. En leasad dator i ett finansiellt leasingavtal redovisas som maskiner och inventarier i kontogrupp 12 och som en långfristig skuld i kontogrupp 23. Räntekostnaderna för ett finansiellt leasingavtal redovisas i kontogrupp 84 och avskrivningarna i kontogrupp 78.

Kontogrupp 12 - Maskiner och inventarier
Kontogrupp 23 - Långfristiga skulder
Kontogrupp 52 - Hyra av anläggningstillgångar
Kontogrupp 78 - Avskrivningar enligt plan
Kontogrupp 84 - Räntekostnader och liknande resultatposter

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad i resultaträkningen när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför leasingavgifter avseende datorer när leverantörsfakturan har betalats och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför leasingavgifter avseende datorer per fakturadatumet på leverantörsfakturan eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
I ett finansiellt leasingavtal värderas tillgången och skulden vid leasingperiodens början till det lägsta av leasingobjektets verkliga värde och nuvärdet av minimileasavgifterna (inklusive det pris som betalas för att köpa loss datorn).

En utgift för leasingavgifter värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en leverantör. En kostnad för en leasad dator värderas till det verkliga värdet av förbrukade (utnyttjade) resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för leasingen av datorerna.

Moms och beskattning
Momssatsen på leasingavgifter avseende datorer är 25 % och en momsregistrerad person får göra avdrag för momsen som ingående moms. En icke momsregistrerad person får inte göra avdrag för moms som ingående moms utan redovisar momsen som en kostnad.

En momsregistrerad person skall redovisa den ingående momsen som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms och utgiften för leasingavgifter skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

Kostnader för leasingavgifter i en näringsverksamhet är skattemässigt avdragsgilla kostnader i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av leasing i årsredovisningen.

Större företag som följer IFRS skall lämna särskilda upplysningar om operationella leasingavtal och finansiella leasingavtal i årsredovisningen.

Exempel: bokföra operationellt leasingavtal för dator (fakturametoden)
En redovisningsenhet har tecknat ett avtal om operationell leasing för en dator. Den första leverantörsfakturan för leasingavtalet uppgår till 25 000 SEK där 5 000 SEK (25 %) är ingående moms, där 15 000 SEK är en förhöjd första leasingavgift och där 5 000 SEK är en löpande leasingavgift.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		25 000
2641	Ingående moms sv	5 000
1721	Förutbetald leasingavgift	15 000
5252	Leasing av datorer	5 000

Exempel: bokföra operationellt leasingavtal för dator (bokslut)
En redovisningsenhet har tecknat ett avtal om operationell leasing för en dator. Den första förhöjda leasingavgiften var 15 000 SEK som har bokförts som en förutbetald leasingavgift. Den förutbetalda leasingavgiften skall fördelas linjärt över leasingperioden om 36 månader. Under det här första året har 6 månader förlupit vid bokslutsdatum och därför skall 2 500 SEK (15000*(6/36)) kostnadsföras under detta räkenskapsår.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1721	Förutbetald leasingavgift		2 500
5252	Leasing av datorer	2 500

Exempel: bokföra finansiellt leasingavtal för dator (avtalsteckning)
En redovisningsenhet har tecknat ett avtal om leasing för en dator som har klassificerats som ett finansiellt leasingavtal. Det verkliga värdet för datorn är 200 000 SEK exklusive moms, leasingperioden är 36 månader, den löpande leasingavgiften är 6 000 SEK per månad och restvärdet (lösenpris) vid leasingperiodens slut är 20 000 SEK. Den implicita räntan är 0,854 % per månad eller 10,52 % per år enligt beräkning av internräntan i excel.

Nuvärdet av de löpande leasingavgifterna och restvärdet blir 200 000 SEK när den implicita räntan om 0,854 % per månad tillämpas för beräkningen av nuvärdet eftersom det verkliga värdet användes för att fastställa den implicita räntan.

Redovisningsenheten bokför det finansiella leasingavtalet för datorn genom att debitera ett tillgångskonto med 200 000 SEK och genom att kreditera ett skuldkonto med 200 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1265	Leasade datorer	200 000
2385	Skuld för leasade datorer		200 000

Exempel: bokföra finansiellt leasingavtal för dator (leasingavgift och avskrivning)
En redovisningsenhet har tecknat ett avtal om leasing för en dator som har klassificerats som ett finansiellt leasingavtal. Den implicita räntan är 0,854 % per månad och datorn skall skrivas av till sitt restvärde över 36 månader.

Redovisningsenheten har under den första månaden fått en leverantörsfaktura på en leasingavgift om 6 000 SEK exklusive moms eller 7 500 SEK inklusive moms. Räntekostnaden beräknas till 1 708 SEK (200000*0,854 %) och resterande del om 4 292 SEK (6000-1708) utgör amortering. Avskrivningen för den leasade datorn är 5 000 SEK ((200000-20000)/36) per månad.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		7 500
2641	Ingående moms sv	1 500
8416	Räntekostnad leasing	1 708
2385	Skuld för leasade datorer	4 292
1269	Ackumulerade avskrivningar på leasingavtal		5 000
7836	Avskrivningar på leasade tillgångar	5 000

Exempel: bokföra finansiellt leasingavtal för dator (lösen av dator)
En redovisningsenhet har tecknat ett avtal om leasing för en dator som har klassificerats som ett finansiellt leasingavtal. Nu är leasingperioden slut (36 månader) och redovisningsenheten får köpa loss datorn för 20 000 SEK exklusive moms eller 25 000 SEK inklusive moms. Skulden för den leasade datorn har amorterats ned till 20 000 SEK och den här skulden kommer att elimineras när datorn köps loss.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		25 000
2641	Ingående moms sv	5 000
2385	Skuld för leasade datorer	20 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2010/03/06

Kontakta bokforingstips.se