Bokföra gratifikationer och gratifikation (bokföring med exempel)

Gratifikationer är kontanta ersättningar som lämnas till anställda när exempelvis mål för omsättning uppnåtts, mål för resultat har uppnåtts eller när en viss anställningstid uppnåtts.

En gratifikation är en gåva i form av likvida medel som ges till en anställd från en redovisningsenhet i enlighet med bestämmelser i anställningsavtal, villkor i andra avtal eller frivilligt utan att det finns ett avtal.

En redovisningsenhet kan använda gratifikationer för att uppmuntra anställda till ett visst beteende såsom att uppnå mål eller att stanna länge hos redovisningenheten. Gratifikationer betalas normalt ut när villkoren för utbetalning är uppfyllda eller när beslut om utbetalning har fattats.

Gratifikationer är en tillfällig ersättning som normalt inte utgör underlag för semesterlön och tjänstepension eftersom erstättningsformen inte utgör en löpande ersättning för arbete. En redovisningsenhet kan göra avsättningar för gratifikationer baserat på det diskonterade väntevärdet av framtida utbetalningar av gratifikationer.

Personalkostnaden avseende gratifikationer uppstår i den period då ersättningen har blivit intjänad och består även av andra kostnader som beror på gratifikationer. En redovisningsenhet måste betala sociala avgifter på bruttolönen men gratifikationer utgör normalt inte underlag för tjänstepension och semesterlön. Då gratifikationer normalt betalas ut när villkoren för gratifikationer är uppfyllda kan en redovisningsenhet göra avsättningar för gratifikationer baserat på en beräkning av det diskonterade värdet av den sannolika utbetalningen av gratifikationer.

En redovisningsenhet registrerar löner, förmåner, frånvaro och andra ersättningar på lönebesked för alla anställda i ett löneprogram innan en löneutbetalning sker och en sådan lönekörning utgör sedan underlag för bokföring av personalkostnader och redovisningen av personalskatter (preliminär a-skatt och arbetsgivaravgift).

Klassificering
En utgift för gratifikationer som avser ej utförda tjänster (löneförskott) redovisas som en tillgång fram tills dess att tjänsterna har utförts åt redovisningsenheten. När tjänsterna har utförts så omförs en tillgång av ej utförda tjänster till en kostnad i resultaträkningen.

Kostnader för gratifikationer till kollektivanställda arbetare klassificeras som personalkostnader och bokförs i kontogrupp 70. Kostnader för gratifikationer till företagsledare, tjänstemän och anställda styrelsemedlemmar klassificeras som personalkostnader och bokförs i kontogrupp 72. Kostnader för gratifikationer till styrelsemedlemmar som inte är anställda bokförs som förvaltningskostnader i kontogrupp 64.

Den del av utgiften för gratifikationer som betalas ut bokförs mot kassa & bank i kontogrupp 19 och den del som avser preliminär a-skatt bokförs mot ett skuldkonto för personalskatter i kontogrupp 27. Kostnader för arbetsgivaravgifter avseende gratifikationer bokförs i kontogrupp 75.

Kontogrupp 19 - Kassa och bank
Kontogrupp 27 - Personalens skatter, avgifter och löneavdrag
Kontogrupp 64 - Förvaltningskostnader
Kontogrupp 70 - Löner till kollektivanställda
Kontogrupp 72 - Löner till tjänstemän och företagsledare
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en personalkostnad för gratifikationer när tjänster har utförts och ersättningar har tjänats in om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En personalkostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigt utbetald lön eller dyligt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för gratifikationer värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en anställd. En kostnad för gratifikationer värderas till det verkliga värdet av utnyttjade tjänster (intjänade ersättningar) under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för gratifikationer.

Moms och beskattning
Det är ingen moms (0 %) på utgifter som avser gratifikationer. När det gäller redovisning och betalning av personalskatter, preliminär a-skatt och arbetsgivaravgifter, tillämpas kontantprincipen som innebär att endast utbetalda ersättningar utgör underlag för personalskatterna. Kontantprincipen innebär att avdrag för preliminär a-skatt och arbetsgivaravgifter måste redovisas och betalas avseende löneförskott.

En redovisningsenhet skall från utbetalda gratifikationer göra avdrag för preliminär a-skatt enligt engångsskattetabell eftersom ersättningen är tillfällig och avdraget beräknas på den kontanta ersättningen avseende gratifikationer. Den avdragna preliminärskatten redovisas i en skattedeklaration för arbetsgivare och skall betalas till skatteverket.

En redovisningsenhet skall i skattedeklaration redovisa och till skatteverket betala arbetsgivaravgift beräknad på kontant bruttolön och skattepliktiga förmåner avseende ersättningar till anställda.

Personalkostnader avseende gratifikationer (bruttolön och arbetsgivaravgifter) i en näringsverksamhet är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de personalkostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

Utgifter för gratifikationer som betalas ut i en period efter intjänandeperioden är upplupna kostnader som skall periodiseras i bokslutet om det är nödvändigt med hänsyn till väsentlighetsprincipen och om det går att fastställa väntevärdet på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av personalkostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och män. Om företaget har anställda i flera länder, skall medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land anges.

Uppgift skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret och om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktören och andra personer i företagets ledning.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

Exempel: bokföra avsättning för gratifikationer till anställda (bokslut)
En redovisningsenhet har i anställningsavtal kommit överens med sina anställda om att en gratifikation utbetalas med 2 inkomstbasbelopp (102 200 SEK år 2010) när en anställd har varit anställd hos redovisningenheten i 30 år. Redovisningsenheten har 100 anställda och bedömer vid bokslutet att sannolikheten är 1 % att gratifikationer behöver betalas ut och att den genomsnittliga tiden till utbetalning är 15 år.

När beräkningen av sannolikhet och genomsnittstid gjordes har hänsyn tagits till varje anställd när det gäller tid kvar till 30 anställningsår. Avsättningen beräknas med hjälp av en real diskonteringsränta om 2 % till 75 936 SEK (102200/1,02^15) och någon tidigare avsättning har inte gjorts. Den upplupna arbetsgivaravgiften beräknas till 23 859 SEK (75936*31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2291	Avsättningar för gratifikationer		75 936
7219	Upplupna löner till tjänstemän	75 936
2941	Upplupna sociala avgifter		23 859
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	23 859

Exempel: bokföra gratifikationer till tjänstemän (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i anställningsavtal kommit överens med sina anställda om att en gratifikation utbetalas med 2 inkomstbasbelopp (102 200 SEK år 2010) när en anställd har varit anställd hos redovisningenheten i 30 år.

Under år 2010 har en anställd tjänsteman uppnått en anställningstid om 30 år och har därför erhållit en gratifikation om 102 200 SEK. I lönekörningen gjordes en utbetalning av gratifikation med 102 200 SEK till tjänstemannen. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 31 682 SEK (jämkning 31 %), nettolönen blir 70 518 SEK (102200-31 682) och arbetsgivaravgiften uppgick till 32 111 SEK (31,24 %). Någon semesteravsättning görs inte eftersom gratifikationer inte är semesterlönegrundande.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		70 518
2710	Personalskatt		31 682
7211	Löner till tjänstemän	102 200
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		32 111
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	32 111

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2010/03/25

Kontakta bokforingstips.se