Bokföra förmåner, förmånsbeskattning och förmånsskatt (bokföring med exempel)

Förmåner är ersättningar till anställda och delägare som sker i annan form än pengar. De flesta förmåner är skattepliktiga men det finns också förmåner som är skattefria.

Förmåner är bidrag från en redovisningsenhet till anställdas eller delägares privata levnadskostnader och innebär att en redovisningsenhet bekostar varor och tjänster som används eller nyttjas privat.

Förmåner är enligt huvudregeln skattepliktiga och förmånsvärdet skall tas upp till förmånsbeskattning för den person som disponerar över och utnyttjar en förmån. Förmånsvärdet sätts till marknadsvärdet inklusive moms enligt huvudregeln, men det finns undantag när det gäller bilförmån, kostförmån och bostadsförmån som värderas enligt av Skatteverket fastställda schablonvärden.

En del förmåner är skattefria upp till vissa gränsvärden och dessa är motion, friskvård, företagshälsovård, arbetskläder, arbetsredskap, utbildning, enklare förtäring, julgåvor, jubileumsgåvor, minnesgåvor, terminalglasögon, måltider och dryck i samband med representation.

Klassificering
En utgift för förmåner som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

En kostnad för en skattefri förmån redovisas i den kontogrupp som bäst motsvarar kostnadsslaget och momsen redovisas som ingående moms (negativ skuld) för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En kostnad för en skattepliktig förmån redovisas tillsammans med den ingående momsen i den kontogrupp som bäst motsvarar kostnadsslaget.

För anställda sker förmånsbeskattningen i lönekörningen och redovisas som en kostnad (debitering) och en negativ kostnad (kreditering) i kontogrupp 73 eller som en kostnad och en intäkt. För redovisningsenheten innebär en förmånsbeskattning av anställda att arbetsgivaravgiften på förmånsvärdet blir en ytterligare kostnad utöver den kostnad som förmånsbeskattningen avser.

För delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag redovisas förmånsbeskattningen som en intäkt till förmånsvärdet i kontogrupp 34 eller så redovisas en intäkt enbart i inkomstdeklarationen.

För delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag är det allra smidigast att bokföra utgifterna för skattepliktiga förmåner som egna uttag i kontogrupp 20 så att det aldrig uppstår något behov av förmånsbeskattning.

Kontogrupp 20 - Eget kapital
Kontogrupp 34 - Försäljning, egna uttag
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för förmåner och eventuell förmånsbeskattning när resurserna har förbrukats, om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigheter eller dylikt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för en förmån värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en leverantör. En kostnad för en förmån värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för förmåner.

Moms och beskattning
Momssatsen på utgifter för förmåner kan vara 25 %, 12 %, 6 % eller 0 %. Någon utgående moms skall normalt inte redovisas vid förmånsbeskattning då inget avdrag för ingående moms görs för utgifter som avser skattepliktiga förmåner.

Om en redovisningsenhet har gjort avdrag för moms som ingående moms avseende skattepliktiga förmåner måste den ingående momsen justeras alternativt utgående moms redovisas på det lägsta av anskaffningsvärdet (inköpspriset) och marknadsvärdet. Ingående moms justeras genom att bokföras som en kostnad.

Momsen på utgifter för skattefria förmåner är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En icke momsregistrerad person bokför alltid ingående moms som en kostnad.

En skattefri förmån behöver inte tas upp till beskattning. En skattepliktig förmån skall tas upp till beskattning i enlighet med marknadsvärdet inklusive moms eller i enlighet med av Skatteverket fastställda schablonvärden. Marknadsvärdet inklusive moms är det pris en anställd eller en delägare måste betala för att få nyttja en vara eller en tjänst under en viss period.

Förmånsvärdet för en viss period (månad, år m.m) kan bestämmas med hjälp av hyrespriser eller genom att fördela marknadsvärdet över den ekonomiska livslängden (cirka 5 år). Om marknadsvärdet fördelas över den ekonomiska livslängden skall hänsyn även tas till kapitalkostnad och andra tilläggstjänster som redovisningsenheten betalar för. Kapitalkostnaden beräknas med hjälp av statslåneräntan när den anställde har fått börja disponera förmånen plus 1 % och marknadsvärdet inklusive moms för den skattepliktiga förmånen.

Det faktum att skattepliktiga förmåner värderas till marknadsvärdet inklusive moms eller till av Skatteverket fastställda schabloner innebär att förmånsvärdet kan skilja sig från de verkliga utgifterna som en redovisningsenhet har för de skattepliktiga förmånerna. Om en tillgång nyttjas både i tjänsten och privat får en fördelning göras när det skattepliktiga förmånsvärdet beräknas.

Förmånsbeskattning för en anställd innebär att en skattepliktig förmån skall beskattas som kontant bruttolön genom avdrag för preliminärskatt och redovisning av arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet. En anställd kan undvika förmånsbeskattning genom att helt och hållet betala för den skattepliktiga förmånen via ett nettolöneavdrag. Avdrag för preliminär a-skatt görs bara i den mån det finns bruttolön att göra avdrag från, något avdrag för preliminär a-skatt görs inte om bara förmånen tas upp i lönekörningen.

En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp en skattepliktig förmån till förmånsvärdet som en skattepliktig intäkt, i bokföringen eller enbart i inkomstdeklarationen. En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp en skattepliktig förmån som utdelning, i lönekörningen eller enbart i delägarens inkomstdeklarationen. Om avdrag för ingående moms gjorts gällande förmånen så måste redovisningsenheten justera tillbaka ingående moms eller redovisa utgående moms på förmånsvärdet. Delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag kan undvika förmånsbeskattning genom att bokföra utgifterna för skattepliktiga förmåner som egna uttag i kontogrupp 20.

Utgifter för skattefria förmåner är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen och momsen är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person.

Utgifter för skattepliktiga förmåner är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen, om förmånsbeskattning skett.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden, detta kan bland annat föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer. Större företag skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om andelen kvinnor och andelen män av medelantalet anställda under räkenskapsåret och medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land, om företaget har anställda i flera länder.

Större företag ska enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktör och andra personer i företagets ledning. Fördelningen bland styrelseledamöter och bland övriga befattningshavare ska redovisas var för sig. Upplysningarna ska avse förhållandena på balansdagen.

Större företag ska enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om storleken av följande personalkostnader för räkenskapsåret:
1. löner och andra ersättningar, och
2. sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader.

Exempel: bokföra utgift för skattefri förmån till anställda (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura som avser hyra av en innebandyhall om 2 120 SEK under en månad för redovisningsenhetens anställda. Momsen är 120 SEK (6 %) och tjänstevärdet är 2 000 SEK. Hyra av innebandyhall är en skattefri förmån av motion om den ges till anställda (ej delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		2 120
2641	Ingående moms SE	120
7699	Övriga personalkostnader	2 000

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig förmån till anställda (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura som avser en charterresa till företagets tre anställda. Fakturan är på 25 000 SEK inklusive moms där 5 000 SEK (25 %) är moms.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		25 000
7699	Övriga personalkostnader	25 000

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig förmån till delägare (förmånsbeskattning)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura som avser en charterresa till handelsbolagets två delägare. Fakturan är på 25 000 SEK inklusive moms där 5 000 SEK (25 %) är moms.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		25 000
6991	Övriga externa kostnader, avdragsgilla	25 000
2011	Egna uttag av varor och tjänster, KL	12 500
2021	Egna uttag av varor och tjänster, PH	12 500
3404	Egna uttag, momsfria		25 000

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig förmån till delägare (eget uttag)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura som avser en charterresa till handelsbolagets två delägare. Fakturan är på 25 000 SEK inklusive moms där 5 000 SEK (25 %) är moms.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		25 000
2013	Egna uttag, KL	12 500
2013	Egna uttag, PH	12 500

Exempel: bokföra förmånsbeskattning för anställda (kostnadsmetod)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för februari år 2010 betalat ut en bruttolön om 100 000 SEK till tjänstemän och tagit upp en skattepliktig förmån om 25 000 SEK för en charterresa till anställda. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 38 750 SEK (jämkning 31 %), nettolönen blir 61 250 SEK (100000-38750) och arbetsgivaravgiften uppgick till 39 275 SEK (125000*31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		61 250
2710	Personalskatt		38 750
7211	Löner till tjänstemän	100 000
7389	Övriga kostnader för förmåner	25 000
7399	Motkonto skattepliktiga förmåner		25 000
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		39 275
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 420
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	7 855

Exempel: bokföra förmånsbeskattning för anställda (intäktsmetod)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för februari år 2010 tagit upp en skattepliktig förmån om 25 000 SEK för en charterresa till anställda. Arbetsgivaravgiften uppgick till 7 855 SEK (25000*31,42 %), något avdrag för preliminär a-skatt görs inte eftersom någon lön inte har betalats ut.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
7389	Övriga kostnader för förmåner	25 000
3004	Försäljning inom Sverige, momsfri		25 000
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		7 855
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	7 855

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2022/01/03

Kontakta bokforingstips.se