Bokföra hemlånedatorer och förmån av fri lånedator (bokföring med exempel)

Hemlånedatorer som ägs eller leasas av en redovisningsenhet och som fritt får disponeras av anställda eller delägare i hemmet utgör en skattepliktig förmån av fria lånedatorer. Datorer som anses vara arbetsredskap utgör inte en skattepliktig förmån.

En lånedator är ett arbetsredskap till den del det inte går att särskilja den privata nyttan från nyttan i anställningen. Om en datorn är av väsentlig betydelse för utförandet av arbetsuppgifterna och om datorn har ett begränsat värde för privat bruk så anses datorn vara ett arbetsredskap.

Klassificering
En utgift för lånedatorer som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

En kostnad för en skattefri lånedator redovisas normalt som avskrivning i kontogrupp 77 eller som en förbrukningsinventarie i kontogrupp 54 och momsen redovisas som ingående moms (negativ skuld) för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En kostnad för en skattepliktig lånedator redovisas tillsammans med den ingående momsen i den kontogrupp som bäst motsvarar kostnadsslaget.

För anställda sker förmånsbeskattningen i lönekörningen och redovisas som en kostnad (debitering) och en negativ kostnad (kreditering) i kontogrupp 73 eller som en kostnad och en intäkt. För redovisningsenheten innebär en förmånsbeskattning av anställda att arbetsgivaravgiften på förmånsvärdet blir en ytterligare kostnad utöver kostnaden för lånedatorer.

För delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag redovisas förmånsbeskattningen som en intäkt till förmånsvärdet i kontogrupp 34 eller så redovisas en intäkt enbart i inkomstdeklarationen. En delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag kan redovisa utgiften för en skattepliktig lånedator som ett eget uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Kontogrupp 34 - Försäljning, egna uttag
Kontogrupp 54 - Förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal
Kontogrupp 77 - Avskrivningar enligt plan

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för lånedatorer och förmånsbeskattning när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigheter eller dylikt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för lånedatorer värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. En kostnad för lånedatorer värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för lånedatorer.

Moms och beskattning
Momssatsen på utgifter för lånedatorer är normalt 25 % men någon utgående moms skall normalt inte redovisas vid förmånsbeskattning då inget avdrag för ingående moms görs för kostnader avseende skattepliktiga lånedatorer.

Om en redovisningsenhet har gjort avdrag för moms som ingående moms avseende skattepliktiga lånedatorer måste den ingående momsen justeras alternativt utgående moms redovisas på det lägsta av anskaffningsvärdet (inköpspriset) och marknadsvärdet. Ingående moms justeras genom att bokföras som en kostnad.

Momsen på utgifter för skattefria lånedatorer till anställda är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En icke momsregistrerad person bokför alltid ingående moms som en kostnad.

En skattepliktig lånedator skall beskattas i enlighet med förmånsvärdet som utgörs av marknadsvärdet inklusive moms för datorn. Marknadsvärdet inklusive moms motsvaras av vad en anställd eller en delägare själv hade fått betala för att hyra en motsvarande dator med den support och andra kringtjänster som ingår. Om en redovisningsenhet leasar en lånedator anses förmånsvärdet vara den hyra som redovisningsenheten betalar för att hyra datorn.

Om en redovisningsenhet lånar ut en egen dator bör förmånsvärdet motsvaras av utrustningens värdenedgång, kapitalkostnad och kostnad för andra tjänster under den avtalade låneperioden. Kapitalkostnaden skall schablonmässigt beräknas till: (inköpspriset inklusive moms * (statslåneränta när låneavtalet ingicks + 1 %) * antalet år i låneperioden. Förmånsvärdet för hela låneperioden fördelas ut på antalet tillfällen då förmånsbeskattning sker.

Förmånsbeskattning för en anställd innebär att en skattepliktig lånedator skall beskattas som kontant bruttolön genom avdrag för preliminärskatt och redovisning av arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet. En anställd kan undvika förmånsbeskattning genom att helt och hållet betala för den skattepliktiga lånedatorn via ett nettolöneavdrag. Avdrag för preliminär a-skatt görs bara i den mån det finns bruttolön att göra avdrag från, något avdrag för preliminär a-skatt görs inte om bara förmånen tas upp i lönekörningen.

En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp en skattepliktig lånedator till förmånsvärdet som en skattepliktig intäkt, i bokföringen eller enbart i inkomstdeklarationen. En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp en skattepliktig lånedator som utdelning, i lönekörningen eller enbart i delägarens inkomstdeklaration. Delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag kan undvika förmånsbeskattning genom att bokföra utgifterna för skattepliktiga förmåner som egna uttag i kontogrupp 20.

Kostnader för skattefria lånedatorer är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen och kostnader för skattepliktiga lånedatorer är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen när förmånsbeskattning sker.

En redovisningsenhet får skattemässigt göra räkenskapsenliga avskrivningar baserat på en avskrivningstid om minst 5 år (20 % per år) för datorer som skattemässigt har klassificerats som materiella anläggningstillgångar. Utgiften exklusive moms för datorer som är förbrukningsinventarier är omedelbart en skattemässigt avdragsgill kostnad i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer. Större företag skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om andelen kvinnor och andelen män av medelantalet anställda under räkenskapsåret och medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land, om företaget har anställda i flera länder.

Större företag ska enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktör och andra personer i företagets ledning. Fördelningen bland styrelseledamöter och bland övriga befattningshavare ska redovisas var för sig. Upplysningarna ska avse förhållandena på balansdagen.

Större företag ska enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om storleken av följande personalkostnader för räkenskapsåret:
1. löner och andra ersättningar, och
2. sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader.

Exempel: bokföra utgift för skattefri lånedator till anställd (fakturametoden)
En redovisningsenhet har anskaffat en dator för 125 000 SEK inklusive moms som lånas ut för att användas som arbetsredskap i hemmet hos en anställd. Momsen är 25 000 SEK (25 %) och datorvärdet är 100 000 SEK. Datorn bokförs som en materiell anläggningstillgång med en planenlig avskrivningstid om fem år.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		125 000
2641	Ingående moms SE	25 000
1257	Datorer, personal	100 000

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig lånedator till anställd (fakturametoden)
En redovisningsenhet har anskaffat en dator för 125 000 SEK inklusive moms som lånas ut för att användas i hemmet hos en anställd (ej arbetsredskap). Momsen är 25 000 SEK (25 %) och datorvärdet är 100 000 SEK. Datorn bokförs som en materiell anläggningstillgång med en planenlig avskrivningstid om fem år.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		125 000
1257	Datorer, personal	125 000

Exempel: bokföra avskrivning på lånedator (bokslut)
En lånedator som inte är en förbrukningsinventarie har bokförts som en tillgång till värdet av 100 000 SEK. Lånedatorn skall skrivas av över 5 år med 20 000 SEK (100000/5) per år eller med 1 667 SEK (100000/60) per månad. Under det här räkenskapsåret har lånedatorn innehafts i 12 månader och skall därför skrivas av med 20 000 SEK (10000*(12/60)).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1259	Ack avskrivningar på datorer		20 000
7835	Avskrivningar på datorer	20 000

Exempel: bokföra utgift för skattepliktiga lånedatorer till delägare (förmånsbeskattning)
En redovisningsenhet har anskaffat två datorer för 25 000 SEK inklusive moms som lånas ut för att användas för privat bruk i hemmet hos två delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag). Momsen är 5 000 SEK (25 %) och datorvärdet är 20 000 SEK. Datorerna skall användas för privat bruk under hela den ekonomiska livslängden om 3 år varför förmånsvärdet är 25 000 SEK. Förmånsbeskattning sker genom att en intäkt motsvarande förmånsvärdet bokförs.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		25 000
6991	Övriga externa kostnader, avdragsgilla	25 000
2011	Egna uttag av varor och tjänster, KL	12 500
2021	Egna uttag av varor och tjänster, FK	12 500
3404	Egna uttag, momsfria		25 000

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig lånedator till delägare (eget uttag)
En redovisningsenhet har anskaffat en dator för 25 000 SEK inklusive moms som lånas ut för att användas för privat bruk i hemmet hos en delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag). Momsen är 5 000 SEK (25 %) och datorvärdet är 20 000 SEK. Datorn skall användas för privat bruk under hela den ekonomiska livslängden om 3 år varför förmånsvärdet är 25 000 SEK. Utgiften för datorn bokförs som ett eget uttag så att förmånsbeskattning kan undvikas.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		25 000
2013	Övriga egna uttag	25 000

Exempel: bokföra förmånsbeskattning av lånedator till anställd (kostnadsmetod)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för mars år 2010 betalat ut en bruttolön om 100 000 SEK till tjänstemän och tagit upp en skattepliktig förmån för lånedatorer om 541 SEK. Arbetsgivaren har lånat ut en dator till en anställd i ett låneavtal som sträcker sig över tre år. Inköpspriset för datorn var 25 000 SEK inklusive moms, statslåneräntan var 3 % när låneavtalet skrevs, den ekonomiska livslängden är 5 år och ett virusprogram som kostar 500 SEK inklusive moms per år tillhandahålls av arbetsgivaren. Förmånsvärdet för lånedatorn är 19 500 SEK ((25000/5)*3+(25000*4%)*3+500*3) eller 541 SEK per månad (19500/(3*12)).

Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 31 167 SEK (jämkning 31 %), nettolönen blir 68 833 SEK (100000-31167) och arbetsgivaravgiften uppgick till 31 589 SEK (100541*31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		68 833
2710	Personalskatt		31 167
7211	Löner till tjänstemän	100 000
7387	Kostnader för lånedatorer	541
7399	Motkonto skattepliktiga förmåner		541
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		31 589
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 420
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	169

Exempel: bokföra förmånsbeskattning av lånedator till anställd (intäktsmetod)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för mars år 2010 tagit upp en skattepliktig förmån för lånedatorer om 541 SEK. Arbetsgivaravgiften uppgick till 169 SEK (541*31,42 %), något avdrag för preliminär a-skatt görs inte då ingen lön betalades ut.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
7387	Kostnader för lånedatorer	541
3004	Försäljning inom Sverige, momsfri		541
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		169
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	169

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2022/01/03

Kontakta bokforingstips.se