Bokföra födelsedagspresenter till anställda och förmån av födelsedagspresent (bokföring med exempel)

Födelsedagspresenter som lämnas från en redovisningsenhet till en anställd eller en delägare utgör normalt en skattepliktig förmån, undantag gäller för en skattefri minnesgåva till en varaktigt anställd och reklamgåvor.

En födelsedagspresent är en gåva som lämnas vid en personlig högtidsdag. En födelsedagspresent som lämnas till en enskild näringsidkare, en delägare i handelsbolag eller en delägare i kommanditbolag från egen firma eller eget bolag är alltid skattepliktig medan en varaktigt anställd kan erhålla en skattefri födelsdagspresent.

Enklare reklamgåvor skall vara av obetydligt värde och vara produkter som säljs i givarens verksamhet eller varor som innehåller reklam för givarens verksamhet. Reklamgåvor kan exempelvis vara varor som säljs av givaren, handdukar, t-shirts, almanackor, nyckelringar, pennor, musmattor och brevpapper med givarens loggotype på.

En redovisningsenhet får lämna en skattefri minnesgåva om 15 000 SEK inklusive moms (år 2024/2023) till en varaktigt anställd som har uppnått en viss ålder. En varaktig anställning innebär en anställningstid om minst 6 år hos arbetsgivaren och om gränsvärdet för en minnesgåva överskrids skall hela gåvans värde inklusive moms tas upp till förmånsbeskattning. En arbetsgivare kan lämna maximalt en skattefri minnesgåva till en varaktigt anställd plus en skattefri minnesgåva vid anställningens upphörande.

En skattepliktig födelsedagspresent skall beskattas i enlighet med förmånsvärdet, detta utgörs av marknadsvärdet inklusive moms för gåvan. Förmånsbeskattning för födelsedagspresenter innebär att förmånsvärdet skall beskattas som kontant bruttolön för en anställd och som en skattepliktig intäkt/utdelning för en delägare som inte är anställd.

Klassificering
En utgift för födelsedagspresenter som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

En kostnad för en skattefri födelsedagspresent till anställda redovisas normalt i kontogrupp 76 och momsen redovisas som ingående moms (negativ skuld) för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En kostnad för en skattepliktig födelsedagspresent redovisas tillsammans med den ingående momsen i den kontogrupp som bäst motsvarar kostnadsslaget.

För anställda sker förmånsbeskattningen i lönekörningen och redovisas som en kostnad (debetering) och en negativ kostnad (kreditering) i kontogrupp 73 eller som en kostnad och en intäkt. För redovisningsenheten innebär en förmånsbeskattning av anställda att arbetsgivaravgiften på förmånsvärdet blir en ytterligare kostnad utöver kostnaden för födelsedagspresenter.

För delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag redovisas förmånsbeskattningen som en intäkt till förmånsvärdet i kontogrupp 34 eller så redovisas en intäkt enbart i inkomstdeklarationen.

Kontogrupp 34 - Försäljning, egna uttag
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal
Kontogrupp 76 - Övriga personalkostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för födelsedagspresenter och förmånsbeskattning när resurser har förbrukats, om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigheter eller dylikt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för födelsedagspresenter värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. En kostnad för födelsedagspresenter värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för födelsedagspresenter.

Moms och beskattning
Momssatsen på utgifter för födelsedagspresenter kan vara 25 %, 12 %, 6 % eller 0 % men någon utgående moms skall normalt inte redovisas vid förmånsbeskattning då inget avdrag för ingående moms görs för kostnader avseende skattepliktiga födelsedagspresenter.

Om en redovisningsenhet har gjort avdrag för moms som ingående moms avseende skattepliktiga födelsedagspresenter måste den ingående momsen justeras alternativt utgående moms redovisas på det lägsta av anskaffningsvärdet (inköpspriset) och marknadsvärdet. Ingående moms justeras genom att bokföras som en kostnad.

Momsen på utgifter för skattefria födelsedagspresenter till anställda är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En icke momsregistrerad person bokför alltid ingående moms som en kostnad.

En skattepliktig födelsedagspresent skall beskattas i enlighet med förmånsvärdet, detta utgörs av marknadsvärdet inklusive moms för gåvan. Marknadsvärdet inklusive moms är det pris som den anställde eller delägaren hade behövt betala för att själv köpa presenten och detta värde motsvaras normalt av den verkliga kostnaden inklusive moms för redovisningsenheten.

Förmånsbeskattning för en anställd innebär att en skattepliktig födelsedagspresent skall beskattas som kontant bruttolön genom avdrag för preliminärskatt och redovisning av arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet. En anställd kan undvika förmånsbeskattning genom att helt och hållet betala för den skattepliktiga födelsedagspresenten via ett nettolöneavdrag. Avdrag för preliminär a-skatt görs bara i den mån det finns bruttolön att göra avdrag från, något avdrag för preliminär a-skatt görs inte om bara förmånen tas upp i lönekörningen.

En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp en skattepliktig födelsedagspresent till förmånsvärdet som en skattepliktig intäkt, i bokföringen eller enbart i inkomstdeklarationen. En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp en skattepliktig födelsedagspresent som utdelning, i lönekörningen eller enbart i delägarens inkomstdeklarationen. Om avdrag för ingående moms gjorts gällande förmånen så måste redovisningsenheten justera tillbaka ingående moms eller redovisa utgående moms på förmånsvärdet. Delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag kan undvika förmånsbeskattning genom att bokföra utgifterna för skattepliktiga födelsedagspresenter som egna uttag i kontogrupp 20.

Kostnader för skattefria födelsedagspresenter är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen och kostnader för skattepliktiga födelsedagspresenter är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen när förmånsbeskattning sker.

Utgifter för reklamgåvor av obetydligt värde som lämnas till anställda eller delägare är skattemässigt avdragsgilla med upp till 300 SEK exklusive moms (år 2024/2023) per person och momsen på det avdragsgilla beloppet är avdragsgill som ingående moms för momsregistrerade personer.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden, detta kan bland annat föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader. Utgifter för födelsedagspresenter behöver normalt inte periodiseras i bokslutet.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer. Större företag skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om andelen kvinnor och andelen män av medelantalet anställda under räkenskapsåret och medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land, om företaget har anställda i flera länder.

Större företag ska enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktör och andra personer i företagets ledning. Fördelningen bland styrelseledamöter och bland övriga befattningshavare ska redovisas var för sig. Upplysningarna ska avse förhållandena på balansdagen.

Större företag ska enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om storleken av följande personalkostnader för räkenskapsåret:
1. löner och andra ersättningar, och
2. sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader.

Exempel: bokföra utgift för skattefri födelsedagspresent till anställd (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 5 000 SEK inklusive moms som avser en klocka som lämnats i minnesgåva till en varaktigt anställd som fyller 50 år. Momsen är 1 000 SEK (25 %) och varuvärdet är 4 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		5 000
2641	Ingående moms SE	1 000
7631	Personalrepresentation, avdragsgill	4 000

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig födelsedagspresent till anställd (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har enligt en betald leverantörsfaktura köpt en flaska whiskey för 1 250 SEK inklusive moms som födelsedagspresent till en anställd som fyller 30 år (ej minnesgåva). Momsen är 250 SEK (25 %) och varuvärdet är 1 000 SEK. Förmånsbeskattning sker i samband med löneutbetalningen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		1 250
7699	Övriga personalkostnader	1 250

Exempel: bokföra utgift för skattepliktiga födelsedagspresenter till delägare (förmånsbeskattning)
En redovisningsenhet har enligt en betald leverantörsfaktura köpt två flaskor whiskey för 2 500 SEK inklusive moms som födelsedagspresent till två delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag) som fyller 30 år (ej minnesgåva). Momsen är 500 SEK (25 %) och varuvärdet är 2 000 SEK. Förmånsbeskattning sker genom att en intäkt motsvarande förmånsvärdet bokförs.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		2 500
6991	Övriga externa kostnader, avdragsgilla	2 500
2011	Egna uttag av varor och tjänster, KL	1 250
2021	Egna uttag av varor och tjänster, FK	1 250
3404	Egna uttag, momsfria		2 500

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig födelsedagspresent till delägare (eget uttag)
En redovisningsenhet har enligt en betald leverantörsfaktura köpt två flaskor whiskey för 2 500 SEK inklusive moms som födelsedagspresent till en delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag) som fyller 30 år (ej minnesgåva). Momsen är 500 SEK (25 %) och varuvärdet är 2 000 SEK. Redovisningsenheten bokför utgiften som ett eget uttag för att förmånsbeskattning skall undvikas.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		2 500
2013	Övriga egna uttag	2 500

Exempel: bokföra förmånsbeskattning av födelsedagspresenter till anställda (kostnadsmetod)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för mars år 2010 betalat ut en bruttolön om 100 000 SEK till tjänstemän och tagit upp en skattepliktig födelsedagspresent om 1 250 SEK. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 31 387 SEK (jämkning 31 %), nettolönen blir 68 613 SEK (100000-31930) och arbetsgivaravgiften uppgick till 31 812 SEK (101250*31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		68 613
2710	Personalskatt		31 387
7211	Löner till tjänstemän	100 000
7389	Övriga kostnader för förmåner	1 250
7399	Motkonto skattepliktiga förmåner		1 250
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		31 812
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 420
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	392

Exempel: bokföra förmånsbeskattning av födelsedagspresenter till anställda (intäktsmetod)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för mars år 2010 tagit upp en skattepliktig födelsedagspresent om 1 250 SEK. Arbetsgivaravgiften uppgick till 392 SEK (1250*31,42 %). Något avdrag för preliminär a-skatt görs inte eftersom någon lön inte har betalats ut.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
7389	Övriga kostnader för förmåner	1 250
3004	Försäljning inom Sverige, momsfri		1 250
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		392
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	392

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2023/12/26

Kontakta bokforingstips.se