Bokföra externa rörelsekostnader eller externa kostnader (bokföring med exempel)

Externa rörelsekostnader är värdet av förbrukade resurser avseende material, varor och tjänster under en redovisningsperiod som förbrukas i redovisningsenheten utan att säljas vidare till externa kunder.

Externa rörelseutgifter är icke periodiserade och icke klassificerade värden som har utbetalats eller som förväntas utbetalas från en redovisningsenhet. Externa kostnader är det verkliga värdet av förbrukade varor och tjänster i en redovisningsenhet under en redovisningsperiod.

Enligt bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2008:1 är en utgift bara det som företaget lämnar eller kommer att lämna, exklusive avdragsgill mervärdesskatt, och som direkt eller senare minskar företagets eget kapital och inte är en utbetalning till ägarna eller innehavare av instrument som är relaterade till aktierna. En kostnad är den del av utgiften som är hänförlig till räkenskapsåret.

Kostnader är enligt IFRS en minskning av ekonomiska fördelar under en redovisningsperiod i form av utbetalningar eller minskningar av tillgångarnas värden eller ökningar av skuldernas värden som resulterar i minskningar av det egna kapitalet på annat sätt än genom uttag från befintliga eller framtida aktieägare.

Klassificering
En extern rörelseutgift som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

Externa rörelsekostnader kan klassificeras som lokalkostnader, förbrukningsinventarier, kostnader för transportmedel, resekostnader, kontorsmaterial, telefoni, företagsförsäkringar och inhyrd personal med mera.

Kontogrupp 50 - Lokalkostnader
Kontogrupp 51 - Fastighetskostnader
Kontogrupp 52 - Hyra av anläggningstillgångar
Kontogrupp 53 - Energikostnader
Kontogrupp 54 - Förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial
Kontogrupp 55 - Reparation och underhåll
Kontogrupp 56 - Kostnader för transportmedel
Kontogrupp 57 - Frakter och transporter
Kontogrupp 58 - Resekostnader
Kontogrupp 59 - Reklam och PR
Kontogrupp 60 - Övriga försäljningskostnader
Kontogrupp 61 - Kontorsmateriel och trycksaker
Kontogrupp 62 - Tele och post
Kontogrupp 63 - Företagsförsäkringar och övriga riskkostnader
Kontogrupp 64 - Förvaltningskostnader
Kontogrupp 65 - Övriga externa tjänster
Kontogrupp 68 - Inhyrd personal
Kontogrupp 69 - Övriga externa kostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad i resultaträkningen när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina inköp av varor och tjänster i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för kassa och leverantörsskuld i bokföringen.

Värdering
En extern rörelseutgift värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. En extern rörelsekostnad värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av rörelseutgifter.

Moms och beskattning
När normala momsen vid inköp av varor och tjänster från momsregistrerade personer i Sverige är 25 % men det förekommer även att momsen är 12 %, 6 % eller 0 %. En momsregistrerad person får avdrag för momsen vid inköp som ingående moms och en icke momsregistrerad person bokför momsen som en kostnad. Utländsk moms som har fakturerats av en utländsk person är aldrig avdragsgill som ingående moms utan får endast dras av som kostnad.

En momsregistrerad svensk person som köper in varor och tjänster från en annan momsregistrerad person i ett annat EU-land utan moms har omvänd skattskyldighet som innebär att både utgående och ingående moms skall redovisas på inköpet. Vid inköp från ett land utanför EU förekommer det ingen moms men när det gäller importerade varor så fakturerar tullverket ingående moms på varuvärdet.

Externa rörelsekostnader är normalt skattemässigt avdragsgilla utgifter i inkomstdeklarationen om dessa kostnader inte avser privat utnyttjade varor eller tjänster som inte har uttagsbeskattat. Uttagsbeskattning innebär att uttag av varor och tjänster bokförs som en vanlig försäljning eller att värdet för varorna och tjänsterna förmånsbeskattas i lönekörningen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de externa rörelsekostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av externa rörelsekostnader i årsredovisningen.

Exempel: bokföra inköp av kontorsmaterial (fakturametoden)
En redovisningsenhet har enligt en leverantörsfaktura köpt kontorsmaterial till ett totalt värde om 12 500 SEK inklusive moms. Den ingående momsen är 2 500 SEK och varuvärdet är 10 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		12 500
2641	Ingående moms sv	2 500
6110	Kontorsmaterial	10 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2010/02/16

Kontakta bokforingstips.se