Bokföra extern representation, representationskostnad och kundmiddag (bokföring med exempel)

Extern representation är aktiviteter som syftar till att förbättra affärsrelationer med kunder, leverantörer och andra intressenter som finns utanför en redovisningsenhet.

Utgifter för extern representation kan exempelvis vara utgifter för frukost, lunch, middag, supé, dryck, biljetter till idrottsliga evenemang, teaterbiljetter, representationsgåvor och greenfee vid golfspel.

För att en redovisningsenhet skall få göra skattemässiga avdrag för utgifter avseende representation krävs det att det finns ett omedelbart samband mellan representationen och den verksamhet som bedrivs i en redovisningsenhet. Ett omedelbart samband innebär att representationen syftar till att inleda eller upprätthålla affärsförbindelser, att representationen avser jubileum eller personalvård.

På verifikationer som avser utgifter för extern representation måste en redovisningsenhet ange syftet med den externa representationen och vilka som har deltagit vid representationen med uppgivande av namn och den person som de representerar.

Utgifter för extern representation kan betalas av en redovisningsenhet direkt eller av en anställd eller en delägare som överlämnar kvittot till redovisningsenheten och erhåller skattefri kostnadsersättning för utläggen. En utbetalning för representation till en anställd kan göras via direktbetalning till privatkonto eller via löneutbetalningen och en delägare kan erhålla sin kostnadsersättning via en egen insättning.

Klassificering
En utgift för extern representation som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

Den del av en utgift för extern representation som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald.

Kostnader för extern representation klassificeras normalt som övriga externa kostnader och bokförs som representationskostnader i kontogrupp 60.

Kontogrupp 60 - Övriga försäljningskostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad i resultaträkningen när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför utgifter för extern representation när leverantörsfakturan har betalats och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför extern representation per fakturadatumet på leverantörsfakturan eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för extern representation värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en leverantör, anställd eller delägare. En kostnad för extern representation värderas till det verkliga värdet av förbrukade (utnyttjade) resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för extern representation.

Moms och beskattning
Momssatsen på livsmedel är normalt 12 procent, momssatsen är 25 procent på dricksvatten från vattenkran och på spritdrycker, vin och öl med högre alkoholhalt än folköl. Momssatsen vid restaurangbesök är 12 %. Momssatsen är 6 procent på entréavgifter till konserter och andra föreställningar, t.ex. cirkus-, teater-, opera-, balett-, trolleri-, revy-, operett- och musikalföreställningar samt vissa musikgalor, djurparker, green-fee och idrottsevenemang. Momssatsen på biobesök är numera 25 % (år 2025/2024).

Momsen på utgifter för extern representation är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person, den avdragsgilla momsen beräknas på ett momsunderlag som maximalt får uppgå till 300 SEK exklusive moms per person. En icke momsregistrerad person får göra avdrag för ingående moms som en kostnad.

Om en redovisningsenhet har haft extern representation med både mat och spritdrycker, vin eller starköl får avdraget för ingående moms göras i enlighet med aktuella proportioner eller enligt schablon. Ett proportionellt avdrag för ingående moms görs genom att man beräknar den andel av utgiften som har en momssats om 12 % och den andel av utgiften som har en momssats om 25 %, proportionerna används för att beräkna den avdragsgilla momsen.

För extern representation får momsunderlaget maximalt vara 300 SEK exklusive moms per person, ett schablonavdrag om 46 SEK per person får göras om utgiften per person minst uppgår till 300 SEK exklusive moms. En icke momsregistrerad redovisningsenhet får göra avdrag för ingående moms som en kostnad.

En momsregistrerad person skall redovisa den ingående momsen som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms och utgiften för extern representation skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

Vid extern representation får en redovisningsenhet inte något skattemässigt avdrag (år 2025/2024) avseende frukost, lunch, middag och supé. Utgifter för förfriskningar och annan enklare förtäring som inte kan anses som måltid och som är av mindre värde är skattemässigt avdragsgilla med 60 SEK per person (år 2025/2024). Förfriskningar och annan enklare förtäring är exempelvis kaffe, te, läsk, kakor, saft, frukt, frallor, enklare smörgås, bullar och godis.

För kringkostnader medges ett skattemässigt avdrag med 180 SEK exklusive moms (år 2025/2024) per person. Med kringkostnader menas entréavgifter till konserter och andra föreställningar, t.ex. cirkus-, biograf-, teater-, opera-, balett-, trolleri-, revy-, operett- och musikalföreställningar samt vissa musikgalor, djurparker, idrottsevenemang och greenfee vid golfspel.

De skattemässiga avdragsbegränsningarna gäller oavsett om den externa representationen är förlagd utomlands eller i Sverige. Avdragsbegränsningarna gäller per representationstillfälle och om en representation sträcker sig över flera dagar räknas varje dag som ett representationstillfälle.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

Exempel: bokföra utgift för extern representation (kortbetalning)
En redovisningsenhet har erhållit ett kvitto från en anställd säljare som omfattar representation med 3 kunder på en restaurang. Betalningen har gjorts med ett kreditkort som tillhör redovisningsenheten.

Utgiften för representationen är 2 370 SEK, där 370 SEK utgör ingående moms, 1 000 SEK är ersättning för mat (12 %) och 1000 SEK är ersättning för dryck (25 %). Momsunderlaget får maximalt vara 300 SEK per person och det totala momsunderlaget blir då maximalt 1 200 SEK (300*4 personer). Den skattemässigt avdragsgilla kostnaden är 0 SEK, avdragsgill ingående moms är 222 SEK (1200 * 50 % * 12 % + 1200 * 50 % * 25 %) och den icke avdragsgilla representationskostnaden är 2 148 SEK (2370-222).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1932	Företagskort, affärsbanken		2 370
2641	Ingående moms sv	222
6072	Representation, ej avdragsgill	2 148

Exempel: bokföra utgift för extern representation (direktbetalning)
En redovisningsenhet har erhållit ett kvitto från en anställd säljare som omfattar representation med 3 kunder på en restaurang. Redovisningsenheten ersätter den anställdes utlägg genom direktbetalning till den anställdes privatkonto.

Utgiften för representationen är 2 500 SEK där 500 SEK utgör ingående moms och 2 000 SEK är ersättning för dryck (25 %). Momsunderlaget får maximalt vara 300 SEK per person och det totala momsunderlaget blir då maximalt 1 200 SEK (300*4 personer). Den skattemässigt avdragsgilla kostnaden är 0 SEK, avdragsgill ingående moms är 300 SEK (1200*25 %) och den icke avdragsgilla representationskostnaden är 2 200 SEK (2500-300).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1941	Bankkonto, affärsbanken		2 500
2641	Ingående moms sv	300
6072	Representation, ej avdragsgill	2 200

Exempel: bokföra utgift för extern representation (egen insättning)
En redovisningsenhet (enskild firma) har erhållit ett kvitto från en enskild näringsidkare som omfattar representation med 3 kunder på en golfbana. Redovisningsenheten ersätter delägarens utlägg genom att bokföra en egen insättning.

Utgiften för representationen är 2 120 SEK, där 120 SEK utgör ingående moms och 2 000 SEK är ersättning för greenfee. Den skattemässigt avdragsgilla kostnaden är 720 SEK (180*4 personer), avdragsgill ingående moms är 43 SEK (720*6 %) och den icke avdragsgilla representationskostnaden är 1 357 SEK (2120-720-43).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2018	Egen insättning		2 120
2641	Ingående moms sv	43
6071	Representation, avdragsgill	720
6072	Representation, ej avdragsgill	1 357

Exempel: bokföra utgift för extern representation (skuld till anställd)
En redovisningsenhet har erhållit ett kvitto från en anställd säljare som omfattar representation med 3 kunder på en golfbana. Redovisningsenheten ersätter den anställdes utlägg genom att betala ut skattefri kostnadsersättning i samband med löneutbetalningen.

Utgiften för representationen är 2 120 SEK där 120 SEK utgör ingående moms och 2 000 SEK är ersättning för greenfee. Den skattemässigt avdragsgilla kostnaden är 720 SEK (180*4 personer), avdragsgill ingående moms är 43 SEK (720*6 %) och den icke avdragsgilla representationskostnaden är 1 357 SEK (2120-720-43).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2822	Reseräkningar		2 120
2641	Ingående moms sv	43
6071	Representation, avdragsgill	720
6072	Representation, ej avdragsgill	1 357

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2025/01/02

Kontakta bokforingstips.se