Bokföra trängselskatt, ersättning och förmån (bokföring med exempel)

En kostnadsersättning för trängselskatt och en förmån av betald trängselskatt är skattefri under förutsättning att utgifterna för trängselskatt har uppstått under en tjänsteresa, i annat fall är ersättningen/förmånen skattepliktig.

Trängselskatt är en momsfri punktskatt som betalas när ett fordon passerar en betalstation och utgifter för trängselskatt anses tillhöra en redovisningsenhet om de uppstått vid resor i tjänsten.

En anställd, en uppdragstagare eller en delägare som har betalt för trängselskatt vid en tjänsteresa kan begära att få en skattefri kostnadsersättning från en redovisningsenhet genom att lämna in de kvitton som avser trängselskatt. Trängselskatt som en redovisningsenhet betalar för en bil är skattefri till den del den avser körning i tjänsten.

Om en redovisningsenhet betalar ut kostnadsersättning eller betalar trängselskatt för privatkörning vid exempelvis resor till och från jobbet är det en skattepliktig ersättning/förmån. En skattepliktig kostnadsersättning/förmån skall beskattas som kontant bruttolön för en anställd och som en skattepliktig intäkt/utdelning för en delägare som inte är anställd.

Klassificering
En utgift för trängselskatter som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

En kostnad för skattefria trängselskatter som avser tjänstebilar bokförs normalt i kontogrupp 56 och en kostnad för skattefria trängselskatter som avser andra bilar bokförs normalt i kontogrupp 58. En kostnad för skattepliktiga trängselskatter redovisas normalt i kontogrupp 76 för anställda och i kontogrupp 69 för delägare som inte är anställda.

Utbetalningen av kostnadsersättning för trängselskatter sker normalt i samband med löneutbetalningen för anställda. För passiva delägare i aktiebolag eller ekonomiska föreningar kan utbetalningen ske genom direktbetalning eller redovisas som en skuld till delägare.

För delägare i enskild firma, handelsbolag och kommanditbolag kan utbetalningen ske genom direktbetalning eller redovisas som en egen insättning.

För anställda sker beskattningen av skattepliktiga kostnadsersättningar/förmåner i lönekörningen och redovisas som en kostnad (debitering) och en negativ kostnad (kreditering) i kontogrupp 73 eller som en kostnad och en intäkt. För redovisningsenheten innebär skattepliktiga kostnadsersättningar/förmåner för anställda att arbetsgivaravgiften på förmånsvärdet blir en ytterligare kostnad utöver kostnaden för skattepliktiga trängselskatter.

För delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag redovisas beskattningen av skattepliktiga kostnadsersättningar/förmåner som en intäkt till förmånsvärdet i kontogrupp 34 eller så redovisas en intäkt enbart i inkomstdeklarationen.

Kontogrupp 34 - Försäljning, egna uttag
Kontogrupp 56 - Kostnader för transportmedel
Kontogrupp 58 - Resekostnader
Kontogrupp 69 - Övriga externa kostnader
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal
Kontogrupp 76 - Övriga personalkostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för trängselskatter när underlag har inkommit, om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigheter eller dylikt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för trängselskatter värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. En kostnad för trängselskatter värderas till det verkliga värdet av påförda trängselskatter under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för trängselskatter.

Moms och beskattning
Det är ingen moms (0 %) på trängselskatter. När det gäller skattefri kostnadsersättning/förmån för trängselskatter till anställda behöver en redovisningsenhet inte göra avdrag för preliminärskatt och inte heller redovisa arbetsgivaravgifter på utbetald kostnadsersättning. Skattefri kostnadsersättning/förmån för trängselskatter till delägare som inte är anställda behöver inte redovisas som en intäkt/utdelning (uttagsbeskattning).

Skattepliktig kostnadsersättning/förmån för trängselskatter beskattas som kontant bruttolön för en anställd och som en skattepliktig intäkt/utdelning för en delägare som inte är anställd.

En skattepliktig kostnadsersättning/förmån för en anställd tas upp på lönebeskedet och beskattas genom avdrag för preliminärskatt och redovisning av arbetsgivaravgifter. En anställd kan undvika förmånsbeskattning genom att helt och hållet betala för den skattepliktiga förmånen via ett nettolöneavdrag. Avdrag för preliminär a-skatt görs bara i den mån det finns bruttolön att göra avdrag från, något avdrag för preliminär a-skatt görs inte om bara förmånen tas upp i lönekörningen.

En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp en skattepliktig kostnadsersättning/förmån för trängselskatter som en skattepliktig intäkt, i bokföringen eller enbart i inkomstdeklarationen. En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp en skattepliktig kostnadsersättning/förmån som utdelning, i lönekörningen eller enbart i delägarens inkomstdeklaration. Delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag kan undvika uttagsbeskattning genom att bokföra utgifterna för skattepliktiga trängselskatter som egna uttag i kontogrupp 20.

Kostnader för skattefria kostnadsersättningar/förmåner avseende trängselskatter är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen. Kostnader för skattepliktiga kostnadsersättningar/förmåner avseende trängselskatter är skattemässigt avdragsgilla om förmånsbeskattning sker.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden, detta kan bland annat föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer. Större företag skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om andelen kvinnor och andelen män av medelantalet anställda under räkenskapsåret och medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land, om företaget har anställda i flera länder.

Större företag ska enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktör och andra personer i företagets ledning. Fördelningen bland styrelseledamöter och bland övriga befattningshavare ska redovisas var för sig. Upplysningarna ska avse förhållandena på balansdagen.

Större företag ska enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna upplysningar om storleken av följande personalkostnader för räkenskapsåret:
1. löner och andra ersättningar, och
2. sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader.

Exempel: bokföra utgifter för trängselskatter till anställda (skuld till anställda)
En redovisningsenhet har erhållit kvitto för trängselskatter från en anställd som vill erhålla kostnadsersättning för utgifterna. Kvittot är på 1 000 SEK (momsfri), 400 SEK avser tjänsteresor och 600 SEK avser privat körning. Den anställde har använt egen bil vid resor och utbetalningen av kostnadsersättning görs i samband med löneutbetalningen då även den skattepliktiga ersättningen tas upp till beskattning.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2822	Reseräkningar		1 000
5810	Biljetter	400
7699	Övriga personalkostnader	600

Exempel: bokföra ersättning för trängselskatter till delägare (uttagsbeskattning)
En redovisningsenhet har erhållit kvitto för trängselskatter från en delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag) som vill erhålla kostnadsersättning för utgifterna genom direktbetalning till privat bankkonto. Kvittot är på 1 000 SEK (momsfri), 400 SEK avser tjänsteresor och 600 SEK avser privat körning. Ersättningen för den privata körningen redovisas som en skattemässigt avdragsgill kostnad och som en intäkt för att ta hänsyn till förmånsbeskattningen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		1 000
5810	Biljetter	400
6991	Övriga externa kostnader, avdragsgilla	600
2011	Egna uttag av varor och tjänster, FK	600
3404	Egna uttag, momsfria		600

Exempel: bokföra ersättning för trängselskatter till delägare (eget uttag)
En redovisningsenhet har erhållit kvitto för trängselskatter från en delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag) som vill erhålla kostnadsersättning för utgifterna genom en egen instättning. Kvittot är på 1 000 SEK (momsfri), 400 SEK avser tjänsteresor och 600 SEK avser privat körning. Ersättningen för den privata körningen redovisas som ett eget uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2018	Egen insättning, FK		1 000
5810	Biljetter	400
2013	Övriga egna uttag, FK	600

Exempel: bokföra utgift för trängselskatt med tjänstebil (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 1 000 SEK som avser trängselskatter för en tjänstebil. Trängselskatten om 1 000 SEK avser till 400 SEK tjänsteresor och till 600 SEK privat körning. Den skattepliktiga ersättningen om 600 SEK tas upp till beskattning i samband med löneutbetalningen om det är en anställd, som utdelning i inkomstdeklarationen om det är en passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening eller som en skattepliktig intäkt om det är en delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		1 000
5616	Trängselskatt, avdragsgill	1 000

Exempel: bokföra kostnadsersättning för trängselskatt till anställda (kostnadsmetod)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för februari år 2010 betalat ut en bruttolön om 100 000 SEK till tjänstemän och kostnadsersättning för trängselskatt om 1 000 SEK. Kostnadsersättningen för trängselskatt är till 600 SEK skattepliktig. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 31 186 SEK (100600*31 %), nettolönen blir 69 814 SEK (101000-31186) och arbetsgivaravgiften uppgick till 31 608 SEK (100600*31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		69 814
2710	Personalskatt		31 186
7211	Löner till tjänstemän	100 000
2822	Reseräkningar	1 000
7391	Kostnad för trängselskatteförmån	600
7399	Motkonto skattepliktiga förmåner		600
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		31 608
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 420
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	188

Exempel: bokföra kostnadsersättning för trängselskatt till anställda (intäktsmetod)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för februari år 2010 betalat ut en kostnadsersättning för trängselskatt om 1 000 SEK. Kostnadsersättningen för trängselskatt är till 600 SEK skattepliktig. Arbetsgivaravgiften uppgick till 188 SEK (600*31,42 %), något avdrag för preliminär a-skatt gjordes inte eftersom någon lön inte betalades ut.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		1 000
2822	Reseräkningar	1 000
7391	Kostnad för trängselskatteförmån	600
3004	Försäljning inom Sverige, momsfri		600
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		188
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	188

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2019/12/18

Kontakta bokforingstips.se