Bokföra betalningspåminnelser till kunder och erhållen påminnelseavgift (bokföring med exempel)

En redovisningsenhet skickar betalningspåminnelser till kreditkunder för att påminna dem om att det finns förfallna fakturor hos redovisningsenheten som ännu inte har blivit betalda.

En redovisningsenhet har normalt som indrivningsrutin att först skicka en betalningspåminnelse till en kund som inte har betalat sin faktura eftersom en sådan miss kan bero på att kunden helt enkelt har glömt att betala fakturan.

Det är inte nödvändigt att först skicka en betalningspåminnelse till kunder som inte betalar utan det är tillåtet att direkt skicka inkassokrav, ansökan om betalningsförläggande och utmätning eller ansökan om att försätta kunden konkurs. Det är dock god sed att påbörja ett indrivningsärende genom att skicka en betalningspåminnelse.

En redovisningsenhet som skickar ut en betalningspåminnelse har rätt att debitera en lagstadgad påminnelseavgift om 60 SEK, lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader, under förutsättning att denna avgift har avtalats i förväg. En säljare som vill ta ut en påminnelseavgift måste avtala om detta i ett köpeavtal i samband beställningen (ordern) från köparen. En redovisningsenhet kan försöka ta ut en påminnelseavgift men köparen är inte skyldig att betala denna om det inte finns något avtal om påminnelseavgift.

Ett företag som har en fordran på ett annat företag eller en myndighet får enligt lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader ta ut en förseningsavgift om 450 SEK när förfallodagen har passerats, detta gäller utan att avgiften behöver avtalas i förväg. Ett företag som tar ut en förseningsavgift av sin kund får dock endast ta ut påminnelseavgift, inkassoavgift och avgift för amorteringsplan till den del dessa avgifter tillsammans överstiger 450 SEK.

Klassificering
En intäkt som avser en påminnelseavgift klassificeras normalt som en fakturerad kostnad eftersom den här avgiften syftar till att kompensera för kostnader i samband med indrivning av kundfordringar. I baskontoplanen bokförs påminnelseavgifter i kontogrupp 35.

Kontogrupp 35 - Fakturerade kostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en intäkt i resultaträkningen när prestationer har utförts om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att tillfalla redovisningsenheten och om inkomsten kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför en påminnelseavgift när kunden har betalat den här avgiften. En redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför normalt en påminnelseavgift först när kunden har betalat avgiften eftersom det råder stor osäkerhet gällande om påminnelseavgiften kommer att betalas.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sin försäljning i ett kassaregister eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla försäljningstransaktioner har bokförts samt att inte försäljningstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett kassaregister eller ett faktureringsprogram och kontot för kassa eller kundfordran i bokföringen.

Värdering
En inkomst som avser en påminnelseavgift värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som erhållits eller som väntas erhållas från en kund. En intäkt som avser en påminnelseavgift värderas till det verkliga värdet av utförda prestationer under en redovisningsperiod baserat på värdet av försäljningsinkomsterna.

Moms och beskattning
Det är ingen moms (0 %) på påminnelseavgifter och inkomsten avseende påminnelseavgifter skall redovisas som "Övrig försäljning m.m." i ruta 42 i skattedeklarationen för moms.

Intäkter avseende påminnelseavgifter är normalt alltid skattepliktiga intäkter i inkomstdeklarationen och det är enbart allmännyttiga ideella föreningar som kan ha skattefria försäljningsintäkter.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de försäljningsintäkter som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda respektive upplupna intäkter.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av intäkter i årsredovisningen.

Större företag skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554), om företagets verksamhetsgrenar eller geografiska marknader avviker betydligt från varandra, lämna uppgift om nettoomsättningens fördelning på verksamhetsgrenarna och marknaderna. Moderföretag och dotterföretag skall ange hur stor del av räkenskapsårets inköp och försäljningar som avser andra koncernföretag.

Exempel: bokföra påminnelseavgifter (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en betalning från en kund om 12 600 SEK där 12 500 SEK utgör kundfordran och 100 SEK utgör påminnelseavgift.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken	12 600
1511	Kundfordran		12 500
3591	Förseningsavgifter, ej moms		100

Exempel: bokföra påminnelseavgifter (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har enligt en kundfaktura sålt varor till ett totalt värde om 12 500 SEK inklusive moms. Den utgående momsen är 2 500 SEK (25 %) och varuvärdet är 10 000 SEK. En kund har betalat 12 600 SEK där 100 SEK avser en påminnelseavgift.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken	12 600
2611	Utgående moms SE, 25 %		2 500
3001	Försäljning inom Sverige, 25 %		10 000
3591	Förseningsavgifter, ej moms		100

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2018/01/08

Kontakta bokforingstips.se