Bokföra utgifter för el och värme, elkostnad och elräkning (bokföring med exempel)

En redovisningsenhet som hyr lokal eller som äger en fastighet har normalt behov av el och värme i lokalerna för sin verksamhet vilket medför utgifter och kostnader för el och värme.

El behövs hos en redovisningsenhet för att ge energi till maskiner, datorer och belysning men kan även användas för att generera värme. Värme kan erhållas från ved, gas, olja och fjärrvärme med mera.

Det är normalt fastighetsägaren som ser till att det finns el och värme i en fastighet genom att köpa dessa tjänster från el- och kraftbolag. En redovisningsenhet som äger sin fastighet har direkta utgifter för el och värme och i en redovisningsenhet som hyr en lokal kan utgifter för el och värme ingå i lokalhyran eller vidarefaktureras av hyresvärden.

En fastighetsägare som använder sin fastighet för uthyrning kan tillämpa frivillig skattskyldighet för moms tillämpa (ansökan behöver ej göras från 1 januari 2014) men annars är det ingen moms på vidarefakturerade kostnader för el och värme.

Klassificering
En utgift för el och värme som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

Den del av en utgift för el och värme som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald.

Kostnader för el och värme som avser en hyrd lokal klassificeras som lokalkostnader och bokförs i kontogrupp 50. Kostnader för el och värme som avser en ägd fastighet klassificeras som fastighetskostnader och bokförs i kontogrupp 51.

Kontogrupp 50 - Lokalkostnader
Kontogrupp 51 - Fastighetskostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad i resultaträkningen när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför utgifter för el och värme när leverantörsfakturan har betalats och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför utgifter för el och värme per fakturadatumet på leverantörsfakturan eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för el och värme värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en leverantör. En kostnad för el och värme värderas till det verkliga värdet av förbrukade (utnyttjade) resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för el och värme.

Moms och beskattning
Momssatsen på utgifter för el och värme är 25 % men kan även vara 0 % om utgifter för el och värme vidarefaktureras för hyrd lokal av en person som inte ansökt om frivillig skattskyldighet för moms. En momsregistrerad person som hyr en lokal eller som innehar rörelsefastigheter får göra avdrag för momsen på utgifter för el och värme som ingående moms.

En person som innehar förvaltningsfastigheter för uthyrning och som inte tillämpar frivillig skattskyldighet för moms får inte göra avdrag för moms på utgifter för el och värme som ingående moms. En icke momsregistrerad person får inte göra avdrag för moms som ingående moms. När moms inte får dras av som ingående moms redovisas momsen som en kostnad.

En momsregistrerad person skall redovisa den ingående momsen som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms och utgiften för el och värme skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

Kostnader för el och värme i en näringsverksamhet är en skattemässigt avdragsgill kostnad i inkomstdeklarationen i inkomstslaget näringsverksamhet. Utgifter för el och värme avseende en anställd privat är en skattemässigt avdragsgill kostnad inklusive moms (moms ej avdragsgill som ingående moms) om förmånsbeskattning sker. Utgifter för el och värme avseende en delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag är skattemässigt avdragsgilla om uttagsbeskattning sker.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

Exempel: bokföra el och värme i hyrd lokal (fakturametoden)
En redovisningsenhet har i februari 2010 erhållit en leverantörsfaktura om 5 000 SEK inklusive moms från ett kraftföretag som avser el och värme. Den ingående momsen är 1 000 SEK (25 %), utgiften för el är 2 500 SEK och utgiften för värme 1 500 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		5 000
2641	Ingående moms sv	1 000
5021	Electricitet	2 500
5031	Uppvärmning	1 500

Exempel: bokföra el och värme i ägd lokal (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har betalt en leverantörsfaktura om 5 000 SEK inklusive moms som avser el och värme för en ägd kontorslokal. Den ingående momsen är 1 000 SEK (25 %), utgiften för el är 2 500 SEK och utgiften för värme är 1 500 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		5 000
2641	Ingående moms sv	1 000
5121	El	2 500
5131	Uppvärmning	1 500

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2014/01/22

Kontakta bokforingstips.se