Bokföra egna utlägg eller eget utlägg (bokföring med exempel)

Egna utlägg innebär att en ägare, medlem eller anställd betalar företagets eller föreningens utgifter med privata pengar.

När en ägare, medlem eller anställd gör egna utlägg för företagets eller föreningens räkning skall han eller hon givetvis erhålla kompensation för det här. Den som vill få kompensation för egna utlägg måste överlämna kvitto eller annat underlag för utgifterna till det företag eller den förening som skall betala ut kompensationen.

Aktieägare i aktiebolag och medlemmar i en ekonomisk förening kan vara anställda i eget bolag eller egen förening medan enskilda näringsidkare, delägare i handelsbolag och delägare i kommanditbolag inte kan vara anställda i eget företag.

Egna utlägg är inte det samma som egna uttag utan ett eget utlägg kan redovisas som en egen insättning, läs mer om egna uttag här.

Klassificering
Anställda kan erhålla kompensation för egna utlägg genom att arbetsgivaren betalar ut en kostnadsersättning i samband med lönekörningen. Om den anställde överlämnar kvitto till arbetsgivaren så behöver den anställde inte själv göra avdrag i den privata inkomstdeklarationen för de gjorda utläggen. Om den anställde erhåller kostnadsersättning vid lönekörningen bokförs kvittot för det egna utlägget mot ett skuldkonto för anställda i kontogrupp 28.

Ägare, medlemmar och anställda kan erhålla kontant betalning direkt till det privata kontot. Aktieägare och föreningsmedlemmar kan tillgodföras en skuld hos aktiebolaget eller den ekonomiska föreningen som kompensation för egna utlägg. Enskilda näringsidkare, delägare i handelsbolag och delägare i kommanditbolag kan tillgodföras en egen insättning i eget kapital som kompensation för egna utlägg.

Kompensation för egna utlägg bokförs normalt i kontogrupp 19, kontogrupp 20, kontogrupp 28 eller kontogrupp 73.

Kontogrupp 19 - Kassa och bank
Kontogrupp 20 - Eget kapital
Kontogrupp 28 - Övriga kortfristiga skulder
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner

Erkännande
Ett eget utlägg bokförs när en ägare eller en medlem har gjort ett tillskott till redovisningsenheten i form egna utlägg för redovisningsenhetens utgifter.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet kan använda ett sidoordnat register till bokföringen för att på ett mer detaljerat sätt jämfört med redovisningen i bokföringen registrera transaktioner i eget kapital. En avstämning för eget kapital kan göras mellan en rapport från ett sidoordnat register för eget kapital och konton för eget kapital i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Om ett företag eller en förening har väldigt många ägare eller medlemmar som löpande gör egna insättningar kan det vara nödvändigt med ett sidordnat register till bokföringen för att hålla reda på respektive ägares eller medlems egna insättningar.

Värdering
Ett eget utlägg värderas till det nominella värde i redovisningsvalutan som motsvarar värdet för den utgift som har blivit ersatt genom ett eget utlägg.

Bokslut och årsredovisning
En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande), värdering och omräkning av skulder i årsredovisningen.

Exempel: bokföra eget utlägg som kontant betalning (direktbetalning)
En ägare har själv betalat företagets utgifter för hotell vid en tjänsteresa och skall erhålla kontant ersättning till det privata kontot. Faktura om 1 120 SEK inklusive moms (12%) avseende utlägget har överlämnats till bolaget.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro		1 120
2641	Ingående moms sv	120
5841	Hotell	1 000

Exempel: bokföra eget utlägg som skuld till aktieägare (avräkningskonto)
En aktieägare har själv betalat företagets utgifter för hotell vid en tjänsteresa och skall tillgodoräknas en skuld i bolaget. Faktura om 1 120 SEK inklusive moms (12%) avseende utlägget har överlämnats till aktiebolaget.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2893	Avräkning, PE		1 120
2641	Ingående moms sv	120
5841	Hotell	1 000

Exempel: bokföra eget utlägg som egen insättning (EF, HB, KB)
En enskild näringsidkare har själv betalat företagets utgifter för hotell vid en tjänsteresa och skall tillgodoräknas en egen insättning i företaget. Faktura om 1 120 SEK inklusive moms (12%) avseende utlägget har överlämnats till företaget.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2018	Egna insättningar		1 120
2641	Ingående moms sv	120
5841	Hotell	1 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2019/12/18

Kontakta bokforingstips.se