Bokföra drivmedelsersättning och ersättning för drivmedel (bokföring med exempel)

Drivmedelsersättning är en kostnadsersättning som en redovisningsenhet betalar ut till anställda, uppdragstagare och delägare som kompensation för utlägg avseende drivmedel vid körning i tjänsten.

Drivmedelsersättning är skattefri upp till vissa av skatteverket fastställda schablonvärden och den skattefria drivmedelsersättningen avser att utgöra ersättning för förslitning och förbrukning av drivmedel vid körning i tjänsten. Den skattefria drivmedelsersättningen omfattar inte utgifter för parkering, vägavgifter, broavgifter, färjeavgifter och trängselskatt utan dessa utgifter får ersättas separat.

Drivmedelsersättning är skattefri endast om den avser körning i tjänsten med egen bil eller förmånsbil om den anställde, uppdragstagaren eller delägaren betalat drivmedlet själv. Drivmedelsersättning som utges utöver de skattefria gränsvärdena och drivmedelsersättning som utges för privat körning är skattepliktig.

En redovisningsenhet måste få underlag i form av en körjournal eller en reseräkning för att kunna betala ut drivmedelsersättning till en anställd, en uppdragstagare eller en delägare. I en körjournal eller en reseräkning framgår hur många mil som har körts i tjänsten och vilken drivmedelsersättning som skall betalas ut.

Klassificering
För en anställd sker normalt utbetalningen av drivmedelsersättning i samband med löneutbetalningen med en körjournal eller en reseräkning som underlag. För passiva delägare i aktiebolag eller ekonomiska föreningar redovisas drivmedelsersättning mot ett bankkonto om utbetalning sker direkt eller mot ett konto för skuld till delägare. För enskilda näringsidkare, delägare i handelsbolag och delägare i kommanditbolag bokförs drivmedelsersättning mot ett bankkonto om utbetalning sker direkt eller mot ett konto för egen insättning i eget kapital.

Skattefria schablonmässiga kostnadsersättningar för drivmedelsersättning redovisas som en kostnad baserat på underlaget för ersättningen vid direktutbetalning, vid löneutbetalning eller vid redovisning av egen insättning eller skuld till delägare.

Kostnader för drivmedelsersättning redovisas i kontogrupp 73 för anställda och i kontogrupp 58 för delägare som inte är anställda. Skulder till anställda och delägare bokförs i kontogrupp 28, egna insättningar bokförs i kontogrupp 20 och utbetalningar av likvida medel bokförs i kontogrupp 19.

Kontogrupp 19 - Kassa och bank
Kontogrupp 20 - Eget kapital
Kontogrupp 28 - Övriga kortfristiga skulder
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för drivmedelsersättning när underlag har inlämnats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigt utbetald kostnadsersättning eller dyligt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för drivmedelsersättning värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en anställd eller en delägare. En kostnad för drivmedelsersättning värderas till det verkliga värdet av intjänad drivmedelsersättning under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för drivmedelsersättningar.

Moms och beskattning
Det är ingen moms (0 %) på drivmedelsersättningar. När det gäller skattefri drivmedelsersättning till anställda behöver en redovisningsenhet inte göra avdrag för preliminärskatt och inte heller redovisa arbetsgivaravgifter på utbetald kostnadsersättning. Skattefri drivmedelsersättning till delägare som inte är anställda behöver inte redovisas som en intäkt (uttagsbeskattning).

Den del av utbetald drivmedelsersättning som är skattepliktig skall för en anställd tas upp som vanligt kontant bruttolön. Skattepliktig drivmedelsersättning till en passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening som redovisas som en skattemässigt avdragsgill kostnad måste tas upp som utdelning i delägarens inkomstdeklaration.

En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag kan redovisa skattepliktig drivmedelsersättning som en intäkt och en kostnad, som en ej avdragsgill kostnad eller som ett eget uttag. Om skattepliktig drivmedelsersättning bokförs som en intäkt och en kostnad (uttagsbeskattning) eller som en ej avdragsgill kostnad påverkar detta resultatfördelningen mellan delägarna i redovisningsenheten.

Drivmedelsersättning för tjänstekörning är skattefri upp till ett visst gränsvärde och drivmedelsersättning som överstiger skattefritt gränsvärde är skattepliktig. För år 2019/2020 är den skattefria ersättningen för tjänstekörning 18,5 kr/mil om egen bil används, 6,5 kr/mil om tjänstebil som drivs med diesel används och 9,5 kr/mil om tjänstebil som drivs med annat än diesel används. Vid tjänstekörning med egen motorcykel eller mopedbil är 9 kr/mil skattefri ersättning, om egen moped används är 4,5 kr/mil skattefritt.

Kostnader för skattefri drivmedelsersättning är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen. Kostnader för skattepliktig drivmedelsersättning är skattemässigt avdragsgilla om kostnadsersättningarna tas upp till beskattning.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och män. Om företaget har anställda i flera länder, skall medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land anges.

Uppgift skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret och om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktören och andra personer i företagets ledning.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

Exempel: bokföra skattefri drivmedelsersättning till delägare (direktbetalning)
En redovisningsenhet har erhållit en körjournal från en delägare som avser tjänstekörning under januari 2010. Körjournalen visar att delägaren har kört 100 mil i tjänsten med egen bil och skall erhålla en skattefri drivmedelsersättning om 1 850 SEK (18,5*100) som betalas ut direkt till delägarens privata bankkonto.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		1 850
5841	Bilersättning, avdragsgill	1 850

Exempel: bokföra drivmedelsersättning till passiv delägare (skuld till delägare i AB eller EK)
En redovisningsenhet har erhållit en körjournal från en passiv delägare (delägare i aktiebolag eller ekonomisk förening) som avser tjänstekörning under januari 2010. Körjournalen visar att delägaren har kört 100 mil i tjänsten med egen bil och skall erhålla en skattefri drivmedelsersättning om 1 850 SEK (18,5*100) och en skattepliktig drivmedelsersättning om 1 150 SEK (11,5*100). Den skattepliktiga drivmedelsersättningen bokförs som en skattemässigt avdragsgill kostnad och delägaren måste därmed ta upp en skattepliktig utdelning om 900 SEK i sin inkomstdeklaration.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2891	Avräkning, HK		3 000
5841	Bilersättning, avdragsgill	3 000

Exempel: bokföra körjournal för drivmedelsersättning till delägare (egen insättning)
En redovisningsenhet har erhållit en körjournal från en delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag) som avser tjänstekörning under januari 2010. Körjournalen visar att delägaren har kört 100 mil i tjänsten med egen bil och skall erhålla en skattefri drivmedelsersättning om 1 850 SEK (18,5*100) och en skattepliktig drivmedelsersättning om 1 150 SEK (11,5*100). Den skattepliktiga drivmedelsersättningen bokförs som en icke skattemässigt avdragsgill kostnad för att undvika uttagsbeskattning och delägarna är överens om detta förfarande.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2018	Egen insättning		3 000
5841	Bilersättning, avdragsgill	1 850
5842	Bilersättning, ej avdragsgill	1 150

Exempel: bokföra drivmedelsersättning till anställda (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för februari år 2010 betalat ut en bruttolön om 100 000 SEK till tjänstemän, skattefri drivmedelsersättning om 1 850 SEK (18,5*100) och skattepliktig drivmedelsersättning om 1 500 SEK (15*100). Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 31 465 SEK (101500*31 %), nettolönen blir 71 885 SEK (103350-31465) och arbetsgivaravgiften uppgick till 31 891 SEK (101500*31,42 %). I samband med löneutbetalningen görs en semesteravsättning om 12 180 SEK (12 %) och arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen uppgår till 3 826 SEK (31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		71 885
2710	Personalskatt		31 465
7211	Löner till tjänstemän	100 000
7331	Skattefria bilersättningar	1 850
7332	Skattepliktiga bilersättningar	1 500
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		31 891
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 891
2920	Upplupna semesterlöner		12 180
7291	Förändring semesterlöneskuld tjänstemän	12 180
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter		3 826
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	3 826

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2019/12/18

Kontakta bokforingstips.se