Bokföra utgifter för drivmedel, bensin, diesel och olja till bilar (bokföring med exempel)

En redovisningsenhet som betalar drivmedel för egna bilar och/eller för privata bilar vid tjänsteresor och för andra transportmedel i näringsverksamheten har utgifter för biogas, bensin, diesel eller olja avseende transportmedel.

Utgifter för drivmedel till bilar och andra transportmedel i en näringsverksamhet uppstår i redovisningsenheter som använder transportmedel i sin huvudverksamhet såsom i exempelvis taxibolag, transportbolag och jordbruk.

Utgifter för drivmedel uppstår även vid tjänsteresor i redovisningsenheter där resor med bil görs för besök hos kunder, leverantörer eller andra aktörer och vid resor till evenemang. Om en redovisningsenhet betalar milersättning till en anställd eller delägare som själv har bekostat drivmedel så räknas det som en skattefri kostnadsersättning upp till ett visst gränsvärde och som skattepliktig förmån över ett visst gränsvärde.

Om en redovisningsenhet betalar drivmedel för anställda eller en delägare avseende deras privata körning är utgifterna för drivmedlet skattemässigt avdragsgilla som kostnad och ingående moms om utgiften inklusive moms för drivmedlet tas upp till förmånsbeskattning eller uttagsbeskattning.

Klassificering
En utgift för drivmedel som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

Den del av en utgift för drivmedel som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald.

Utgifter för drivmedel i en redovisningsenhet som är återförsäljare av drivmedel klassificeras som varulager och kostnaden för drivmedel i sådana redovisningsenheter klassificeras som kostnader för varor och material. Kostnader för drivmedel i en redovisningsenhet som använder transportmedel i sin huvudverksamhet och/eller för tjänsteresor klassificeras som kostnader för transportmedel i kostnadsslaget övriga externa kostnader.

Utgifter för drivmedel såsom bensin, diesel, biogas, olja och el bokförs i kontogrupp 14, i kontoklass 4 och i kontogrupp 56.

Kontogrupp 14 - Lager, produkter i arbete och pågående arbeten
Kontoklass 4 - Utgifter/kostnader för varor, material och vissa köpta tjänster
Kontogrupp 56 - Kostnader för transportmedel

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad i resultaträkningen när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför utgifter för drivmedel när leverantörsfakturan har betalats och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför utgifter för drivmedel per fakturadatumet på leverantörsfakturan eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för drivmedel värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en leverantör. En kostnad för drivmedel värderas till det verkliga värdet av förbrukade (utnyttjade) resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för drivmedel.

Moms och beskattning
Momssatsen på utgifter för drivmedel är 25 % och avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Fysiska och juridiska personer som inte är momsregistrerade bokför den ingående momsen på det konto som används för att bokföra utgiften för drivmedel.

En momsregistrerad person skall redovisa den ingående momsen som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms och utgiften för drivmedel skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

Kostnader för drivmedel i en näringsverksamhet är en skattemässigt avdragsgill kostnad i inkomstdeklarationen i inkomstslaget näringsverksamhet. Utgifter för drivmedel avseende en anställd privat är en skattemässigt avdragsgill kostnad exklusive moms (momsen är avdragsgill som ingående moms) om förmånsbeskattning sker. Utgifter för drivmedel avseende en delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag är skattemässigt avdragsgilla om uttagsbeskattning sker.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

Exempel: bokföra drivmedel till lastbilar (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura från ett bensinföretag avseende bensin för lastbilar på 12 500 SEK inklusive moms. Momsen är 2 500 SEK (25 %) och bensinvärdet är 10 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		12 500
2641	Ingående moms sv	2 500
5621	Drivmedel för lastbilar	10 000

Exempel: bokföra drivmedel till personbilar (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har betalt en leverantörsfaktura från ett bensinföretag avseende bensin för personbilar på 12 500 SEK inklusive moms. Momsen är 2 500 SEK (25 %) och bensinvärdet är 10 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		12 500
2641	Ingående moms sv	2 500
5611	Drivmedel för personbilar	10 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2011/12/19

Kontakta bokforingstips.se