Bokföra bonus, bonuslön och bonusersättning till anställda (bokföring med exempel)

Bonus är en kontant ersättning som utbetalas då en eller flera anställda har presterat bra under en viss period i enlighet med ett bonussystem och innebär att en redovisningsenhet får en utgift för bonuslön.

Bonuslön är en form av incitament som syftar till att uppmuntra anställda till bättre prestationer jämfört med om inget bonussystem hade funnits. När ett bonussystem upprättas är det viktigt att det utformas för att uppmuntra till rätt prestationer som skapar en långsiktig lönsamhet i en redovisningsenhet eller en resultatenhet. Ett bonussystem får inte leda till fusk, ogentligheter eller till andra åtgärder som är skadliga för en redovisningsenhet på lång sikt.

Ett bonussystem innebär vanlitgvis att bonuslön utgår med en viss procentsats av den omsättning eller vinst som en redovisningsenhet eller en resultatenhet presterat under en period och att denna totala bonuslön fördelas mellan de personer som ingår i bonussystemet.

Det är normalt företagsledare, styrelsemedlemmar och försäljare som erhåller bonus men ett bonussystem kan omfatta alla typer anställda. Bonuslön är normalt en icke semesterlönegrundande ersättning som betalas ut i perioden efter den period som ligger till grund för beräkningen av bonus eftersom underlaget måste vara fastställt innan utbetalningen kan göras.

Personalkostnaden avseende bonuslön uppstår i den period då ersättningen har blivit intjänad och består även av andra kostnader som beror på bonusersättningen. En redovisningsenhet måste betala sociala avgifter på bruttolönen och bonus kan även utgöra underlag för avsättningar till tjänstepension men bonuslön är normalt inte semesterlönegrundande. Då bonus betalas ut i efterskott kan bonusersättningen och tillhörande kostnader behöva periodiseras som en upplupen kostnad i bokslutet.

En redovisningsenhet registrerar löner, förmåner, frånvaro och andra ersättningar på lönebesked för alla anställda i ett löneprogram och en sådan lönekörning utgör sedan underlag för bokföring av personalkostnader och redovisningen av personalskatter (preliminär a-skatt och arbetsgivaravgift).

Klassificering
En utgift för bonus som avser ej utförda tjänster (löneförskott) redovisas som en tillgång fram tills dess att tjänsterna har utförts åt redovisningsenheten. När tjänsterna har utförts så omförs en tillgång av ej utförda tjänster till en kostnad i resultaträkningen.

Kostnader för bonuslön till kollektivanställda arbetare klassificeras som personalkostnader och bokförs i kontogrupp 70. Kostnader för bonuslön till företagsledare, tjänstemän och anställda styrelsemedlemmar klassificeras som personalkostnader och bokförs i kontogrupp 72. Kostnader för bonus till styrelsemedlemmar som inte är anställda bokförs som förvaltningskostnader i kontogrupp 64.

Den del av utgiften för bonuslön som betalas ut bokförs mot kassa & bank i kontogrupp 19 och den del som avser preliminär a-skatt bokförs mot ett skuldkonto för personalskatter i kontogrupp 27. Kostnader för arbetsgivaravgifter avseende bonuslön bokförs i kontogrupp 75.

Kontogrupp 19 - Kassa och bank
Kontogrupp 27 - Personalens skatter, avgifter och löneavdrag
Kontogrupp 64 - Förvaltningskostnader
Kontogrupp 70 - Löner till kollektivanställda
Kontogrupp 72 - Löner till tjänstemän och företagsledare
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en personalkostnad för bonuslön när prestationer har utförts och ersättningar har tjänats in om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En personalkostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigt utbetald lön eller dyligt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för bonuslön värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en anställd. En kostnad för bonuslön värderas till det verkliga värdet av utnyttjade tjänster (intjänade ersättningar) under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för bonuslön.

Moms och beskattning
Det är ingen moms (0 %) på utgifter som avser bonus eller bonuslön. När det gäller redovisning och betalning av personalskatter, preliminär a-skatt och arbetsgivaravgifter, tillämpas kontantprincipen som innebär att endast utbetalda ersättningar utgör underlag för personalskatterna. Kontantprincipen innebär att avdrag för preliminär a-skatt och arbetsgivaravgifter måste redovisas och betalas avseende löneförskott.

En redovisningsenhet skall från bonuslön göra avdrag för preliminär a-skatt enligt engångsskattetabell eftersom ersättningen är tillfällig och avdraget beräknas på den kontanta ersättningen avseende bonus. Den avdragna preliminärskatten redovisas i en skattedeklaration för arbetsgivare och skall betalas till skatteverket.

En redovisningsenhet skall i skattedeklaration redovisa och till skatteverket betala arbetsgivaravgift beräknad på kontant bruttolön och skattepliktiga förmåner avseende ersättningar till anställda.

Personalkostnader avseende bonuslön (bruttolön och arbetsgivaravgifter m.m.) i en näringsverksamhet är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de personalkostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader. Utgifter för bonuslön som betalas ut i en period efter intjänandeperioden är upplupna kostnader som skall periodiseras i bokslutet om det är nödvändigt med hänsyn till väsentlighetsprincipen.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av personalkostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och män. Om företaget har anställda i flera länder, skall medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land anges.

Uppgift skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret och om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktören och andra personer i företagets ledning.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

Exempel: bokföra upplupen kostnad för bonuslön till anställda (bokslut)
En redovisningsenhet har upprättat en bonussystem för sina anställda som innebär att bonus betalas ut med 10 % av resultatet före skatt för varje räkenskapsår, ersättningen fördelas mellan de anställda. Under år 2009 var resultatet före skatt 10 MSEK och därför utgår bonus med 1 MSEK som fördelas mellan 10 anställda. Det finns 6 kollektivanställda arbetare, 2 tjänstemän och 2 företagsledare hos redovisningsenheten. Utbetalningen av bonus sker först år 2010 och därför bokförs en upplupen kostnad under år 2009 för intjänad bonus.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2914	Upplupen kostnad bonus		1 000 000
7011	Löner till kollektivanställda	600 000
7211	Löner till tjänstemän	200 000
7221	Löner till företagsledare	200 000
2941	Upplupna sociala avgifter		314 200
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	314 200

Exempel: bokföra tantiem till företagsledare (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har upprättat en bonussystem för sina anställda som innebär att bonus betalas ut med 10 % av resultatet före skatt för varje räkenskapsår, ersättningen fördelas mellan de anställda. Under år 2009 var resultatet före skatt 10 MSEK och därför utgår bonus med 1 MSEK som fördelas mellan 10 anställda. Det finns 6 kollektivanställda arbetare, 2 tjänstemän och 2 företagsledare hos redovisningsenheten.

Under år 2009 bokfördes en upplupen kostnad för bonus om 1 MSEK och nu under år 2010 har den rörliga ersättningen betalats ut till redovisningsenhetens anställda. I lönekörningen gjordes en utbetalning av bonus med 100 000 SEK till varje enskild anställd och detta innebär en total ersättning om 1 MSEK. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 310 000 SEK (jämkning 31 %), nettolönen blir 690 000 SEK (1000000-310000) och arbetsgivaravgiften uppgick till 314 200 SEK (31,24 %). Någon semesteravsättning görs inte eftersom bonuslön inte är semesterlönegrundande.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		690 000
2710	Personalskatt		310 000
7011	Löner till kollektivanställda	600 000
7211	Löner till tjänstemän	200 000
7221	Löner till företagsledare	200 000
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		314 200
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	314 200

Exempel: bokföra upplupen kostnad för bonuslön till anställda (återföring)
En redovisningsenhet redovisade en upplupen kostnad för bonuslön om 1 000 000 SEK under år 2009 som nu under år 2010 skall återföras eftersom utbetalningen av bonus avseende år 2009 har gjorts nu under år 2010.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2914	Upplupen kostnad bonus	1 000 000
7011	Löner till kollektivanställda		600 000
7211	Löner till tjänstemän		200 000
7221	Löner till företagsledare		200 000
2941	Upplupna sociala avgifter	314 200
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder		314 200

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2010/03/25

Kontakta bokforingstips.se