Bokföra utgifter för adresser, telefonnummer och kundadresser (bokföring med exempel)

Redovisningsenheter som vill få kontakt med kunder via telefon, direktreklam och/eller e-post och som köper in adresser från en extern leverantör har utgifter för adresser och telefonnummer.

Adresser och telefonnummer kan köpas från PAR adressregister, från SCB eller någon annan leverantör av adresser. En redovisningsenhet kan inhämta adresser och telefonnummer gratis från en katalogtjänst såsom exempelvis hitta.se eller eniro.se men sådant arbete tar tid och speciellt mycket tid tar det om adresserna dessutom skall kategoriseras.

Fördelen med att köpa adresser och telefonnummer från en extern leverantör är att redovisningsenheten kan få ut adresser som matchar målgruppen. En extern leverantör av adresser och telefonnummer kan kategorisera adresser för företag i exempelvis företagstorlek efter antal anställda, omsättning, bransch och geografiskt läge. Adresser för privatpersoner kan kategoriseras efter exempelvis kön, ålder, förmögenhet, bostadstyp, geografiskt läge och inkomst.

Klassificering
En utgift för adresser och telefonnummer som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurserna har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

Den del av en utgift för adresser och telefonnummer som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald.

Kostnader för adresser och telefonnummer klassificeras normalt som övriga externa kostnader och bokförs i kontogrupp 60.

Kontogrupp 60 - Övriga försäljningskostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad i resultaträkningen när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför utgifter för adresser och telefonnummer när leverantörsfakturan har betalats och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför utgifter för adresser och telefonnummer per fakturadatumet på leverantörsfakturan eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för adresser och telefonnummer värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en leverantör. En kostnad för adresser och telefonnummer värderas till det verkliga värdet av förbrukade (utnyttjade) resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för adresser och telefonnummer.

Moms och beskattning
Momssatsen för adresser och telefonnummer är normalt 25 % och avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Fysiska och juridiska personer som inte är momsregistrerade bokför den ingående momsen på det konto som används för att bokföra utgiften för adresser och telefonnummer.

En momsregistrerad person skall redovisa den ingående momsen som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms och utgiften för adresser och telefonnummer skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

Kostnaden för adresser och telefonnummer som används i en näringsverksamhet är en skattemässigt avdragsgill kostnad i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader för adresser och telefonnummer som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

Exempel: bokföra utgift för adresser och telefonnummer (fakturametoden)
En redovisningsenhet har enligt en leverantörsfaktura köpt in adresser och telefonnummer för 12 500 SEK inklusive moms. Momsen är 2 500 SEK (25 %) och tjänstevärdet är 10 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		12 500
2641	Ingående moms sv	2 500
6012	Adresser och telefonnummer	10 000

Exempel: bokföra utgift för adresser och telefonnummer (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har enligt en betald leverantörsfaktura köpt in adresser och telefonnummer för 12 500 SEK inklusive moms. Momsen är 2 500 SEK (25 %) och tjänstevärdet är 10 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		12 500
2641	Ingående moms sv	2 500
6012	Adresser och telefonnummer	10 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2010/03/15

Kontakta bokforingstips.se