Bokföra utgifter för adressändring, eftersändning och ändrad adress (bokföring med exempel)

Om en redovisningsenhet flyttar till en ny lokal och därmed får en ny adress för sitt huvudkontor skall en adressändring alltid anmälas till bolagsverket.

När en redovisningsenhet anmäler en ny adress till bolagsverket blir skatteverket och andra myndigheter underrättade om den nya adressen och en sådan adressändring är avgiftsfri. En anmälan om adressändring till bolagsverket innebär dock inte att det sker någon eftersändning av post utan då måste den nya adressen anmälas till Svensk adressändring och en begäran om eftersändning av post göras.

En eftersändning av post som anmäls hos Svensk adressändring är förknippad med avgifter vilket innebär utgifter för adressändring. Utgifter för adressändringar avseende en redovisningsenhet är skattemässigt avdragsgilla som kostnader och momsen (25 %) är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad person.

Klassificering
En utgift för adressändring som avser ej utnyttjade tjänster redovisas som en tillgång fram tills dess att tjänsterna har utnyttjats av redovisningsenheten. När tjänsterna har utnyttjats så omförs en tillgång av ej utnyttjade tjänster till en kostnad i resultaträkningen.

Den del av en utgift för adressändring som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald.

Kostnader för adressändring och eftersändning klassificeras normalt som övriga externa kostnader och bokförs som postbefordran i kontogrupp 62.

Kontogrupp 62 - Tele och post

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad i resultaträkningen när tjänster har utnyttjats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför utgifter för adressändring när leverantörsfakturan har betalats och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför utgifter för adressändring per fakturadatumet på leverantörsfakturan eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för adressändring värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en leverantör. En kostnad för adressändring värderas till det verkliga värdet av förbrukade (utnyttjade) tjänster under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för adressändring.

Moms och beskattning
Momssatsen för adressändring och eftersändning är normalt 25 % och avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Fysiska och juridiska personer som inte är momsregistrerade bokför den ingående momsen på det konto som används för att bokföra utgiften för adressändring.

En momsregistrerad person skall redovisa den ingående momsen som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms och utgiften för adressändring skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

Kostnaden för adressändring som avser en näringsverksamhet är en skattemässigt avdragsgill kostnad i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader för adressändring som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

Exempel: bokföra utgift för adressändring och eftersändning (fakturametoden)
En redovisningsenhet har enligt en leverantörsfaktura från Svensk adressändring en utgift för eftersändning av post om 1 250 SEK inklusive moms. Momsen är 250 SEK (25 %) och tjänstevärdet är 1 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		1 250
2641	Ingående moms sv	250
6251	Porto	1 000

Exempel: bokföra utgift för adressändring och eftersändning (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har enligt en betald leverantörsfaktura från Svensk adressändring en utgift för eftersändning av post om 1 250 SEK inklusive moms. Momsen är 250 SEK (25 %) och tjänstevärdet är 1 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		1 250
2641	Ingående moms sv	250
6251	Porto	1 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2010/03/15

Kontakta bokforingstips.se